La gestione ed il controllo dello stato avanzamento dei progetti con Excel 2007

Introduzione

Negli ultimi anni il Project Management ha assunto un ruolo fondamentale all’interno di molte aziende, tanto da indurre, in alcuni casi, alla definizione di una specifica funzione aziendale dedicata alla gestione dei progetti. Elemento fondamentale è il progetto, inteso come un insieme di attività, a cui partecipano risorse umane, materiali ed economiche, da realizzare con modalità differenti in un tempo predefinito. Lavorare per progetti significa, quindi, pianificare, organizzare e coordinare le risorse nello svolgimento di attività tra loro correlate e finalizzate al raggiungimento di un obiettivo predefinito.
La fase di pianificazione di un progetto è sicuramente una attività molto delicata e alquanto complessa, in quanto bisogna riuscire a definire una scomposizione del progetto secondo uno schema strutturato. La gestione dei progetti viene solitamente divisa in macro attività ed in modo gerarchico in attività elementari, per consentire una più facile pianificazione dei tempi e delle risorse ed un successivo controllo.
Il Diagramma di Gannt rappresenta lo strumento maggiormente diffuso ed utilizzato per realizzare l’attività di scheduling di un progetto e per seguirne l’avanzamento, in virtù dell’elevato impatto grafico, che consente una rapida visualizzazione dei fatti. Ciascuna attività è rappresentata da una barra orizzontale, la cui lunghezza identifica la durata necessaria per il completamento dell’attività sulla scala del tempo.
Il modello proposto, realizzato con Microsoft Excel, ha lo scopo di agevolare la creazione del diagramma di Gantt, sulla base dei dati di programmazione relativi alle attività e di misurare lo stato di avanzamento delle attività di progetto, in modo da monitorarne costantemente l’andamento, misurare la performance di efficienza dei gruppi di lavoro e controllare che gli obiettivi prefissati siano realistici. Lo scopo del controllo di un progetto è di evidenziare le deviazioni dalla previsione e di rendere evidente l’esigenza di possibili azioni correttive prima che la situazione diventi irrecuperabile.

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Utilizzo dell’applicazione

All’apertura della cartella Excel, in base al livello di protezione impostato nelle opzioni di Excel, può essere visualizzato un messaggio di allerta che segnala che le macro sono state disabilitate.

Abilitando il contenuto, una macro predispone l’ambiente di lavoro, posizionando il focus sul foglio principale per l'inserimento delle attività di progetto in modo da consentire la creazione del diagramma di Gantt e la verifica degli stati di avanzamento.
Il foglio, grazie alle nuove funzionalità introdotte dalle versione 2007 di Office, è stato formattato in modo da distinguere chiaramente le celle di input da quelle contenenti formule e calcoli; le opzioni presenti sono state prescelte all’interno dell’elenco selezionabile dalla voce “Stili cella” presente nel menù “Home”, così come riportato dalla figura di seguito allegata.

Il file proposto contiene un esempio completamente svolto, al fine di rendere più chiaro il funzionamento. Per procedere ad un nuovo utilizzo, è necessario cancellare i dati esistenti: le celle di input sono sprotette, mentre le celle che contengono formule sono protette in modo da non consentire la cancellazione. In ogni caso è assolutamente sconsigliabile utilizzare le funzioni di inserimento/cancellazione di riga/colonna.

La gestione dei progetti prevede due fasi distinte: una prima fase di pianificazione del progetto ed una successiva fase di controllo dello stato di avanzamento dello stesso.

In particolare, la prima fase di pianificazione delle attività di progetto richiede l’inserimento dei seguenti dati:

Sulla base di tali informazioni viene realizzato il diagramma di Gantt; la durata dell'attività è rappresentata dalla lunghezza della barra visualizzata e viene conteggiata in giorni come differenza tra data di inizio e data di fine attività previste. Per una migliore visualizzazione è possibile sfruttare l’opzione “Blocca riquadri” presente nel menù “Visualizza”, che consente di bloccare le righe e le colonne della selezione corrente (nel nostro caso le prime due colonne – codice e descrizione delle attività), facendo scorrere invece tutte le altre celle.

E' possibile inserire fino ad un massimo di 10 gruppi di macro attività e per ognuno di essi fino ad un massimo di 8 attività elementari.

La seconda attività che l’applicazione consente di realizzare è la verifica dello stato avanzamento del progetto: questo è il momento in cui si raccolgono le informazioni per aggiornare i dati e valutare l’andamento delle attività in termini di tempo.In particolare la prima operazione da eseguire consiste nell’aggiornamento della previsione, da realizzare in base ai dati consuntivi, inserendo l’effettiva data di fine attività, qualora la stessa sia già stata conclusa, o in una riprogrammazione delle attività ancora da eseguire.

In particolare le informazioni richieste sono:

Sulla base di queste informazioni viene ridefinita la durata dell’attività, e conseguentemente aggiornato il diagramma di Gantt, e vengono stimate le ore di lavoro effettivamente necessarie per il suo svolgimento.
Dal confronto tra lavoro previsto e lavoro effettivo viene calcolato l’indice di efficienza, che ha lo scopo di valutare la performance del gruppo di lavoro: un indice inferiore ad 1 testimonia una inefficienza in quanto le ore effettivamente dedicate alla realizzazione dell’attività risultano superiori a quelle programmate.

Per valutare l’andamento del progetto in termini di tempo è necessario, inoltre, inserire, nella cella C5, la data per il calcolo dello stato avanzamento.

Sulla base di tale data viene determinato, per ogni attività, il tempo trascorso dalla data di inizio e la percentuale di lavoro realizzato. Le barre del diagramma di Gantt vengono, inoltre, colorate di BLU nel caso di lavoro già completato; le barre rosse indicano, invece, il lavoro rimanente ancora da svolgere.

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