Progetti e diagrammi di Gantt con Access

Inserimento di un nuovo progetto

In questo articolo esamineremo un’applicazione Access per la pianificazione delle attività dei progetti.L’applicazione può essere facilmente utilizzata per soddisfare i requisiti indicati dalla norma UNI EN ISO 9001:2000 o per altre attività produttive.L’applicazione è stata creata in modo che ogni utente possa personalizzarla aggiungendo con estrema facilità ulteriori campi ed informazioni col fine di ottenere report personalizzati.Descrivendo l’utilizzo del software cercheremo di commentare brevemente quanto richiesto dalla norma di gestione per la qualità.

Facendo clic sul pulsante Progetti nella finestra di apertura, è possibile inserire nuovi progetti o modificare quelli esistenti. Ecco come appare la maschera di inserimento:

Figura 1

Devono essere inseriti nell’ordine:

Campi	Eventuali note
Codice del progetto	Codice univoco alfanumerico di massimo 50 caratteri
Descrizione del progetto	-

Inserito il codice del progetto si attivano i folder in cui inserire gli altri dati. Nel folder Dati Progetto avremo:

Campi	Eventuali note
Data apertura del progetto	Indicare la data in cui è stato fatto il piano delle attività
Data prevista chiusura	Indicare la data in cui si prevede la fine delle attività
Coordinatore	Deve essere inserito Cognome/Nome della persona a cui è affidato l’incarico di coordinare il progetto. Se il nominativo non è presente nella tabella Azienda_Nominativi si apre una maschera che chiede se inserirlo. Una volta inserito il nominativo sarà disponibile per altri usi
Cliente	Deve essere inserito il cliente per cui si effettua il progetto. Se il cliente non è presente nella tabella Clienti_Archivio si apre una maschera che chiede se inserirlo. Una volta inserito il cliente sarà disponibile per altri usi
Articolo	Può essere inserito l’articolo (se ha già un codice definito) che riguarda il progetto. Se l’articolo non è presente nella tabella Articoli si apre una maschera che chiede se inserirlo. Una volta inserito l’articolo sarà disponibile per altri usi
Progetto Chiuso	Spuntare il campo quando il progetto è terminato

Nel folder Attività (Figura. 2) sarà visualizzata la seguente maschera:

Figura 2

Il coordinatore del progetto indicherà le varie fasi e responsabili compilando i campi:

Campi	Eventuali note
N°	Progressivo dell’attività (un numero intero).
Attività	Deve essere inserita l’attività da svolgere. Se l’attività non è presente nella tabella Gantt_Tab_01_Activity si apre una maschera che chiede se inserirla. Una volta inserita l’attività sarà disponibile per altri usi
Data inizio	Data in cui è previsto l’avvio dell’attività
Data fine	Data massima entro cui terminare l’attività
Responsabile	Deve essere inserito Cognome/Nome della persona a cui è affidato l’incarico di coordinare il progetto. Se il nominativo non è presente nella tabella Azienda_Nominativi si apre una maschera che chiede se inserirlo. Una volta inserito il nominativo sarà disponibile per altri usi
Chiusa	Deve essere spuntata la casella quando la fase è stata chiusa e verificata.

Per cancellare una o più fasi inserite deve essere cliccato il tasto X corrispondente.Con il tasto Cancella si eliminano tutte le fasi ed il progetto.

Secondo quanto previsto dalla norma UNI EN ISO 9001:2000 il Coordinatore deve definire completamente:

•	le fasi della progettazione e dello sviluppo,
•	le attività di riesame, di verifica e di validazione adatte per ogni fase di progettazione e di sviluppo (si veda par. 2),
•	le modalità di esecuzione di ogni attività ed i riferimenti relativi
•	le responsabilità e l'autorità per la progettazione e lo sviluppo.

Cliccando su Gantt Attività viene creato il seguente report (Fig. 3):

Figura 3

Il report può essere esportato in vari formati e diffuso ai partecipanti in formato elettronico.La linea rossa verticale a sinistra rappresenta la data in cui si effettua la stampa.Come si vede dal diagramma è possibile assegnare a ciascun nominativo un colore identificativo variando il codice RGB.Per utilizzare questa funzione è necessario cliccare il tastino … nella maschera Nominativi e variare la combinazione di colori (Figura 4):