Il programma che andremo a presentare in questo articolo è stato realizzato con Microsoft Access 2007 e serve per la gestione degli ordini ai fornitori in piccole aziende. In pratica permette di gestire:
•
un archivio articoli con relativi listini
•
un archivio fornitori
•
richieste di offerta
•
ordini di acquisto
•
gestione di magazzino dei prodotti acquistati
La presentazione del programma è suddivisa in due parti: nella prima parte sarà spiegata l’architettura del database e saranno illustrate le anagrafiche e gli archivi. Nella seconda sarà spiegato il funzionamento della gestione ordini e del magazzino.
All’apertura del database, dopo la visualizzazione di una maschera introduttiva (Figura 1) che presenta l’autore e che potrà essere chiusa dopo 10 secondi (una routine in VBA abilita il tasto Continua dopo 10 secondi dall’apertura della maschera), appare il menu principale visibile in Figura 2
Figura 1
Figura 2
Nel menu principale sono presenti le seguenti voci:
Voce Menu
Descrizione
Fornitori
Apre un nuovo menu dove è possibile scegliere la voci Fornitori – Elenco e Fornitori – Gestione.
Archivi
Apre un nuovo menu dove è possibile scegliere le voci Articoli, Categorie, Unità Misura e Valute.
Stampe
Apre un nuovo menu dove è possibile stampare l’elenco dei fornitori.
Ordini d’Acquisto
Apre un nuovo menu dove è possibile scegliere le voci Ordini – Elenco, Ordini – Gestione, Stampa Ordini e Ordini Scaduti.
Utility
Apre un nuovo menu dove è possibile scegliere le voci ISI e Gestione Menu.
Esci
Esce dall’applicazione.
Fornitori
Scegliendo dal menu la voce Fornitori si apre il sotto menu visibile in Figura 3 dove si possono scegliere le voci Fornitori – Elenco e Fornitori – Gestione.
Figura 3
Voci Menu
Descrizione
Fornitori - Elenco
Apre una maschera dove con l’elenco dei fornitori e da cui è possibile accedere ai dati dei fornitori
Fornitori - Gestione
Apre una maschera dove sono inseriti i dettagli di ogni singolo fornitore.
Ritorna
Ritorna al menu principale.
Fornitori – Elenco
La maschera Fornitori – Elenco serve per elencare in ordine alfabetico i fornitori. Sono esclusi dall’elenco quelli che in maschera di Figura 54 hanno spuntata la casella Non Visualizzare.
Figura 4
Campo
Descrizione
Codice
Contiene la chiave primaria del fornitore.
Fornitore
Contiene il nome del fornitore.
Città
Contiene la città del fornitore.
Telefono
Contiene il numero di telefono del fornitore.
Cliccando sul tasto si apre la maschera Fornitori – Gestione (Figura 5).
Fornitori – Gestione
In questa maschera (Figura 5) vengono registrati i dati anagrafici di ogni fornitore. In questa maschera sono presenti alcuni folder:
•
Anagrafica
•
Altri Dati
•
Listino
Figura 5
Nel folder Anagrafica sono presenti i seguenti campi:
Campo
Descrizione
Codice
Contiene un codice univoco assegnato manualmente.
Ragione
Contiene la ragione sociale principale del fornitore.
Ragione
Contiene un’altra ragione sociale.
Indirizzo
Contiene l’indirizzo del fornitore.
Città
Contiene il nome della città del fornitore.
CAP
Contiene il CAP del fornitore.
Prov.
Contiene la provincia del fornitore.
Stato
Contiene lo stato del fornitore.
Rif.
Contiene un riferimento nominativo
Categoria
Contiene la categoria del fornitore, tipologia della fornitura.
Non Visualizzare
Se spuntato il fornitore non appare in elenco in Fig. 3. Serve in caso di importazione di dati da altri gestionali per evitare di vedere troppi dati.
Data
Data in cui è stata fatta la spunta.
Nel folder Altri Dati (Figura 6) sono presenti i seguenti campi:
Figura 6
Campo
Descrizione
Telefono
Contiene il numero di telefono del fornitore.
Fax
Contiene il numero di fax del fornitore.
Provvisorio
Campo non utilizzato in questo esempio.
Condizione Pagamento
Contiene le modalità di pagamento standard
Banca Appoggio
Contiene il nominativo della banca dove eseguire il pagamento.
Trasporto
Indica le modalità standard per il trasporto.
Porto
Porto Franco: con questo tipo di spedizione il pagamento del trasporto è a carico del mittente. Porto Assegnato: con questo tipo di spedizione il pagamento del trasporto è a carico del destinatario.
Rif. Sig.Ordine
Nome a cui riferire l’ordine
Sede Consegna
Indica il luogo dove viene effettuata la consegna dei beni.
P. Iva
Contiene la Partita IVA.
Codice Fiscale
Contiene il Codice Fiscale.
Nel folder Listino (Figura 7) sono presenti i listini degli articoli per ogni fornitore.
Figura 7
I campi sono i seguenti:
Campo
Descrizione
Articolo
Contiene il codice dell’articolo e il suo nome.
Data
Data in cui è stata fatta la registrazione del listino
Prezzo
Contiene il prezzo dell’articolo
Sconti
In questi campi vengono inseriti i vari sconti applicati al prodotto. Cliccando sul tasto viene calcolato in automatico il prezzo scontato.
Prezzo Scontato
Contiene il prezzo definitivo dell’articolo dopo essere stato scontato.
Data Max
Indica la data massima di validità del prezzo
Superato
Questa casella viene spuntata quando è superata la data massima di validità.
Note
In questo campo possono essere inserite eventuali note.
Codice x il Forn.
Codice assegnato all’articolo dal fornitore
Cliccando sul tasto Stampa è possibile stampare la pagina del listino prezzi.
In pratica è possibile associare un articolo ad infiniti fornitori, ognuno dei quali avrà un suo prezzo ed un suo codice. Potremo quindi acquistare l’articolo X dal fornitore 1 a 10,00 € e dal fornitore 2 a 10,05 €.La possibilità di spuntare le righe non più valide senza cancellarle permette di ricostruire la storia dei prezzi di ogni singolo prodotto.
Archivi
Scegliendo dal menu la voce Archivi si apre il menu visibile in Figura 8 dove è possibile scegliere le voci Articoli, Categorie, Unità Misura e Valute.
Figura 8
Voce Menu
Descrizione
Articoli
Apre una maschera dove vengono registrati i vari tipi di articoli con la loro descrizione.
Categorie
Apre una maschera dove vengono registrate le varie categorie dei fornitori.
Unità Misura
Apre una maschera dove vengono registrate le unità di misura.
Valute
Apre una maschera dove sono registrati i vari tipi di valuta.
Ritorna
Ritorna al menu principale.
Articoli
In questa maschera vengono registrati i vari articoli, con il loro codice ed una descrizione.
Figura 9
Campo
Descrizione
Codice
Contiene il codice dell’articolo.
Descrizione
Contiene la descrizione del prodotto.
Categoria
Contiene la categoria a cui appartiene l’articolo.
Settore
Contiene il settore a cui appartiene l’articolo.
U.M.
Vengono inserite 2 unità di misura. Per esempio Barre e Metri
Coeff.
Viene inserito il rapporto tra le 2 unità di misura sopra specificate: per esempio 3 significa che 1 barra è lunga 3 metri.
Tipologia
Specificare se l’articolo è una materia prima, un semilavorato o un prodotto finito
Composto
Questa casella viene spuntata se il prodotto è composto da altri articoli (in questo software il campo è inutilizzato)
Come si vede è possibile assegnare una categoria ed un settore agli articoli. Questo permetterà future statistiche. Utile anche la possibilità di disporre di 2 unità di misura. Se l’utente cercherà di inserire una categoria, un settore o una unità di misura non in archivio il sistema chiederà se memorizzarla (in VBA viene sfruttato l’evento Su non in elenco).
Categorie
In questa maschera vengono registrate le varie categorie dei fornitori.
Figura 10
Unità di Misura
In questa maschera vengono registrate le unità di misura.
Figura 11
Valute
In questa maschera vengono registrati i vari tipi di valuta.
Figura 12
Stampe
Scegliendo dal menu principale la voce stampe si apre il menu visibile in Figura 13 dove è possibile scegliere la voce Elenco – Fornitori.
Figura 13
In questo modo sarà possibile stampare un elenco dei fornitori (Figura 14).
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si apre la maschera Fornitori – Gestione (Figura 5). 
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