Gestione delle risorse umane con Access

In uno scenario economico dominato sempre più dall’incertezza e dall’elevata complessità, la gestione efficace del personale rappresenta un key factor irrinunciabile per il raggiungimento del vantaggio competitivo; per le grandi aziende ben strutturate parlare di Risorse umane significa implementare un processo di individuazione, monitoraggio e gestione delle competenze individuali, tracciando percorsi di carriere ben definiti basati su sistemi di remunerazione ed incentivazione, che premiano, coloro che sono in grado e decisi a migliorare nel tempo le proprie performance aziendali.

Nel caso delle PMI tutto diventa più complicato in quanto le strutture organizzative in genere sono sottodimensionate e si lascia poco spazio alla formazione e alla crescita del personale; tali attività sono infatti spesso considerate spreco di tempo e a scarso valore aggiunto, in quanto le priorità sono più di natura operativa e di business in senso lato del termine.
Un siffatto approccio è dannoso per l’azienda perchè alla lunga la Risorsa Umana entra in un circolo vizioso caratterizzato da stati di demotivazione, scarso entusiasmo, progressivo incremento di fasi di inefficienza.
Lo scenario che si delinea è pertanto caratterizzato da un elevato turnover, con il rischio di perdere le migliori Risorse Umane a vantaggio della concorrenza.
Spesso nelle PMI non esiste un vero e proprio ufficio del personale: le attività operative richieste sono gestite dall’Amministrazione, lasciando poco spazio ad attività più strategiche ed analitiche.

Qui di seguito si vuole porre enfasi sul fatto che dedicando un po’ di tempo a queste attività sia possibile anche per una PMI valorizzare la gestione del personale: l’orientamento deve essere caratterizzato da un approccio dinamico basato sul concetto di learning organization (l’organizzazione che apprende). L’implementazione di ogni nuovo cambiamento comporta sempre fatica ed impegno da parte di tutto lo staff coinvolto; tuttavia può non essere dispendioso in termini economici se strutturato ed organizzato mediante il supporto di Microsoft Access e di Microsoft Excel rispettivamente per la raccolta e l’analisi dei dati necessari.

La prima attività da implementare riguarda la mappatura del personale e delle sue competenze; in sostanza si procede a censire il personale, raccogliendo diverse informazioni di varia natura:

Questa attività, definita anche “bilancio delle competenze” richiede che tutte le persone coinvolte siano informate sulle modalità, i tempi e gli scopi di un simile processo; ciò consente in primo luogo ad instaurare un rapporto di fiducia con gli interessati, in secondo luogo a dare stimoli e motivazioni sul lavoro. Un processo fatto all’oscuro di tutti avrebbe scarse possibilità di successo.
La selezione delle suddette informazioni può essere ottenuta mediante l’autocompilazione di questionari informativi; tuttavia adottando un simile approccio, sarà necessario porre particolare attenzione al tipo di informazione individuandone il grado di soggettività di giudizio attribuibile dal singolo.
Infatti la Risorsa umana, nel momento in cui viene chiamata a rispondere di competenze, intese come capacità e conoscenze possedute tenderà a dare un giudizio troppo pessimistico o troppo ottimistico e pertanto si dovrà poi verificare on the job l’effettivo livello.
Il suddetto punto di partenza rappresenta un momento fondamentale: nel breve periodo si è in grado di costruire una prima mappatura delle competenze individuali presenti in azienda. Questo primo censimento potrà poi essere migliorato in una seconda fase mediante una valutazione da parte dei responsabili del personale di riferimento.

La raccolta dati può risultare molto monotona, ma è necessaria se si desidera ammassare fieno in cascina. Le informazioni da richiedere possono essere molto varie e personalizzabili ai contesti in cui si opera. Solitamente si analizzano gli aspetti professionali, le motivazioni, le attitudini, gli interessi di ciascuno. La fase successiva sarà di analisi, sintesi delle competenze presenti in azienda. Ma cosa si intende per competenza?
Da una panoramica della letteratura emergono essenzialmente due filoni di studio, apparentemente diversi e non collegati che si occupano del concetto di competenza: da una parte si colloca il filone razionale/strategico/sistemico, (per dettagli si rimanda ad autori come Hamel, Prahalad, Grant, Stalk, Evans, Shulman) e dall’altro il filone psicologico/culturale/individuale, (che ha come padri Boyatzis, Spencer e Spencer, McClelland, Hirschorne.
Il pensiero del filone razionalistico interpreta le competenze da una prospettiva pressoché esclusivamente strategica ed è tutta orientata ad individuare le modalità competitive di successo.
Essa fa riferimento ai concetti di capability e core competences nell’ambito dell’intera organizzazione.L’identificazione e la gestione delle competenze distintive rappresenta pertanto uno dei momenti essenziali per una strategia a livello d’impresa.
In un quadro divenuto più complesso si rende necessaria una riconsiderazione delle fonti del vantaggio competitivo e il management svolge il ruolo chiave di favorire l’attivazione di quei meccanismi di miglioramento in grado di facilitare l’innovazione e l’apprendimento e di conseguenza il trasferimento di capacità ed informazioni all’interno dell’organizzazione.
Ciò si traduce nel tentativo di raggiungere prestazioni maiuscole nei processi che il mercato richiede, attraverso la creazione di un sistema di risorse continuamente alimentato dallo sviluppo di competenze e capacità distintive.
“ L’approccio psicologico è fortemente focalizzato sulla dimensione individuale delle persone. Pertanto se il filone razionalistico riferisce i termini capabilities, core competences, etc. all’intera organizzazione, intesa come la risultante della sommatoria delle processi, risorse umane, tecnologie, metodi e strategie, quello psicologico/culturale/individuale si concentra sulle competenze dei singoli individui.

Articolo di Gianluca Abbiati e Luca Vanzulli(www.b2corporate.com)

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