Gestione dei contratti in scadenza: lavorare con le date in Excel

Tutti gli esercizi svolti in questo articolo sono disponibili sul booksite del libro da cui è tratto, in particolare nei file ContrattiInScadenza_svolto.xlsx e ContrattiInScadenza_svolto.xls.

Svolgeremo diverse operazioni sui dati, procedendo un passo alla volta. Per cominciare ci concentreremo sulle date di assunzione, che non devono cadere di sabato o di domenica. Poi inseriremo nella colonna F la durata in mesi dei contratti non a tempo indeterminato. Quindi, dovremo calcolare nella colonna G la data di scadenza dei contratti. Infine, impareremo a scoprire quali sono i contratti in scadenza nel mese corrente e, eventualmente, i contratti scaduti.

Per prima cosa, dobbiamo fare in modo che nella colonna E si scrivano date che non cadano di sabato o di domenica. Per farlo ci serviremo della convalida dei dati (il file relativo è disponibile sempre sul booksite del libro, alla voce "Un intervallo dinamico").
Selezionare la colonna E, quindi con Excel 2007 portarsi alla scheda Dati e, nel gruppo Strumenti dati, aprire il menu del pulsante Convalida dati e scegliere la voce Convalida dati. Con Excel 2003 bisognerà scegliere Dati > Convalida. In entrambi i casi Excel mostra la finestra Convalida dati (Figura 1).

Figura 1: la finestra Convalida dati

Dall’elenco a discesa Consenti occorre scegliere Personalizzato, quindi nella casella Formula si deve scrivere la formula che segue:

=E(GIORNO.SETTIMANA(E1)<>1; GIORNO.SETTIMANA(E1)<>7)

Prima di spiegare il funzionamento di questa formula, dobbiamo ricordare che, quando si imposta una convalida dei dati per un intervallo di celle (l’intera colonna E, in questo caso), la formula va scritta come se si stesse lavorano solo sulla prima cella dell’intervallo (dunque E1). Excel modificherà la formula, aggiornando i riferimenti, per adattarla a tutte le altre celle. Per esempio, la formula proposta prima in E2 sarà modificata così:

=E(GIORNO.SETTIMANA(E2)<>1; GIORNO.SETTIMANA(E2)<>7)

In E3 diventerà:

=E(GIORNO.SETTIMANA(E3)<>1; GIORNO.SETTIMANA(E3)<>7)

E così via.
Una altra cosa da ricordare in merito alle formule utilizzate per la convalida dei dati è che il valore inserito in una cella viene accettato se la formula impostata restituisce Vero in base ai dati immessi nella cella stessa. Se la formula restituisce Falso, il dato viene rifiutato.
Fatte queste precisazioni, passiamo a spiegare il funzionamento di questa formula. Cominciamo dalla funzione E (fa parte della categoria delle funzioni logiche). Questa funzione restituisce VERO se tutti gli argomenti che le sono passati sono veri. Essa permette, quindi, di verificare contemporaneamente più condizioni. Nel nostro caso le condizioni da verificare sono due funzioni annidate:

GIORNO.SETTIMANA(E1)<>1

e:

GIORNO.SETTIMANA(E1)<>7

Se entrambe sono vere, la funzione E restituirà vero e il valore inserito nella cella verrà accettato. Passiamo, dunque, a presentare la funzione GIORNO.SETTIMANA (fa parte della categoria data). Essa richiede come argomento una data e restituisce il giorno della settimana corrispondente. Il giorno viene espresso come un numero da 1 a 7, dove 1 è la domenica e così via.

  Nota:

Per la verità alla funzione GIORNO.SETTIMANA può essere passato un secondo argomento, facoltativo, che indica se la settimana comincia dal lunedì o dalla domenica. Questo argomento è un numero. I valori possibili sono:

A noi, quindi, basterà verificare che il giorno della settimana della data inserita sia diverso da 1 e da 7 (che indica il sabato). Per verificare che il risultato di GIORNO. SETTIMANA sia diverso da 1 e 7 ricorriamo all’operatore <> che, appunto, significa diverso da.
A questo punto, quando tentate di chiudere la finestra Convalida dati (Figura 1), se siete utenti di Excel 2007, riceverete un messaggio di errore (Figura 2).

Figura 2: il messaggio di errore

Questo avviene perché, effettivamente, il valore presente in E1 (INIZIO) non è una data e, quindi, se le applichiamo la funzione che abbiamo impostato per la convalida dei dati, otteniamo un errore. Questo non è un grosso problema (premete tranquillamente il pulsante Sì per proseguire). Infatti, chiudendo la finestra di segnalazione, nel foglio di lavoro non rimane traccia dell’errore. D’altro canto, sarebbe molto scomodo selezionare tutta la colonna a esclusione della sua intestazione.
Se volete essere più precisi, una volta impostata la convalida per tutta la colonna E, la potete rimuovere dalla cella E1. Basterà selezionare la cella E1 e riaprire la finestra Convalida dati (Figura 1). Quindi, dall’elenco a discesa Consenti, scegliete Qualsiasi valore.
Da quanto abbiamo detto in queste ultime righe, ricaviamo che la convalida dei dati non segnala automaticamente gli errori già eventualmente presenti nel foglio prima dell’applicazione delle regole di convalida. Se vogliamo individuarli, dobbiamo esplicitamente chiedere a Excel di evidenziarli. Vediamo velocemente come farlo. Se usate Excel 2007, portatevi alla scheda Dati della barra multifunzione e, nel gruppo Strumenti dati, dal menu del pulsante Convalida dati scegliete Cerchia dati non validi. Con Excel 2003 scegliete Strumenti > Verifica formule. Excel vi mostrerà la barra degli strumenti Verifica formule (Figura 3).

Figura 3: individuare i dati che nonrispettano il criterio di convalida impostato

Premete il pulsante Cerchia dati non validi (quello selezionato nella figura).
Automaticamente, in entrambi i casi, Excel cerchierà in rosso le celle che contengono i dati non validi. Se correggete il contenuto delle celle, i cerchi automaticamente verranno eliminati.
Se volete rimuovere i cerchi senza correggere il dato che evidenziano, con Excel 2007 riaprite il menu del pulsante Convalida dati e scegliete Rimuovi tutti i cerchi. Con Excel 2003, invece, sulla barra degli strumenti Verifica formule (Figura 3) premete il pulsante Rimuove tutti i cerchi, alla destra del pulsante con cui li avete visualizzati.
Lasciamo i cerchi che evidenziano i dati che non rispondono ai criteri di convalida e torniamo al nostro foglio di lavoro. A questo punto, se immettete nella colonna E una data che cade di sabato o di domenica, Excel mostrerà un messaggio di errore (Figura 4), e vi impedirà di proseguire se non correggete la data inserita.

Figura 4: il dato inserito viola la convalida dei dati.

Excel vi permette di personalizzare questa finestra di avviso e anche di fare in modo che l’utente, una volta avvisato che il dato non è valido, possa scegliere comunque di mantenerlo.

  Nota:

Anche se l’utente sceglie di conservare il dato che viola la convalida, esso rimane comunque un dato “sbagliato”, ed eventualmente viene evidenziato con i cerchi di cui abbiamo parlato prima.

Per fare entrambe le cose (o anche una sola delle due) riselezionate la colonna E e riaprite la finestra Convalida dati (Figura 1). Portatevi alla scheda Messaggio di errore (Figura 5).

Figura 5: la scheda Messaggio di errore della finestra Convalida dati.

Nell’area destra della finestra potete digitare un messaggio di errore personalizzato e anche definire il titolo della finestra che lo mostra.
Se poi, dall’elenco a discesa Stile, scegliete Avviso, quando l’utente inserisce nella cella un dato che viola la convalida, potrà scegliere se correggerlo o proseguire comunque.
La Figura 6 mostra la finestra di errore che viene visualizzata se si immette una data che cade di sabato o di domenica, con le impostazioni della Figura 5.

Figura 6: la nuova finestra di errore.

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L’autore
Alessandra Salvaggio è titolare di uno studio di consulenza informatica che si occupa di pubblicazioni, formazione e web authoring. Da anni tiene corsi di informatica presso centri di formazione professionale, scuole e aziende. Collabora con riviste di informatica e grafica. Per Edizioni FAG è autrice di manuali di scrittura, formulari e varie guide su MS Office, macro e VBA.

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