Creare le fatture con Excel

Iniziamo il lavoro di questo articolo dal file Fattura visibile in figura 1, disponibile sul booksite del libro da cui è stato tratto questo articolo.
Il file contiene già la struttura della fattura. Inoltre, usando la tecnica degli intervalli dinamici, nella cella G11 abbiamo inserito un elenco con i possibili tipi di pagamento (questi sono stati, a loro volta, inseriti nel foglio TipiPagamento). Anche nelle celle D17:D32 abbiamo creato un elenco per scegliere tre possibili aliquote IVA (4%, 10% e 20%).

In questa prima fase, ci occuperemo essenzialmente di lavorare nelle righe dalla 17 in giù. Le righe precedenti, infatti, dovranno essere compilate dall’utente che realizza la fattura o la nota (per la verità, più sotto, mostreremo come si possono automatizzare alcune di queste operazioni).
Ovviamente ci sono delle parti da compilare anche nelle righe successive alla 17: bisogna inserire il codice del prodotto, la descrizione, il suo prezzo unitario, la quantità, l’aliquota IVA, lo sconto, eventuali costi di imballaggio (D38), eventuali spese documentate (D37) ed eventuali spese non documentate (D39). Ma gli altri valori verranno calcolati in base ad alcune formule che andremo ad approntare.

Figura 1: il file Fattura

Come prima, semplice operazione, ci occupiamo di inserire nella colonna H la formula che calcola il prezzo totale di ogni riga. La formula da usare è questa:

=B17*G17-(B17*G17*E17) 

Questa formula calcola il prezzo, moltiplicando la quantità di pezzi (B17) richiesti di un dato prodotto per il suo prezzo unitario (G17); a questo si toglie poi lo sconto, che a sua volta si calcola moltiplicando il prezzo totale (B17*G17) per la percentuale di sconto (E17). Una volta inserita la formula, trascinatela fino alla cella H32.

A questo punto viene il difficile. Dobbiamo calcolare l’importo totale della merce cui si applica l’IVA del 20%, quello della merce con IVA al 10% e quello della merce con IVA al 4%. Per farlo abbiamo bisogno di colonne di appoggio che poi, naturalmente, nasconderemo. Lavoriamo alla destra della struttura della fattura. A partire dalla cella J16, visibile in figura 2, scriviamo le etichette IMPORTI AL 20%, IMPORTI AL 10%, IMPORTI AL 4%). Nelle celle al di sotto di ciascuna etichetta riporteremo l’importo totale della riga in base al tipo di aliquota IVA da applicare.

Figura 2: le colonne di appoggio per il calcolo dell’importo complessivo cui applicare ciascuna aliquota IVA

Cominciamo a scrivere le formule che ci servono. In J2 la formula da usare è:

=SE(D17=20%;H17;0) 

Se l’IVA memorizzata nella colonna D è pari al 20, allora riportiamo qui l’importo totale della riga, cioè il valore di H17, altrimenti scriviamo 0.
Trascinate la formula fino a J32. Ora passiamo alle celle K17 e L17. Le formule da usare sono, rispettivamente:

=SE(D17=10%;H17;0) 

e:

=SE(D17=4%;H17;0) 

Trascinate anche queste formule fino alla riga 32. A questo punto la colonna J contiene tutti gli importi cui va applicata l’IVA del 20%, la colonna K quelli a cui va applicata l’IVA del 10% e la colonna L quelli cui va applicata l’IVA del 4%.
Basterà fare la somma dei valori di ciascuna colonna per scoprire qual è l’importo totale cui si deve applicare ciascuna aliquota IVA. Lo facciamo nelle celle J34, K34 e L34. In J34 scriviamo:

=SOMMA(J17:J32), in K34 =SOMMA(K17:K32) e in L34 =SOMMA(L17:L32)

Adesso dobbiamo calcolare la porzione delle spese di imballo (che l’utente dovrà scrivere in D38) cui va applicata ciascuna aliquota IVA (questa porzione è in rapporto al totale complessivo, per ogni aliquota).
Faremo questo calcolo nella riga 36. Prima, però, in M34 calcoliamo l’importo complessivo indipendentemente dal tipo di aliquota. La formula da usare è SOMMA(J34:L34).
A questo punto, in J36 scriviamo:

=J34/$M$34*$D$38 

Ricordiamo che i valori assoluti servono per poter liberamente trascinare la funzione nelle celle K36 e L36.
La prima parte di questa funzione, J34 (totale importo al 20%) /$M$34 (importo complessivo), calcola qual è la percentuale dell’importo totale cui si applica l’IVA al 20%. La seconda parte della formula, *$D$38, moltiplica la percentuale trovata per le spese di imballaggio.

  Nota:

Non preoccupatevi se ottenete come risultato di queste formule l’errore #DIV/0!. Questo avviene perché non ci sono dati e nella cella M34 c’è il valore 0. La divisione per 0 genera sempre un errore. Più avanti nell'articolo vedremo come tenere nascosti questi errori “temporanei”.

Ora possiamo riportare i valori calcolati nella riga 34 e nella riga 36 nello schema della fattura, in particolare nelle celle A34, C34 e D34.
In A34 la formula è =J34+J36 (in pratica, l’importo cui applicare l’IVA del 20% e la porzione di spese di imballaggio cui applicare la stessa IVA). In C34 è =K34+K36 e in D34 è =L34+L36.
Ora che sappiamo qual è il totale cui va applicata ciascuna aliquota IVA possiamo finalmente calcolare l’IVA da pagare per ogni aliquota. Lo facciamo nella riga 36. Ecco le formule per le celle A36, C36 e D36:

A36 > =A34*20%
C36 > =C34*10%
D36 > =D34*4%

Non ci resta che sommare questi valori per scoprire quanta è l’IVA complessiva. Lo facciamo in A38 (=A36+C36+D36).
A questo punto possiamo anche calcolare il totale complessivo della fattura. Lo scriveremo in H36. La formula da usare è:

=A38+M34+D37+D38+D39 

La formula somma il totale dell’IVA che abbiamo appena calcolato (A38) con l’importo totale che avevamo calcolato in M34; a questi aggiunge poi le spese di imballo (D38) e le spese documentate (D37) e non (D39).

Il libro

Problemi e soluzioni con Excel Alle volte le conoscenze teoriche non bastano, ma è necessario vedere applicate le nozioni alla pratica quotidiana. È proprio ciò che si propone questo libro: mostrare le possibili soluzioni ai problemi più comuni, tratti dalla pratica lavorativa di aziende, studi e professionisti. Il libro propone diversi esempi pratici e casi reali che possono presentarsi nel lavoro con Excel e che potrebbero mettere in difficoltà l'utente. Ad ogni problema proposto si fa seguire la possibile soluzione. Da questa carrellata il lettore potrà trovare spunto per la soluzione dei suoi problemi pratici di ogni giorno.

L’autore
Alessandra Salvaggio è titolare di uno studio di consulenza informatica che si occupa di pubblicazioni, formazione e web authoring. Da anni tiene corsi di informatica presso centri di formazione professionale, scuole e aziende. Collabora con riviste di informatica e grafica. Per Edizioni FAG è autrice di manuali di scrittura, formulari e varie guide su MS Office, macro e VBA.

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