Se utilizzi Microsoft Outlook 2003 per inviare e ricevere messaggi di posta elettronica, perché non fare il salto di qualità e sfruttare tutte le sue potenzialità per organizzare meglio la tua giornata lavorativa? In questa pagina1. Gestione più efficace della posta elettronicaQuanto tempo perdi ogni giorno per controllare tutti gli account di posta elettronica? Quanto tempo perdi cercando un messaggio specifico nella posta in arrivo o eliminando la posta indesiderata? Ecco come risolvere questi problemi: | • | Visualizzazione di più account di posta elettronica
Outlook 2003 consente di importare messaggi di posta elettronica da altri account, per esempio un account Hotmail. Nel menu Strumenti, scegli Account di posta elettronica, quindi Aggiungi un nuovo account di posta elettronica. Scegli il tipo di server dall'elenco e scegli le opzioni. Al termine, gli account aggiunti risultano inseriti nell'elenco presente nell'area delle cartelle preferite nell'angolo superiore destro della schermata di Outlook. | | • | Individuazione rapida dei messaggi di posta elettronica
Per rintracciare più rapidamente i messaggi di una determinata persona può essere utile evidenziarli in un colore diverso. Scegli Organizza dal menu Strumenti e utilizza lo strumento Organizza Inbox per adottare questa e altre modalità di visualizzazione della posta elettronica.  È inoltre possibile evidenziare i messaggi chiave assegnando loro un contrassegno di completamento colorato. A tale scopo, fai clic con il pulsante destro sull'icona del contrassegno posta accanto al messaggio nell'elenco della posta in arrivo e scegli il colore del contrassegno. Tutti i messaggi contrassegnati vengono visualizzati nella cartella Da completare nell'area delle cartelle preferite. | | • | Eliminazione di posta indesiderata
Outlook 2003 dispone di alcune nuove funzioni che consentono di liberare la posta in arrivo dai messaggi indesiderati. È possibile controllare il tipo di messaggi ricevuti e il loro mittente. Per impostazione predefinita, il filtro della posta indesiderata è già attivato, ma è possibile controllarne le impostazioni dal menu Azioni scegliendo Posta indesiderata. |
2. Sempre aggiornato grazie al calendarioIl Calendario di Outlook consente di pianificare e gestire il programma giornaliero, nonché di sincronizzarlo con un dispositivo mobile per rimanere sempre aggiornato anche quando sei lontano dal PC.  | • | Creazione di appuntamenti
Fai clic sul pulsante Nuovo nel Calendario di Outlook e inserisci i dettagli, le date e le ore degli appuntamenti. Utilizza l'area vuota posta nella parte inferiore per annotare informazioni aggiuntive sull'appuntamento o per trascinarvi un documento a esso correlato. Fai clic sul pulsante Ricorrenza per impostare la frequenza di un appuntamento che si ripete. | | • | Visualizzazione e stampa
Per spostarti nel Calendario, utilizza la Selezione data per visualizzare un giorno, una settimana o un mese diversi e i pulsanti della barra degli strumenti standard per scegliere il numero di giorni da visualizzare contemporaneamente. Per semplificare la visualizzazione del Calendario, è possibile contrassegnare gli appuntamenti con colori diversi. Fai clic con il pulsante destro su un appuntamento e scegli Etichetta. Successivamente, scegli Formattazione automatica dal menu Modifica per impostare le opzioni in base alle quali colorare automaticamente gli appuntamenti. Per stampare il Calendario, nel menu File, scegli Stampa e seleziona uno stile di stampa. | | • | Condivisione delle informazioni del calendario
Se utilizzi Outlook con Exchange Server, puoi condividere il Calendario con i colleghi. Per impostare le autorizzazioni di condivisione del Calendario, scegli Condivi calendario personale dal pannello a sinistra dello schermo. Per aprire il Calendario di un collega, scegli l'opzione Apri calendario condiviso o seleziona il nome della persona dall'elenco. |
3. Utilizzo dei Contatti di OutlookI Contatti di Outlook rappresentano un comodo contenitore in cui memorizzare nomi, indirizzi e altri dettagli relativi a clienti, colleghi e altre persone con cui sei in relazione. Ecco alcune idee per sfruttare al meglio i Contatti di Outlook: | • | Aggiungere una fotografia
In Contatti, apri un contatto, fai clic sul pulsante Aggiungi fotografia contatto e seleziona il file della fotografia. | | • | Aggiungere note
Utilizza l'area vuota a destra per annotare informazioni aggiuntive, come indicazioni per raggiungere l'ufficio, una cartina o un collegamento a un altro documento correlato. | | • | Classificare i contatti
Fai clic sul pulsante Categorie in basso a destra di una finestra dei Contatti per raggruppare tipi diversi di contatti, ad esempio fornitori e clienti. A questo punto, utilizza le visualizzazioni incorporate per visualizzare facilmente i contatti per categoria. |
È inoltre possibile utilizzare i nomi e gli indirizzi memorizzati nei contatti personali in una Stampa unione con Microsoft Word. È lo strumento perfetto per inviare lettere promozionali o altri progetti di marketing. A tale scopo, avvia la Creazione guidata Stampa unione dal menu Strumenti di Word e, alla richiesta, scegli i destinatari dai Contatti di Outlook. 4. Un utilissimo Elenco attivitàÈ utile stilare elenchi di attività o progetti da completare? Se è così, le Attività di Outlook sono l'ideale. Seleziona Attività dal riquadro di spostamento e inizia a digitare l'elenco, aggiungendo una scadenza, se necessario. È possibile fare doppio clic su un'attività per aggiungere ulteriori informazioni come stato, priorità, percentuale completata, promemoria e note o collegamenti ai file. Quando si supera la scadenza l'attività viene colorata in rosso ed è possibile selezionare la casella per contrassegnare l'attività come completata. Quando conoscerai bene il funzionamento delle Attività, le seguenti opzioni ti saranno utili: | • | Utilizza il pulsante Ricorrenza per creare un'attività da svolgere con regolarità. | | • | Utilizza le opzioni di visualizzazione nell'angolo inferiore sinistro dello schermo per visualizzare in modo diverso l'elenco delle attività. | | • | Utilizza la scheda Dettagli per acquisire ulteriori dettagli, quali informazioni di fatturazione e ore di lavoro svolte. | | • | Se utilizzi Outlook con Exchange Server, utilizza Assegna attività per delegare un'attività a un collega. |
Se senti la nostalgia dei fogliettini gialli da attaccare al monitor come promemoria delle attività da svolgere, puoi selezionare le Note di Outlook nel riquadro di spostamento. È anche possibile trascinare una nota sul desktop perché rimanga bene in vista. Articoli correlati Informazioni di prodotto
| |
Suggerimenti rapidi 
Ascolta online
RSS
Scarica bNews
