Utilizzo di Excel per filtrare e trovare rapidamente i dati

Per molte persone i fogli di calcolo di Microsoft Office Excel sono uno strumento utilissimo per inserire informazioni relative a clienti, prodotti, ricavi di vendita e altri tipi di dati. Tuttavia, quando il volume dei dati in un singolo foglio di lavoro cresce a molte decine di righe e colonne può diventare difficile trovare le informazioni desiderate. Ad esempio se si desidera isolare i migliori 10 clienti in una regione particolare negli ultimi sei mesi, può essere necessario perdere molto tempo per analizzare tutti i dati inseriti.

Per fortuna Excel è dotato di una semplice funzionalità Filtro automatico che consente di visualizzare solo i dati desiderati ed escludere il resto. Il filtro non modifica in alcun modo i dati. Non appena il filtro viene rimosso tutti i dati tornano ad essere visualizzati esattamente come in precedenza.

Ecco come utilizzare lo strumento Filtro automatico di Excel.

In questa pagina

	1. Un tipo di dati per ogni colonna
	2. Attivare il Filtro automatico
	3. Avvio del filtraggio dei dati
	4. Filtri aggiuntivi
	5. Utilizzo avanzato dei filtri
	6. Disattivazione del filtraggio

1. Un tipo di dati per ogni colonna

La prima riga di ogni colonna del foglio di lavoro dovrebbe contenere un'intestazione che descrive il contenuto della colonna, ad esempio "Numero prodotto" o "Cliente".

Nella stessa colonna tutti i dati dovrebbero essere dello stesso tipo. Ad esempio, non inserire testo in una colonna di numeri, o numeri in una colonna di dati.

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2. Attivare il Filtro automatico

Ora fare clic in una cella di dati e attivare il Filtro automatico utilizzando la procedura seguente:

Le frecce Filtro automatico vengono visualizzate a destra dell'intestazione di ciascuna colonna.

Nota Se prima di scegliere Filtro automatico si seleziona un'intera colonna e non una singola cella, la freccia di Filtro automatico verrà visualizzata solo sulla colonna selezionata e non sulle altre.

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3. Avvio del filtraggio dei dati

Si prenda un foglio di calcolo che contiene i dati delle vendite ai clienti. Ogni voce comprende informazioni sulla sede del cliente, i prodotti acquistati e le date di acquisto, i ricavi e i profitti per ogni acquisto. Ora, supponiamo che si desideri visualizzare le attività di vendita di un solo cliente nella regione West. Excel può aiutare in questo compito.

Per visualizzare solo le attività di vendita ai clienti nella regione West, fare clic sulla freccia Filtro automatico nella colonna con l'intestazione Regione. Quando si fa clic su una freccia Filtro automatico viene visualizzato un elenco. L'elenco contiene tutti gli elementi nella colonna, in ordine alfabetico o numerico, in modo da poter trovare rapidamente l'elemento desiderato. In questo caso, scorrere e scegliere West.

A questo punto Excel nasconde tutte le righe del foglio di calcolo tranne quelle che contengono quella stringa di testo nella colonna.

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4. Filtri aggiuntivi

Se si desidera ottenere informazioni più specifiche, è possibile aggiungere un filtro a un'altra colonna, un altro a un'altra colonna, e così via. È possibile fare clic sulla freccia accanto all'intestazione di ogni colonna per applicare un filtro.

Dopo aver applicato un filtro per la regione, ad esempio, è possibile fare clic sulla freccia Filtro automatico accanto alla colonna Numero prodotto e filtrare quella colonna per visualizzare solo i clienti della regione West che hanno acquistato prodotti con codice compreso fra 12 e 100.

È possibile filtrare le colonne in qualunque ordine. I filtri vengono applicati progressivamente nell'ordine in cui si decide di applicarli. Ogni filtro limita i dati a cui è possibile applicare il filtro successivo.

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5. Utilizzo avanzato dei filtri

Excel consente di utilizzare tipi di filtro più complessi. In particolare due tipi di filtro molto utili sono il filtro Primi 10 e il filtro personalizzato.

Primi 10 (o ultimi 10) in una colonna
È possibile utilizzare il filtro Primi 10 nelle colonne di numeri o date. Primi 10 consente di trovare i valori più elevati o più bassi (i numeri o le date più grandi o più piccoli). Il filtro non è limitato ai primi 10 o agli ultimi 10 elementi di una colonna. È possibile scegliere quanti elementi si desidera visualizzare: solo 1 o fino a 500. È possibile utilizzare Primi 10 per trovare i prodotti con prezzo più alto o più basso, per identificare il personale di recente assunzione o per visualizzare i voti di laurea più elevati o più bassi.

Per utilizzare Primi 10 in una colonna di dati in Excel, fare clic su una cella di dati nella colonna, quindi fare clic sulla freccia Filtro automatico di quella colonna.

Viene visualizzata la finestra di dialogo Filtro automatico primi 10. Nella finestra di dialogo, selezionare Primi o Ultimi. Selezionare un numero. Infine, selezionare Elementi o Percentuale.

È possibile filtrare le colonne in qualunque ordine. I filtri vengono applicati progressivamente nell'ordine in cui si decide di applicarli. Ogni filtro limita i dati a cui è possibile applicare il filtro successivo.

Utilizzo di filtri personalizzati
Quando si seleziona un filtro dall'elenco a discesa Filtro automatico, viene nascosto ogni elemento ad eccezione della scelta effettuata. Se si desidera visualizzare più di una selezione nella colonna, è possibile creare filtri personalizzati.

Per creare un filtro personalizzato

Viene visualizzata la finestra di dialogo Filtro automatico personalizzato. È ora possibile inserire due requisiti per il filtro della colonna di dati. Ad esempio, è possibile visualizzare i clienti che hanno acquistato i prodotti con codice compreso tra 12-100 e 12-500.
Nota È importante selezionare il pulsante Or; in caso contrario, non saranno visualizzati risultati.

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6. Disattivazione del filtraggio

La rimozione dei filtri cambia a seconda dei filtri applicati e del numero di colonne da cui si desidera rimuovere i filtri.

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