Gestione ordini e fornitori con Access 2007 – Parte 2

La prima parte di questo articolo è disponibile qui

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	Nella parte 1
	Gestione degli Ordini d’Acquisto
	In conclusione

Nella parte 1

Nella prima parte dell’articolo è stata spiegata l’architettura del database e sono state illustrate le anagrafiche e gli archivi. Vediamo ora il funzionamento della gestione ordini e del magazzino.

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Gestione degli Ordini d’Acquisto

Inserite tutte le anagrafiche sarà possibile ora agire con i fornitori.
Di norma la gestione dei fornitori prevede:

Scegliendo dal menu principale la voce Ordini d’Acquisto si apre il menu visibile in Figura 1 dove è possibile scegliere le voci sotto descritte.

Figura 1

Ordini – Elenco

Questa maschera serve per riepilogare gli ordini già emessi: per visualizzare interamente un ordine cliccare sul tasto .

Figura 2

Ordini – Gestione

Questa è la maschera (Figura 3) principale del database da cui è possibile gestire:

Sono presenti nella maschera alcuni folder:

Figura 3

Nella tabella riepiloghiamo tutti i campi disponibili:

Maschera Principale:

Nel folder Pagamento ( Figura 4) sono presenti i seguenti campi:

Nel folder Riferimenti ( Figura 4) sono presenti i seguenti campi:

Figura 4

Nel folder Richiesta Offerta (Figura 5) viene spuntata la casella Risposta e inserita la data in cui viene effettuata l’offerta fa parte del fornitore.

Figura 5

Nel folder Piede/ Trasporto (Figura 6) sono presenti i seguenti campi:

Figura 6

Sottomaschera:

La sottomaschera in Figura 7 permette di inserire le righe d’ordine e di effettuarne il riscontro.
Sono stati previsti i collegamenti con i listini tramite alcune routine VBA:

Figura 7

Riportare il listino

Come detto sopra, cliccando 2 volte sul codice articolo si apre il suo listino (Figura 8). Dalla maschera del listino è sufficiente cliccare su Riporta perché il prezzo dell’articolo sia riportato in riga d’ordine e nel campo Rif. Listino appaia la ID della riga di listino selezionata.

Figura 8

Riscontro Ordini e Magazzino

Di norma si possono verificare due condizioni:

In entrambi i casi è necessario cliccare sul tasto Riscontra e si apre la maschera visibile in Figura 9.
In quest’ultima inserire la quantità consegnata, la causale di magazzino da utilizzare ed i dati di spedizione.
Cliccando su Continua nella riga d’ordine apparirà la quantità consegnata e se questa è maggiore o uguale a quella ordinata la casella Evasione sarà spuntata in automatico.
Nel magazzino sarà registrato il movimento di carico della merce.

  Nota:

Questo database permette la registrazione del carico della merce ma non dello scarico per vendita o utilizzo. Sarà oggetto di un prossimo Come Fare la completa gestione del magazzino.

Figura 9

Causali di Magazzino

Le causali di magazzino sono utilizzate per dire al programma come deve comportarsi con i movimenti del prodotto. In questo esempio abbiamo caricato solo la causale Carico di Acquisto. Il database interpreta questa causale come un movimento positivo, ovvero andrà ad aggiungere materiale a quello già giacente in magazzino.

Figura 10

Stampa Ordini e Richieste

Se si decide di eseguire la stampa, questa apparirà diversa a seconda se si sceglie Ordine Acquisto o Richiesta Offerta nella intestazione della maschera.Premendo il tasto dalla maschera in Figura 3 potremo stampare (Figura 11 e 12).

Figura 11

Figura 12

Come potete vedere nella richiesta d’offerta ci sono meno dati che nell’ordine in quanto ci si aspetta che questi ultimi siano indicati dal fornitore.

E’ buona norma attendere dal fornitore solo indicazioni scritte, anche quando l’ordine inviato sia accettato: questo per evitare spiacevoli disguidi.

Ordini Scaduti

Il sistema permette di tenere sotto controllo gli ordini scaduti.Nella maschera in Figura 13 vengono visualizzate le righe degli ordini per le quali risulta superata la data di consegna.

Figura 13

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In conclusione

Speriamo di aver fornito delle indicazioni semplici ma chiare.
Il database è abbastanza sofisticato per soddisfare le esigenze di una piccola azienda e per togliere la brutta abitudine di fare ordini verbali.
Il ricorso a VBA non è molto avanzato ed è quindi facile modificare questo esempio per adeguarlo alla propria realtà.

La prima parte di questo articolo è disponibile qui

Di: Matteo Siviero
In partnership con ISI

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