Gestione clienti e fatture con Access 2007

Descrizione del programma

Il programma che andremo a presentare in questo articolo è stato realizzato con Microsoft Access 2007 e serve per effettuare la fatturazione in piccole aziende.
La realizzazione del programma può essere un valido aiuto per imparare le funzioni basilari di Access e contiene anche alcune routine in Visual Basic da studiare.

Struttura del programma

Nel programma sono presenti le seguenti tabelle:

Nome tabella	Descrizione
Clienti	In questa tabella sono memorizzati i dati dei clienti
IVA	In questa tabelle sono memorizzati i valori da utilizzare nel calcolo dell’IVA
Causali	In questa tabella sono memorizzate le causali della fattura. La causale serve per classificare ogni singola riga di fattura
Unità di misura	In questa tabella sono memorizzate le unità di misura delle causali
Fatture_ Testa	In questa tabella sono inseriti i dati che compongono la testa della fattura
Fatture_ Dettaglio	In questa tabella sono inseriti i dati che compongono le righe di dettaglio della fattura

Il Menu principale

Figura 1

Voce menu	Descrizione
Fatture – Elenco	Apre una maschera con l’elenco delle fatture inserite
Fatture	Apre una maschera in cui è possibile inserire e gestire le fatture
Causali	Apre una maschera che contiene le causali della fattura
Clienti – Elenco	Apre una maschera con l’elenco dei clienti
Clienti – Gestione	Apre una maschera con i dettagli di ogni singolo cliente
Tabella IVA	Apre una maschera in cui sono memorizzati i valori da utilizzare nel calcolo dell’IVA
Analisi	Apre una maschera con cui è possibile creare un grafico dei fatturati in un determinato periodo
Esci	Esce dall’applicazione

Elenco fatture

La maschera di elenco fatture serve per riepilogare velocemente le fatture emesse e visualizzarne il contenuto semplicemente cliccando su un tastino:

Figura 2

Campo	Descrizione
ID	Contiene la chiave primaria della fattura
Numero	Contiene un numero che indica le fatture eseguite
Data	Contiene la data della fattura
Cliente	Contiene il nome del cliente

Cliccando il Tasto si apre la maschera Fatture

Gestione fatture

In questa maschera è possibile registrare i dati della fattura emessa, specificando la causale,la descrizione del materiale,la quantità, l’IVA ed il costo.

Figura 3

Campo	Descrizione
ID	Campo chiave primaria progressivo
Numero	Contiene il numero progressivo della fattura. Dovrebbe ripartire da 1 ogni anno. In questo software non ci sono automatismi per l’inserimento del numero progressivo.
Data	Contiene la data
Cliente	Contiene il nome del cliente
Cliente	Contiene il nome del cliente
N°	Contiene il numero dei dettagli
Descrizione	Contiene la descrizione del materiale
Quantità	Contiene la quantità di materiale utilizzato
Unità di misura	Contiene l’unità di misura del materiale utilizzato
IVA	Contiene il valore in percentuale dell’IVA
Causale	Contiene la causale, ovvero la descrizione del materiale fatturato. Le causali sono memorizzate nella tabella Causali

Nei campi Quantità e IVA, se il valore numerico inserito è uguale a zero il campo apparirà di un colore diverso.

Elenco causali

Ogni riga di dettaglio è possibile inserire una causale.Le causali, gestite con la maschera sotto riportata, servono a classificare ogni singola riga in modo che sia possibile raggrupparle per fare statistiche o analisi.

Figura 4

Campo	Descrizione
ID	Contiene un numero progressivo, chiave primaria, che identifica la causale
Causale	Contiene la descrizione della causale

Elenco clienti

In ogni riga di dettaglio inserita in questa maschera,è possibile memorizzare il nome del cliente e la sua rispettiva città.
Cliccando sul tasto è possibile aprire la maschera Gestione - Clienti.

Figura 5

Campo	Descrizione
ID	Contiene un numero che identifica il cliente
Cliente	Contiene il nome del cliente
Città	Contiene il nome della città del cliente

Gestione clienti

In questa maschera è possibile inserire e memorizzare i dati principali di ogni singolo cliente.

Figura 6

ID	Contiene un numero progressivo univoco, generato dal sistema, che identifica il cliente come chiave primaria
Ragione	Contiene il nome del cliente
Indirizzo	Contiene l’indirizzo del cliente
CAP	Contiene il CAP del cliente
Città	Contiene il nome della città
Provincia	Contiene la provincia della città
CF	Contiene il Codice Fiscale
PI	Contiene la Partita Iva
Telefono	Contiene il numero di telefono
[Text]	[Text]

Tabella IVA

In questa applicazione abbiamo deciso di usare una tabella dove memorizzare le varie aliquote IVA anziché utilizzare un semplice campo di testo.

Figura 7

Campo	Descrizione
Codice	Contiene il valore numerico dell’IVA ed è chiave primaria
Descrizione	Contiene il valore percentuale dell’IVA

Analisi

Scegliendo nel menu la voce Analisi si aprirà la maschera sotto dove è possibile scegliere il periodo di tempo da analizzare nel grafico.

Figura 8

Il grafico, di cui sotto è visibile un esempio, mostra il fatturato per tipo di materiale (Causale), utilizzato nel periodo specificato.

Figura 9

Stampa della Fattura

Dalla maschera di gestione fatture

Figura 10

cliccando sul tasto è possibile stampare la fattura inserita:

Figura 11

Utility in VBA

Nel programma sono presenti alcune routine che agevolano la gestione delle fatture. Sono semplici e possono, una volta studiate, essere perfezionate o utilizzate in altre vostre applicazioni. Ne citiamo qui alcune con brevi commenti:

•	inserendo la fattura, cliccando 2 volte sul campo Data viene eseguita la routine Me.FT_Data = Date che inserisce automaticamente la data del giorno.
•	Inserendo il dettaglio fatture, nei campi Quantità, Importo e IVA se non viene inserito niente, all’uscita il campo assume valore 0 (e non nullo). In pratica si esegue If Nz(Nome Campo) = 0 Then Me.Nome Campo = 0
•	Nel campo Euro, dopo aver scritto il valore, quest’ultimo viene analizzato da un modulo in modo da arrotondarlo alla seconda cifra decimale: Me.FD_Euro=fctRound(Me.FD_Euro). Se non specificato diversamente il modulo arrotonda a due decimali. Questa tecnica è utilizzata anche nel Report della Fattura per il calcolo dell’IVA e per gli importi totali ed è necessaria per evitare eventuali errori di arrotondamento. MS Access permette di visualizzare solo i decimali definiti, ma, quando esegue i calcoli, utilizza la cifra esatta con eventuali errori di arrotondamento sul risultato in Euro.
•	Sull’evento Prima di aggiornare delle maschere è stata inserita una semplice routine che chiede se si vogliono salvare le modifiche. Questa funzione può essere molto utile in altre applicazioni.

Suggeriamo di inserire una piccola routine che calcola in automatico il numero progressivo delle fatture: si potrebbe per esempio fare una query che legge il numero massimo del progressivo fatture di un determinato anno e, con un piccolo programmino in VBA, aggiungere 1 a quel numero e scriverlo nel campo Numero Fattura. Le soluzioni possono essere tante e divertenti da scoprire.

Conclusioni

Access vi permette di gestire in modo semplice la vostra azienda. Con questo piccolo esempio avete imparato a gestire un archivio clienti e la relativa fatturazione. Prossimamente vi faremo vedere anche come gestire gli ordini ai fornitori.

Di: Matteo Siviero
In partnership con ISI