La stampa unione in Word 2007

Preparazione del documento

Abbiamo visto come creare o accedere a una lista di contatti; vediamo ora come realizzare la stampa unione utilizzando le funzioni messe a disposizione da Microsoft Word 2007. Per prima cosa, è necessario selezionare il tipo di documento. Apri la scheda Lettere e fai clic su Inizia stampa unione, dal menu che si apre seleziona il tipo di documento che vuoi creare. Naturalmente è possibile aprire un documento creato in precedenza. Una volta pronto il documento, vai nella scheda Lettere, fai clic su Seleziona destinatari e dal menu che si apre seleziona la fonte dati che desideri usare, con una delle seguenti opzioni:

Una volta selezionata la fonte dati, si attiva il gruppo Inserisci campi (figura 8) che ci permette di utilizzare i dati provenienti dalla lista di contatti per mappare, all'interno del documento, dei "segna posto" che verranno poi sostituiti con i dati dei contatti.

Figura 8: il gruppo Inserisci campi

Per aggiungere i "segna posto" nel tuo documento, fai clic nel punto dove vuoi inserire il campo. Sposta quindi il puntatore sopra a Inserisci campo unione, nel gruppo Inserisci campi. Come puoi vedere dalla figura 9, questo pulsante è diviso in due: cliccando sulla metà inferiore si apre un menu con l'elenco dei campi, seleziona quello che ti interessa per inserirlo nel documento.

Figura 9: selezione dei campi nel menu Inserisci campo unione

Una volta completato l'inserimento dei "segna posto", il tuo documento dovrebbe avere l'aspetto mostrato nella figura 10, dove i nomi dei campi del database sono contornati dai caratteri «», come per esempio «Nome». Queste etichette verranno poi sostituite dai dati reali durante la stampa o l'invio via posta elettronica.

Figura 10: il documento è pronto per essere stampato o inviato via posta elettronica

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Finalizza e unisci

Adesso che abbiamo completato il nostro documento, sia esso una busta, una lettera o un messaggio email, con l'assegnazione della lista dei contatti e l'inserimento dei campi, possiamo procedere alla stampa o all'invio via posta elettronica. Non prima però di aver visto un'anteprima del risultato dell'unione. Sempre nella schedaLettere, nel gruppo Anteprima risultati, fai clic su Anteprima risultati. Come puoi vedere nella figura 11, accanto al pulsante è presente un contatore con due frecce ai lati che ti permetterà di visualizzare il documento con i dati di ogni contatto inseriti.

Figura 11: l'anteprima del documento con i dati inseriti

Siamo finalmente pronti per stampare o inviare via posta elettronica il nostro documento. Apri il gruppo Fine e seleziona Finalizza e unisci, dal menu che si apre seleziona Stampa documenti, se desideri una copia cartacea dell'unione, o Invia messaggi se vuoi creare un messaggio di posta elettronica. In tal caso appare la finestra visibile in figura 12, che consente di specificare il campo contenente l'indirizzo di posta elettronica selezionandolo dal menu A:, inserire l'oggetto e il formato; se è presente della grafica usa il formato HTML.

Figura 12: la finestra Unisci a messaggio di posta elettronica

Una volta inseriti i dati necessari, fai clic sul pulsante OK: Microsoft Word 2007 elaborerà il documento e invierà direttamente la mail, usando l'account attivo in Outlook 2007. Nella figura 13 puoi vedere come arriverà il messaggio al destinatario.

Figura 13: il messaggio di posta elettronica personalizzato, come verrà ricevuto dal destinatario

Articolo di Luca Bertolli (www.comefarea.it)

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