L’applicazione presentata ha come scopo principale quello di agevolare la fase di creazione e gestione delle fatture di vendite, estendendo le funzionalità del modello di cartella già presente nel set di Office.
Essa è realizzata attraverso l’utilizzo combinato di MS Access e di MS Excel: il primo rappresenta il database nel quale vengono memorizzati i dati relativi a tutte le fatture emesse, il secondo costituisce lo strumento per la creazione vera e propria della fattura, attività che viene realizzata richiamando un modello creato ad hoc. La scelta di Excel quale strumento di editor consente di ottenere numerosi vantaggi: | • | Il facile inserimento di campi calcolati, sfruttando le funzioni predefinite (matematiche, finanziarie, statistiche, ecc.); | | • | il controllo di validità dei dati inseriti, attraverso l’attivazione della funzione “convalida” e l’utilizzo di codice VB; | | • | l’utilizzo della formattazione, per migliorare la grafica del foglio e per generare stampe direttamente utilizzabili; | | • | la possibilità di guidare l’utente nell’impiego del foglio attraverso note esplicative, la disponibilità di strumenti di protezione delle celle che impediscono la manomissione delle formule di calcolo. |
Il principale beneficio che si ottiene nell’integrazione tra Excel ed Access è di evitare di salvare un file Excel per ogni fattura; tale limite viene infatti superato dal fatto che i dati delle fatture sono memorizzati in una tabella del database e quindi sono sempre disponibili indipendentemente dalla presenza del relativo file Excel.
Per il corretto funzionamento dell’applicazione è necessario che sia il database Access che il modello Excel siano memorizzati nella stessa cartella. Non è possibile modificare i nomi dei file.
E’ inoltre richiesto che siano attivate alcune particolari librerie di programmi, affinché le macro possano essere eseguite senza errori; tale necessità deriva dal fatto che in Excel vengono richiamati oggetti di Access e in Access vengono richiamati oggetti di Excel. La procedura di attivazione delle librerie è la medesima sia in Excel sia in Access. In particolare è necessario entrare nell’ambiente “Visual Basic” selezionando dal menù Strumenti, l’opzione Macro – Visual Basic Editor (in alternativa tasto di scelta rapida Alt + F11), e scegliere Riferimenti dal menu Strumenti; nella finestra di dialogo Riferimenti sono elencate tutte le librerie degli oggetti registrate nel sistema operativo. A tal fine è necessario scorrere l'elenco per trovare la libreria degli oggetti dell'applicazione a cui si desidera fare riferimento ed attivarla. Nelle due figure sono elencate le librerie che è necessario attivare (nell’ordine riportato) per poter far funzionare l’applicazione: buona parte di queste sono già attive nella configurazione standard.
| |
