Comunicare con PowerPoint 2007

In questo modo possiamo definire la presentazione classica: un oratore che parla a un certo pubblico mentre trasmette su (maxi)schermo le diapositive preparate in precedenza. In questo caso, le slide sono strettamente legate alle parole, ai gesti e alla presenza scenica di chi parla. Questa è la modalità di diffusione per cui sono stati pensati e creati negli anni gli appositi software per sostituire il lavoro con i lucidi e i proiettori.

Tra chi parla e chi ascolta, in questa modalità, la comunicazione è di tipo sincrono, avviene cioè contemporaneamente, e le reazioni della platea influenzano, come è giusto che sia, il discorso e il tono dell’oratore. Di più: per l’oratore possono funzionare come un vero e proprio termometro per capire gli eventuali errori della sua esposizione e correggerli in corsa.

Inoltre, la presentazione accompagnata dal commento live dell’oratore permette di giocare anche sull’ironia, o comunque con sfumature di significato che in una sola presentazione per testi e immagini avrebbero in sé notevoli rischi. Si pensi soltanto a come l’inflessione della voce possa far capire se una certa frase è stata detta in modo sarcastico o serio, a come una risata dopo una battuta possa portare all’effetto domino creando un’atmosfera rilassata e divertita e via di seguito.

In questo caso, dunque, non è sufficiente creare presentazioni efficaci, perché queste devono essere accompagnate da una certa capacità di public speaking o quantomeno da commenti appropriati e non banali.

Il rapporto tra parlato e diapositive

Quella appena vista, la presentazione in presa diretta, rimane anche il caso più comune e tipico dell’uso di PowerPoint. Le diapositive non sono qualcosa di staccato, a se stante rispetto a quanto viene detto e, in generale, alla performance dell’oratore.

Per questo motivo la preparazione della presentazione deve andare oltre la costruzione di slide efficaci, ma deve riguardare anche la parte parlata e, per così dire, scenica. Infatti, una buona presentazione su un argomento d’interesse può essere vanificata da un’interpretazione scadente da parte del presentatore: lettura pedissequa, monotonia, impacci o errori di dizione rappresentano una palla al piede per qualsiasi trattazione.

L’unica possibilità di valutare in anticipo le proprie performance è data dall’allenamento: provare e riprovare il proprio discorso, annotando i commenti, magari anche solo un loro riassunto veloce o le parole chiave, nell’apposito spazio delle note. Un commento completo, del resto, sarebbe controproducente, perché legarsi in modo pedissequo a una trattazione, magari imparandola a memoria, ci lascerebbe del tutto impreparati di fronte a qualsiasi variazione non contemplata inizialmente e ci impedirebbe di interagire liberamente con il pubblico cogliendo eventuali spunti.

Le note in ciascuna diapositiva devono servire come traccia per non perdersi e come appunto per i passaggi più delicati o per quelli da riportare fedelmente, per esempio una citazione a effetto, un aforisma o qualsiasi rimando che debba essere preciso, vedi figura 2.

Figura 2: le note inserite in ciascuna diapositiva possono funzionare come utile traccia per il commento del relatore

Inoltre, se al termine della presentazione si pensa di distribuirne una copia ai partecipanti, una stampa comprendente le note potrebbe essere più apprezzata di una senza, perché permetterebbe al pubblico di rivedere, almeno in nuce, il commento dell’oratore. In questo caso, che evidentemente deve essere deciso per tempo, si deve però avere cura di scrivere i commenti in maniera chiara e comprensibile per tutti, perché diventeranno a tutti gli effetti parte integrante della presentazione.

Il rapporto tra commenti parlati e diapositive, infine, può arrivare a influenzare anche il metodo di costruzione della presentazione stessa. Infatti, è possibile stabilire prima, in funzione di ciò che si pensa di dire in pubblico, che tipo di slide creare, almeno come tendenza generale.

Le diapositive, infatti, possono assumere diverse funzioni rispetto alla componente orale della presentazione:

Ciascuna di queste funzioni ha più o meno significato tenendo conto del motivo dell’esposizione, del pubblico di riferimento e della capacità stessa dell’oratore di tenere la platea. Non esistono una presentazione giusta e una sbagliata a priori: sono gli scopi, le motivazioni e le modalità a stabilire quale sarà giusta e quale sbagliata.

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Interagire con il pubblico: le tre V

Volendo trattare l’argomento in modo esauriente ci sarebbe bisogno di un libro solo per parlare di questo. Tuttavia, semplificando un po’, possiamo tenere presenti alcune caratteristiche generali della comunicazione non verbale, perché alla fine di questo stiamo parlando.

Secondo un celebre e molto citato studio del 1971 dello psicologo Albert Mehrabian, la percezione della comunicazione da parte del proprio interlocutore può essere suddivisa per questi ambiti d’influenza:

Al di là della valutazione sui singoli valori e sulla loro correttezza, che in questa sede francamente poco interessa, il fatto saliente è rappresentato da ciò che se ne deduce: la comunicazione è un fenomeno ben più complesso della semplice trasmissione di parole e frasi da un soggetto a un altro. In inglese, tale lapalissiana verità della comunicazione viene ricordata con la cosiddetta regola delle 3 V: Verbal, Vocal, Visual.

Figura 3: rappresentazione grafica in PowerPoint degli ambiti di comunicazione percepiti dall’interlocutore secondo Albert Mehrabian

Se fosse rimasto qualche dubbio rispetto alla veridicità di quei valori nell’ambito di una presentazione, vale subito la pena di dire che essi sono fuorvianti, e in particolare l’ambito verbale è sottostimato. Come lo stesso Mehrabian specificò per evitare di generare fraintendimenti, quella suddivisione venne valutata nell’ambito di esperimenti relativi a messaggi che veicolavano questioni di feeling e attitudini personali.

Nel caso di una presentazione, bisognerebbe effettuare esperimenti per ricalcolare le percentuali, che sicuramente sarebbero diverse tenendo conto della predisposizione e dell’attenzione del pubblico all’ambito verbale e dell’accompagnamento delle diapositive (che nella V di Visual sostituirebbero in gran parte il movimento del corpo, confinandolo a un’importanza marginale).

Tuttavia, se anche le percentuali fossero da ridistribuire, è evidente che oltre all’aspetto puramente verbale, e a quello centrale delle slide, bisogna tenere in considerazione la “presenza scenica” nel suo complesso, soprattutto per timbro, tono e ritmo della voce.

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Prepararsi in anticipo

Se studiare come migliorare il timbro, il tono e il ritmo della voce è questione di corsi lunghi e impegnativi, un semplice ed efficace esercizio per correggere almeno gli errori più marchiani, per esempio le interiezioni troppo frequenti, è quello di recitare più volte i commenti della propria presentazione a voce alta, ancora in fase di prova, anche di fronte ad altre persone, che potranno darci un giudizio sincero sulla nostra performance.

In generale, proprio questa è una delle chiavi della buona riuscita complessiva di una presentazione, soprattutto per chi è alle prime armi: allenarsi, prepararsi, mettersi alla prova. Quanto detto per migliorare la propria presenza scenica, infatti, vale anche per la costruzione della presentazione per slide: una volta conclusa, farla vedere in anteprima a un conoscente o a un amico che possa dare un giudizio critico ci aiuterà a migliorarne gli ultimi aspetti prima di portarla di fronte al pubblico.

Verificare i tempi cronometrando una prova di presentazione sarà utile per capire se rispetteremo le eventuali scalette di interventi organizzate da altri o anche solo per comprendere se i nostri interlocutori rischiano veramente di vedersi crescere la barba mentre parliamo: spesso le presentazioni si risolvono in un’interminabile e mortalmente noiosa sequenza di diapositive perlopiù inutili. Fare una prova con tanto di orologio alla mano può essere una buona idea.

In PowerPoint 2007 la funzionalità del cronometro manuale è superata dal software stesso, che permette di valutare i tempi in anteprima e addirittura di salvare tali intervalli di visualizzazione tra una diapositiva e l’altra: nel gruppo Imposta della scheda Presentazione fare clic su Prova intervalli. Si passa automaticamente nella modalità di visualizzazione della presentazione, e, come visibile in figura 4, in alto a destra compare una piccola barra di registrazione con i tempi parziali di ciascuna diapositiva, il totale della presentazione e alcuni pulsanti tipici come la pausa di registrazione, Back (o Indietro) per ripetere l’ultima diapositiva e via di seguito. Quando si conclude la presentazione o la si interrompe volontariamente (tasto Esc o chiusura della barra di registrazione), il software presenta una finestra di dialogo con la quale chiede se mantenere o meno gli intervalli così come sono stati provati.

Figura 4: la visualizzazione di una diapositiva durante la prova degli intervalli: in alto a sinistra la barra di registrazione

Altra buona idea è sicuramente quella di avere sempre a disposizione, mentre si parla in pubblico, di un riassunto di tutte le slide che si devono illustrare: infatti, non c’è niente di peggio per dare un’idea di approssimazione e non professionalità che interrompersi a un certo momento del discorso perché non ci si ricorda del punto al quale siamo arrivati nell’esposizione delle diapositive.

Un metodo semplice ed efficace per avere sempre sott’occhio l’insieme della presentazione e il dettaglio della slide che si sta per commentare è quello di stampare una copia della presentazione in modalità Visualizzazione Struttura, che in poche pagine (a seconda di quante sono le slide) potrà contenere di fatto tutta la nostra presentazione, ricordandoci anche il contenuto essenziale di ciascuna slide.

In PowerPoint 2007, è necessario fare clic sul Menu Office, scegliere la voce Stampa e quindi Anteprima di stampa. A questo punto, nel gruppo Imposta pagina, sotto Stampa si deve scegliere dal menu a comparsa la voce Visualizzazione Struttura, come visibile in figura 5.

Figura 5: l’Anteprima di stampa della Visualizzazione Struttura di una presentazione

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Il libro

Comunicare con PowerPoint PowerPoint permette a chiunque di creare presentazioni dinamiche. La relativa semplicità del programma supplisce parzialmente all'assenza di particolari doti artistiche e conoscenze tecnologiche da parte dell'utente. Tuttavia se realizzare sequenze di slide ricche di effetti grafici e multimediali è semplice, fare in modo che esse siano in grado di catturare l'attenzione dell'uditorio, comunicando correttamente, non lo è altrettanto. Da questa convinzione nasce questo libro, dotato di una doppia anima. Da una parte vengono trattate le modalità di comunicazione attraverso le slide: come organizzare e suddividere i contenuti? Che peso dare a colori, effetti grafici e sonori? Dall'altra si pone l'attenzione sulle sulle funzionalità di PowerPoint utili a tradurre in pratica quanto appreso, per creare presentazioni efficaci, prive di ambiguità, in grado di trasmettere e rafforzare i concetti veicolati.

L’autore
Andrea Bagatta giornalista professionista e freelance. È specializzato in ambito ICT, in particolare su e-business e processi d'automazione e informatizzazione delle PMI. Collabora con quotidiani locali e su settimanali nazionali. Da anni contribuisce alla divulgazione delle nuove tecnologie attraverso periodici e pubblicazioni di settore, sia cartacei sia online. Offre consulenza in ambito di comunicazione d'impresa a società dell'ICT e agenzie di relazioni pubbliche. Ha lavorato come giornalista per Internet News e e-business news (Editore Tecniche Nuove). Per Apogeo è autore di Internet Che funziona (con Dario Banfi) e Comprare e Vendere su Internet, Chat e Instant Messaging e Viaggiare Low Cost questi ultimi tre editi nella collana Vedere Capire.

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