Le Tabelle Pivot sono un potente strumento di analisi dei dati che consente di ottenere prospetti di sintesi partendo da database anche molto complessi. Questo strumento non si limita semplicemente a raggruppare e riassumere i dati, ma aggiunge ulteriori dimensioni di profondità all’analisi.
Le Pivot permettono di modificare la disposizione dei campi in una frazione di secondo, per vedere le informazioni in un’altra prospettiva magari scambiando righe con colonne o inserendo un campo come pagina e così via.
La sua struttura della tabella viene interamente determinata dall’utente con la scelta dei campi e degli elementi da elencare. Tanto per essere chiari e a rischio di dire delle banalità, un campo è una categoria generica e un elemento è un valore, unico o ripetuto, all’interno della categoria.
Per esempio il campo cognome può contenere gli elementi Giancaletti, Filiberti, Fantozzi e Pupazzi (Figura 1). Figura .1: I campi, gli elementi e i dati in una Tabella Pivot. L’origine dei dati può essere costituita da un elenco o tabella di un foglio di lavoro di Excel o di altro programma/database come, per esempio, un ERP (Sap, JDEdwards) o un CRM (Business Object, Hyperion Essbase, Oracle ecc.). Quindi per creare una Tabella Pivot, è possibile utilizzare dati provenienti da diverse origini.
In questo articolo, il termine elenco viene usato per indicare un elenco contenuto in un foglio di lavoro di Excel. Termini come dati tabulari e tabella a più colonne si riferiscono generalmente ai dati in formato Tabella, sia in un foglio di lavoro di Excel, sia in un file creato con altro programma.
Quando si crea una Tabella Pivot, occorre specificare almeno uno dei campi Pagina, Riga e Colonna. In un normale foglio di lavoro, è possibile vedere le righe e le colonne solo in una Tabella bidimensionale. In una Tabella Pivot, è possibile vedere un solo campo pagina alla volta, ma è come se le pagine fossero sovrapposte o accatastate una sopra l’altra.
Un aspetto molto importante riguarda il fatto che sebbene i dati visualizzati nelle Tabelle Pivot assumano l’aspetto delle normali informazioni del foglio di lavoro, non è possibile modificarli direttamente (Figura 2). La Tabella Pivot è collegata all’origine dei dati e ciò che si vede nelle celle della tabella è un’informazione in sola lettura. Sarà invece possibile variare la formattazione e le opzioni di calcolo.
Prima di entrare nei dettagli della costruzione di una Tabella Pivot, vorremmo fornire un esempio che chiarisca le finalità che questo – per lo più sconosciuto - strumento persegue mettendo in luce la straordinaria potenza di calcolo.  Figura 2: Se tentiamo di scrivere dei dati in una Tabella Pivot otteniamo l’errore visualizzato in figura. Immaginiamo di avere una lista di 40.000 righe nella quali sono riportati alcuni dati anagrafici di un’associazione (o di una grossa azienda) e in particolare cognome, città, regione ed età. Immaginiamo una lista di questo genere: Giancaletti | 41 | Milano | Lombardia | Filiberti | 35 | Varese | Lombardia | Fantozzi | 22 | Pisa | Toscana | Pupazzi | 29 | Agrigento | Sicilia | … | … | … | … |
Considerando che l’elenco ha 40.000 righe, provate a immaginare quanto tempo impieghereste per stabilire: | • | quante e quali città ci sono nell’elenco | | • | quali e quante regioni sono rappresentate | | • | quanti omonimi sono presenti | | • | quanti associati hanno un’età compresa tra 0 e 20, tra 20 e 35 e oltre 35 |
I metodi di analisi alternativi in Excel non mancano: si può ordinare l’elenco, filtrare, usare le funzioni di conteggio e chi più ne ha più ne metta. Tutti questi metodi, però, portano a complesse operazioni e lunghi tempi di attesa per lasciare al computer il tempo di elaborare i dati.
Le operazioni che abbiamo elencato possono essere eseguite istantaneamente con l’uso dello strumento appropriato e questo strumento è rappresentato dalle Tabelle Pivot.
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