Le opzioni di invio di un messaggio di posta elettronica

Outlook ci offre la possibilità di definire diverse opzioni di invio relativamente ai nostri messaggi di posta elettronica. Le opzioni più usate sono disponibili tra i vari pulsanti presenti nella barra degli strumenti Standard della finestra del messaggio. L’insieme di tutte le opzioni di invio sono comunque raccolte nella finestra di dialogo Opzionimessaggio, attivabile facendo clic sul pulsante Opzioni della barra degli strumenti Standard nella finestra di un nuovo messaggio.

Tra le opzioni di invio dei messaggi più frequentemente utilizzate ci sono senza dubbio quelle legate alla definizione della priorità del messaggio. È infatti consuetudine contrassegnare i messaggi classificandoli come Priorità Alta, Normale o Bassa. Lo stato più utilizzato è quello normale, solitamente associato ai messaggi di tutti i giorni, ma possiamo anche utilizzare gli altri stati. Dalla finestra di dialogo Opzionimessaggio possiamo selezionare uno di questi tre stati dall’elenco relativo alla voce Priorità.

  Nota:

Anche se al giorno d’oggi i sistemi di messaggistica sono molto efficienti e veloci nello scambio della posta elettronica, è consuetudine contrassegnare i messaggi. Un messaggio con Priorità alta viene consegnato al destinatario prima degli altri, mentre quelli con Priorità bassa saranno consegnati in coda a quelli normali.

Possiamo selezionare la priorità del messaggio anche utilizzando i pulsanti presenti sulla barra degli strumenti Standard nella finestra di un nuovo messaggio. Per assegnare la Priorità Alta a un messaggio dobbiamo cliccare sull’icona che rappresenta un punto esclamativorosso: questa opzione va comunque usata con giudizio, applicandola soltanto ai messaggi effettivamente urgenti. L’email inviata sarà contrassegnata da un punto esclamativo rosso e il destinatario potrà quindi distinguerla dalle altre, dandole la giusta priorità.

Analogamente, i messaggi contenenti notizie poco urgenti e ordinarie potranno essere contrassegnati come Priorità Bassa: in questo caso dobbiamo cliccare sull’icona contrassegnata da una freccia azzurra rivolta verso il basso sulla barra degli strumenti Standard, oppure selezionare l’opzione Bassa in corrispondenza della voce Priorità nella finestra di dialogo Opzioni messaggio. Il destinatario troverà i messaggi contrassegnati da una freccia azzurra rivolta verso il basso e potrà quindi riconoscerne l’importanza e l’urgenza.

Se vogliamo assicurarci che il nostro messaggio arrivi effettivamente a destinazione, abbiamo bisogno di una ricevuta di ritorno. Dalla finestra di dialogo Opzioni messaggio possiamo allora selezionare la casella in corrispondenza della voce Richiedi conferma di recapito per il messaggio. In questo modo non sapremo se il nostro messaggio sia stato letto o meno, ma sapremo che è comunque arrivato a destinazione.

Se invece vogliamo essere informati in modo automatico se il nostro messaggio, oltre a essere arrivato alla giusta destinazione, sia anche stato aperto dal suo destinatario, e quindi si suppone che sia stato letto, possiamo attivare l’opzione Richiedi conferma di lettura per il messaggio, sempre all’interno della finestra di dialogo Opzioni messaggio. Quando abbiamo assegnato al messaggio tutte le impostazioni che ci interessano, chiudiamo la finestra Opzioni messaggio premendo il tasto Chiudi. A questo punto possiamo procedere con la compilazione e con l’invio del nuovo messaggio.

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