Comunicare con PowerPoint 2007

Le presentazioni differite

La crescente diffusione di PowerPoint, come già detto, l’ha portato nel tempo ad assumere una dignità propria di mezzo di comunicazione.

Oggi, presentazioni si trovano nei siti web o nelle intranet aziendali, sono utilizzate come learning object e alla stregua di altre modalità di comunicazione unidirezionali, da uno a tanti, in svariati contesti Internet.

Un esempio tipico è il sito SlideShare.net, che permette di diffondere e condividere le proprie presentazioni. In questo caso, la comunicazione è asincrona perché il creatore della presentazione non ha la possibilità di interagire con il proprio pubblico se non in tempi differenti (tramite i commenti o i contatti di posta elettronica).

  Nota:

Un learning object è un oggetto d’apprendimento, un’unità di istruzione nei modelli di e-learning. Si tratta di particolari tipi di risorse utili per l’apprendimento a distanza, modulari e riutilizzabili, che possono essere impiegate in contesti diversi.

In tutti questi casi, quindi, la presentazione in slide deve essere autosufficiente rispetto al contenuto da trasmettere, perché non c’è la voce dell’oratore ad affiancare e completare il significato delle diapositive.

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Strumenti di esecuzione automatica

Proprio il crescente utilizzo di PowerPoint come strumento di comunicazione in sé è il motivo per cui nell’ultima versione del software compreso nella suite Office 2007 si trovano diverse funzionalità pensate per sviluppare al meglio una presentazione senza la presenza fisica del relatore, per la visualizzazione in Internet o intranet aziendali, in chioschi multimediali durante le fiere o i workshop e in ogni altra occasione in cui la presenza di un oratore sarebbe impossibile. Le funzioni più importanti per l’esecuzione automatica di una presentazione sono sicuramente l’impostazione a ciclo continuo e la registrazione di commenti audio sulle diapositive. Nella scheda Presentazione, gruppo Imposta il comando Imposta presentazione apre una finestra nella quale è possibile scegliere tra le opzioni la Presentazione continua (schermo intero) con le relative voci d’accompagnamento, visibili in figura 6.

  Nota:

Benché sia consigliabile in ogni occasione, la verifica del lavoro fatto in fase di costruzione è indispensabile per le presentazioni a esecuzione automatica. Infatti alcune funzioni di default rischiano di mettere a repentaglio l’intero lavoro: per esempio, l’avanzamento delle diapositive può essere impostato come manuale per gli utenti solo inserendo dei pulsanti di azione o dei collegamenti ipertestuali, altrimenti tutta la presentazione rimane bloccata sulla prima diapositiva.

Figura 6: la finestra del comando Imposta presentazione con tutte le opzioni disponibili, comprese quelle relative all’esecuzione automatica.

Se invece, si vuol far sentire la propria voce pur non essendo presenti di persona, si può ricorrere alla funzione Registrazione commento audio, alla quale si può accedere dal menu Presentazione, gruppo Imposta: con questa caratteristica del software si possono registrare dei commenti a voce che poi potranno essere riprodotti insieme alla presentazione.

Per registrare un commento è necessario che nel computer in uso siano disponibili una scheda audio, un microfono e un connettore microfono (solo un microfono e il relativo connettore per i computer portatili). È possibile registrare il commento audio prima di eseguire la presentazione per renderla disponibile in assenza del relatore, ma si può anche registrare l’esposizione di una presentazione svolta in diretta davanti un pubblico, magari anche con i commenti stessi degli spettatori, per renderla disponibile in un secondo momento su piattaforme di condivisione più ampie, per esempio Internet o intranet, o per riproporle poi ad altre platee in forma più “chiusa”, senza nuovi interventi.

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Il libro

Comunicare con PowerPoint PowerPoint permette a chiunque di creare presentazioni dinamiche. La relativa semplicità del programma supplisce parzialmente all'assenza di particolari doti artistiche e conoscenze tecnologiche da parte dell'utente. Tuttavia se realizzare sequenze di slide ricche di effetti grafici e multimediali è semplice, fare in modo che esse siano in grado di catturare l'attenzione dell'uditorio, comunicando correttamente, non lo è altrettanto. Da questa convinzione nasce questo libro, dotato di una doppia anima. Da una parte vengono trattate le modalità di comunicazione attraverso le slide: come organizzare e suddividere i contenuti? Che peso dare a colori, effetti grafici e sonori? Dall'altra si pone l'attenzione sulle sulle funzionalità di PowerPoint utili a tradurre in pratica quanto appreso, per creare presentazioni efficaci, prive di ambiguità, in grado di trasmettere e rafforzare i concetti veicolati.

L’autore
Andrea Bagatta giornalista professionista e freelance. È specializzato in ambito ICT, in particolare su e-business e processi d'automazione e informatizzazione delle PMI. Collabora con quotidiani locali e su settimanali nazionali. Da anni contribuisce alla divulgazione delle nuove tecnologie attraverso periodici e pubblicazioni di settore, sia cartacei sia online. Offre consulenza in ambito di comunicazione d'impresa a società dell'ICT e agenzie di relazioni pubbliche. Ha lavorato come giornalista per Internet News e e-business news (Editore Tecniche Nuove). Per Apogeo è autore di Internet Che funziona (con Dario Banfi) e Comprare e Vendere su Internet, Chat e Instant Messaging e Viaggiare Low Cost questi ultimi tre editi nella collana Vedere Capire.

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