Filtrare i dati con Excel

Usare il filtro automatico

Come molti sanno, Excel offre la possibilità di filtrare i dati direttamente nella tabella di origine. Questa possibilità è molto utile, ma va detto da subito che questo non è il modo giusto per creare fogli da utilizzare più volte: al più questo strumento va gestito per ottenere conferma che le formule impostate nel foglio di lavoro siano corrette. Esistono sostanzialmente due modalità di filtraggio dei dati molto diverse tra loro: il Filtro Automatico e il Filtro Avanzato. Visto che Excel 2007 ha apportato alcune modifiche interessanti al Filtro Automatico vale la pena partire proprio da questo.

Per usare questa funzionalità anche in questo caso (come con le Tabelle Pivot, Ordina e molte altre funzionalità) è necessario che nelle tabelle da filtrare non vi siano righe o colonne vuote.
Il primo passo da fare per attivare il Filtro Automatico è selezionare una cella qualunque nella tabella e dal menu Dati scegliere Filtro (gruppo Ordina e Filtra per Excel 2007). Con la nuova versione di Excel, il filtro è disponibile anche dal menu Home nel gruppo Modifica.
I filtri lavorano secondo una gerarchia precisa. Quando filtriamo un certo campo, potremo effettuare un secondo filtraggio su un altro campo, ma questo sarà subordinato al primo e mostrerà solo gli elementi in linea con la prima selezione. Pertanto, se dall’elenco abbiamo filtrato il prodotto Pesche, quando tenteremo di filtrare le date appariranno solo le date in cui ci sono state delle transazioni relative al prodotto Pesche.
Il filtro si manifesta con dei menu a tendina nella prima riga dell’elenco dai quali si può scegliere una delle seguenti selezioni:

•	tutto: non viene applicato alcun filtro
•	elemento specifico: vengono filtrati tutti i record che contengono quello specifico elemento. Selezioniamo il venditore Ferruccio Excel mostrerà solo le righe (record) che contengono, nella colonna Venditore, la parola Ferruccio
•	celle vuote: questa selezione compare solo qualora vi fossero delle celle vuote. In tutti gli altri casi non compare
•	celle non vuote: anche in questo caso questa selezione compare solo in presenza di celle vuote
•	primi dieci (Excel 2003 e precedenti): non è relativa ai primi dieci elementi, ma è un tool piuttosto complesso che permette di filtrare i dati in base alla loro dimensione numerica e funziona solo se in un campo compaiono dati numerici
•	Personalizza: con Excel 2003 e precedenti permette di impostare due criteri di filtraggio, consentendo di filtrare tutti i record che iniziano, finiscono o contengono una certa stringa di testo o numero o che sono maggiori, minori o uguali a un certo valore. Il secondo criterio può essere legato al primo attraverso un AND (filtra le celle che rispettano sia il primo sia il secondo criterio) o un OR (filtra le celle che rispettano almeno uno dei due criteri)

Figura 1: Con Excel 2007 la personalizzazione del Filtro Automatico non è cambiata drammaticamente, ma alcune opzioni sono molto più visibili

Vale la pena di spendere qualche riga sulla modalità di filtraggio Primi 10

Filtrare i valori più significativi

Quando in un campo ci sono dei valori numerici, Excel offre la possibilità di selezionare gli n elementi più grandi o più piccoli del campo, sia in termini assolute (le 10 vendite più alte) che relativi (il 10% superiore delle vendite). Questa modalità è molto utile per tutte le valutazioni che coinvolgono la regola paretiana 80/20: spiegare l’80% del fenomeno con il 20% delle informazioni.
Una volta entrati nel menu di dialogo Primi10 ci troviamo di fronte a tre caselle:

•	nella prima dobbiamo agire sul menu a tendina e selezionare Superiore se vogliamo visualizzare gli elementi più alti, oppure Inferiore per visualizzare gli elementi numericamente più bassi
•	nella seconda possiamo stabilire quanti numeri visualizzare (tra 1 e 500) digitando direttamente il numero o agendo sulle frecce a destra. Questa casella di default è a 10 (ed è questo il motivo per cui l’intero menu si chiama Primi dieci), quindi visualizzerà i 10 elementi più alti o più bassi dell’elenco
•	nella terza possiamo stabilire se il filtro deve essere basato sugli Elementi o Percentuale. La prima opzione mostrerà un numero di righe fisso, la seconda un numero di righe che varia in misura proporzionale alla grandezza dell’elenco

Quando scegliamo Percentuale, Excel visualizza un numero di righe percentuali sul totale delle righe pari a quelle impostate nella seconda casella. Per esempio, se filtriamo il 5% degli elementi superiori di un elenco composto da 200 righe, Excel mostrerà le 10 righe superiori, cioè il 5% circa delle righe del totale.Quando scegliamo Elementi, il programma filtra i dati ordinando per grandezza l’elenco e mostrando solo gli n valori primi o ultimi della lista: se filtriamo i 25 elementi inferiori dell’elenco, Excel mostrerà esattamente 25 righe.

Figura 2: Il menu Primi10 è un tool molto interessante per valutazioni di significatività da fare “al volo”. Per operazioni ricorrenti è meglio usare altri strumenti

Le novità del Filtro Automatico di Excel 2007

Con Excel 2007 le operazioni di selezione di elementi unici è un po’ più contorta: bisogna prima togliere la spunta da Visualizza Tutto, poi spuntare l’elemento che si vuole filtrare e fare clic su Ok.
La grande novità di Excel 2007 riguarda il numero di elementi unici visualizzati nell’elenco a discesa. Fino alla versione 2003 il programma visualizzava al massimo 1.000 record unici: una tabella di 20.000 righe all’interno della quale c’era un campo con più di mille record diversi, non poteva essere filtrata appropriatamente. Ora questo limite si è spostato a 10.000, il che non è male.
Il menu Personalizza ora è molto più visibile e offre dei set di filtraggi già pronti a seconda che i dati siano testo, numeri o date. Per selezionare questi preset basta fare clic sulla tendina di un campo e scegliere Filtro per…
Vediamo in dettaglio le opzioni in relazione al contenuto di ogni campo:

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filtro per testo: rimane sostanzialmente invariato rispetto alla versione 2003 e precedenti e permette di filtrare per uguale/diverso a, contiene/non contiene, inzia/termina con

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filtro per numeri: a parte i classici filtri per primi10, maggiore, minore, uguale compare il filtro Inferiore o Superiore alla media. Questa media è la media totale del campo e non è relativa ad altri filtraggi: in altre parole, se selezioniamo non selezioniamo alcun venditore o filtriamo il venditore Aurelio, la media sarà sempre la media di tutti i venditori e non solo di Aurelio. Interessante anche l’esplicitazione del filtro Tra che rende più semplice il filtro di intervalli

Figura 3: Il filtro per date è davvero molto utile. Tra le novità il filtro per preset (1) la selezione della data (2), il raggruppamento di date (3) e i trimestri (4)

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filtro per date: in questo caso le novità sono molto significative. La prima riguarda il fatto che il menu personalizza in caso di date propone dei calendari da cui selezionare gli intervalli. La seconda ha a che fare con il fatto che ora Excel tiene in considerazione qual è la data corrente e permette di filtrare per anno prossimo, quest’anno, anno scorso, ilmese prossimo, questo mese, oggi, ieri, domani eccetera. Un ottimo esempio di attenzione alle esigenze dei clienti. Anche i trimestri (standard) sono tenuti in considerazione e si può filtrare per il 1°, 2°, 3° o 4° trimestre.

Certo, come molti Controller sanno i trimestri in azienda possono essere diversi dalla calendarizzazione normale e non è raro trovarsi a lavorare in aziende che considerano un calendario aprile-marzo. Ma se avete la fortuna di lavorare in aziende con calendario gennaio-dicembre, i trimestri vi aiuteranno moltissimo nelle analisi.
L’ultima novità riguarda il fatto che quando i dati sono filtrati ora basta passare il mouse sopra l’icona del filtro e Excel riassume i criteri di filtraggio adottati per il campo.

Figura 4: La friendlyness del filtro automatico è cresciuta parecchio con la nuova versione di Excel. Ora è facilissimo scoprire qual è il criterio di filtraggio per un campo