La stampa unione in Word 2007

Documenti personalizzati

Quante volte nelle nostre caselle postali, sia fisiche che virtuali, troviamo comunicazioni commerciali che sembrano rivolgersi proprio a noi, chiamandoci per nome. In realtà lo stesso documento sarà stato inviato a qualche migliaio di persone e personalizzato con il nome di ognuno. Come avranno fatto? Con un sistema detto stampa unione, che prevede una lista di contatti e un documento standard che poi viene personalizzato con i nomi presenti nella lista.

In questo articolo vedremo come fare a ottenere la stessa funzione con Word 2007, realizzando un qualsiasi tipo di documento compreso l’invio di messaggi di posta elettronica.
Per creare una stampa unione, è necessario disporre di una lista di contatti da utilizzare come fonte dati. Microsoft Word 2007 è in grado di creare una lista di contatti salvandola come database di Microsoft Access ma, come vedremo, può anche utilizzare liste già pronte provenienti da diverse fonti, quali fogli di Microsoft Excel 2007, database di Microsoft Acces 2007 e contatti presenti in Microsoft Outlook 2007.

Figura 1: un documento personalizzato

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Creare una lista di contatti con Microsoft Word 2007

Word 2007 è in grado di creare una lista di contatti senza appoggiarsi a programmi esterni. Per creare una lista di contatti, vai nella scheda Lettere, fai clic su Seleziona destinatari e, come mostrato in figura 2, seleziona l'opzione Crea nuovo elenco....

Figura 2: il menu Seleziona destinatari

Nella finestra che appare, visibile in figura 3, inserisci i contatti compilando i campi disponibili. Per creare un nuovo contatto devi semplicemente fare clic sul pulsante Nuova voce; per eliminare un contatto usa il pulsante Elimina voce. Se l'elenco è molto lungo e vuoi eliminare o modificare un contatto in particolare, puoi usare la funzione di ricerca selezionando il pulsante Trova.

Figura 3: la finestra Nuovo elenco indirizzi

Una funzione molto utile è la possibilità di personalizzare le intestazioni di colonne. Basta fare clic sul pulsante Personalizza colonne e, nella finestra visibile in figura 4, cancellare un campo con il pulsante Elimina, rinominare i campi presenti con il pulsante Rinomina, o creare un novo campo usando il pulsante Aggiungi. Puoi anche cambiare l'ordine delle colonne usando i pulsanti Sposta su e Sposta giù dopo aver selezionato uno dei campi. Nel nostro caso abbiamo utilizzato solo i campi Titolo, Nome, Cognome, Indirizzo, Città e Indirizzo di posta elettronica.

Figura 4: la finestra Personalizza elenco indirizzi

Una volta completato l'elenco dei contatti, fai clic sul pulsante OK. Microsoft Word 2007 ti chiederà di salvare il documento con la lista dei contatti in formato Access, nella posizione sul disco che desideri. Il documento salvato sarà poi riutilizzabile con altri documenti: il database di Microsoft Access 2007 che hai appena salvato è infatti uno dei formati supportati.

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Creare una lista di contatti in Microsoft Excel 2007

Un secondo metodo per creare una lista di contatti è quello di usare un foglio di Microsoft Excel 2007. Anche in questo caso, devi creare dei campi con intestazioni di colonna che indichino la tipologia di dato. Come nell'esempio precedente, abbiamo creato un foglio di Microsoft Excel 2007 chiamato Elenco indirizzi con i campi Titolo, Nome, Cognome, Indirizzo, Città e Indirizzo di posta elettronica, che puoi vedere nella figura 5. Una volta pronto il documento, salvalo dove preferisci.

Figura 5: il documento di Microsoft Excel 2007 con la lista dei contatti

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Creare una lista di contatti in Microsoft Access 2007

Se Microsoft Excel non ti basta, puoi anche ricorrere a un vero e proprio database usando Microsoft Access 2007. Crea un novo file e nella tabella del database definisci i campi necessari per la stampa unione; nel nostro caso abbiamo usato gli stessi campi visti in precedenza: Titolo, Nome, Cognome, Indirizzo, Città e Indirizzo di posta elettronica. Nella figura 6 puoi vedere il database di Microsoft Access 2007 con i contatti che abbiamo inserito.

Figura 6: il documento di Microsoft Access 2007 con la lista dei contatti

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Usare i contatti di Microsoft Outlook 2007

Probabilmente il tuo database di contatti risiede in Microsoft Outlook 2007. Può essere pertanto utile usare tali contatti senza ricorrere all'uso di database esterni. Puoi accedere al database dei contatti aprendo la scheda Lettere, cliccando su Seleziona destinatari e selezionando dal menu l'opzione Seleziona dei contatti di Outlook. Come visibile nella figura 7, la finestra Destinatari Stampa unione mostra l'elenco completo di tutti i contatti. Se non vuoi inviare la comunicazione a tutti, deseleziona quelli che non ti interessano, facendo clic sulle caselle di controllo corrispondenti e aiutandoti eventualmente con l'opzione Filtro, che permette di raggruppare i contatti secondo un criterio stabilito.

Figura 7: il database dei contatti di Microsoft Outlook 2007 visto da Microsoft Word 2007

Articolo di Luca Bertolli (www.comefarea.it)

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