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Pianificare una composizione catalogo con Publisher

Quando si esegue una composizione catalogo, può essere necessaria una fase preliminare di pianificazione e di preparazione allo scopo di creare o aggiornare l’origine dei dati che si ha intenzione di utilizzare. Analizziamo quindi le conoscenze necessarie per la preparazione di un’origine dei dati da utilizzare in una composizione catalogo di Publisher.

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Trovare l’origine dei dati correttaTrovare l’origine dei dati corretta
Creare la composizione catalogoCreare la composizione catalogo
Suggerimenti per l’origine datiSuggerimenti per l’origine dati

Trovare l’origine dei dati corretta

La composizione catalogo consente di utilizzare le informazioni presenti in un’origine dati per creare automaticamente il contenuto delle pubblicazioni. È necessario però prestare attenzione al fatto che le informazioni utilizzate per creare pagine unite vengano organizzate in un formato di file dell’origine dati compatibile con Publisher.

Esistono diverse opzioni disponibili per creare e aggiornare un’origine dati per il progetto di composizione catalogo. Vediamo quali sono.

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Creare una nuova origine dati con Publisher: se le informazioni non sono ancora organizzate in un’origine dati, è possibile creare la propria origine dati in Publisher utilizzando la funzionalità Crea elenco indirizzi della Creazione guidata Cataloghi e stampa unione. Per personalizzare l’origine dati, è possibile eliminare o aggiungere dei campi o ancora variare l’elenco dei campi visualizzati nell’elenco indirizzi.

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Creare o aggiornare un’origine dati esistente: per la composizione catalogo è possibile utilizzare come origine dati anche un database di Access, un foglio di calcolo di Excel o una tabella di Word. È quindi possibile creare un nuovo file in uno di questi programmi di Office oppure aggiornarne uno in modo che contenga tutte le informazioni necessarie.

Le finalità

Se non si è certi del tipo di informazioni da includere nell’origine dati, potrebbe essere utile capire la finalitàdel progetto. È quindi utile provare a immaginarsi le pagine della pubblicazione finale unite: in questo modo si potrà comprendere quali elementi si desidera visualizzare nella pubblicazione e con quali informazioni specifiche accompagnare ciascuno di essi.

Figura 1

Creare la composizione catalogo

Proviamo a vedere qual è la procedura da seguire per realizzare una composizione catalogo utilizzando le informazioni memorizzate e organizzate in un foglio di calcolo di Excel.

Apriamo Publisher e una pubblicazione vuota. Scegliamo poi la voce Cataloghi e stampa unione dal menu Strumenti, quindi facciamo clic su Creazione guidata Cataloghi e stampa unione. Nell’area Seleziona tipo di unione del riquadro attività Cataloghi e stampa unione attiviamo poi l’opzione Composizione catalogo.

A questo punto verrà visualizzata l’area unione dati sulla pagina della pubblicazione e la pubblicazione attiva diventerà il modello composizione catalogo.

Se lo riteniamo necessario, possiamo ridimensionare l’area unione dati e osservare come le modifiche alle dimensioni alla posizione dell’area incidono sulla modalità con cui quest’ultima viene ripetuta nelle pagine unite.

Nella finestra di Publisher facciamo allora clic sul bordo dell’area unione dati per selezionare l’area; per spostarla, posizioniamo il puntatore del mouse sul bordo finché non assume la forma di un puntatore a quattro frecce, quindi trasciniamol’area unione nella nuova posizione.

Se invece vogliamo ridimensionare l’area unione dati, posizioniamo il puntatore del mouse su uno dei quadratini negli angoli o al centro finché non assume la forma di un puntatore di ridimensionamento, quindi trasciniamolo fino alla posizione che desideriamo.

A ogni cambiamento effettuato sull’area unione dati, il testo visualizzato nella parte superiore della pagina indicherà il numero di ripetizioni previste per ciascuna delle pagine unite.

Figura 1
Figura 2

Suggerimenti per l’origine dati

A questo punto, dopo aver stabilito quali informazioni includere nel file dell’origine dati, è possibile creare una nuova origine dati oppure aggiornarne una esistente. Ricordiamoci comunque di seguire alcune indicazioni di base.

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Utilizzare nomi descrittivi per i campi dati: dato che i campi dati dell’origine dati corrispondono ai campi unione che verranno inseriti nel modello composizione catalogo, è importante utilizzare nomi univoci e descrittivi per distinguerli. In questo modo sarà più facile selezionare i campi unione appropriati quando si imposterà il modello composizione catalogo.

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Includere nomi di file o percorsi per le immagini: se si pianifica di inserire delle immagini nella pubblicazione di Publisher, è necessario digitare il nome o il percorso dei relativi file nella colonna appropriata per ciascun record, in modo che il programma li possa rintracciare facilmente. A seconda poi della posizione dei file di immagine, è necessario effettuare una delle seguenti operazioni:

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se i file di immagine e l’origine dati si trovano nella stessa cartella, è sufficiente digitare nell’apposita casella il nome del file dell’immagine;

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se invece i file di immagine si trovano in una cartella diversa rispetto a quella in cui è memorizzata l’origine dati, occorre digitare il percorso completo in cui è disponibile l’immagine. Ad esempio:
C:\Documents and Settings\Nomeutente\Documenti\Immagini\catalogo.jpg.

Figura 3

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