Trovare informazioni, posta e allegati con Outlook 2007

Alla ricerca della cosa giusta

Ammettiamolo, spesso siamo un po' disordinati e, a peggiorare le cose, c'è la notevole quantità di posta e informazioni che riceviamo e gestiamo ogni giorno. Prima o poi sarà capitato a tutti di dover ritrovare una particolare email, un allegato o magari una nota nel calendario... come fare? Semplice: con il box Ricerca immediata di Microsoft Office Outlook 2007. Il motore di ricerca di Outlook 2007 è veloce quanto quello di Windows Vista, con il vantaggio di poter essere utilizzato anche su Windows XP. In questo caso, tuttavia, sarà necessario scaricare il componente Windows Desktop Search; Outlook 2007 ti chiederà di farlo tramite una finestra di dialogo.

Ricerca semplice

In tutte le componenti di Outlook 2007 - Posta elettronica, Calendario, Contatti, Attività, Note, Elenco cartelle e Collegamenti - la casella Ricerca immediata è sempre presente nella parte alta del riquadro centrale della finestra (vedi figura 1).

Figura 1: il campo Ricerca immediata

Eseguire ricerche è estremamente semplice. Per prima cosa selezionare il "luogo" dove si vuole cercare, sia esso una particolare cartella di posta, un calendario o un altro elemento, dopo di che digitare i termini della ricerca; se una parola chiave non basta è possibile aggiungerne altre, raffinando in questo modo la ricerca. Se ancora non dovesse bastare, è il caso di affidarsi alla ricerca avanzata che, come vedremo, permette di raggiungere velocemente l'obiettivo utilizzando strumenti più avanzati ma, non per questo, difficili da usare.

Ricerca avanzata

La ricerca semplice è utile per cercare stringhe di testo, per esempio in una email o in una nota, ma mettiamo che tu debba cercare un particolare messaggio di posta elettronica, spedito da una certa persona, in un determinato periodo di tempo e che contenga un allegato in formato PDF. Creare chiavi di ricerca simili a queste, o più complesse, è molto semplice. È sufficiente fare clic sulla doppia freccia posta accanto alla casella Ricerca immediata, per far apparire un ulteriore pannello con diverse opzioni. In figura 2, abbiamo configurato i parametri descritti nell'esempio.

Figura 2: il pannello di Ricerca avanzata

Per impostazione predefinita la ricerca avanzata mostra quattro box, configurabili scegliendo le opzioni dal menu accanto a ogni riquadro. È tuttavia possibile aggiungere altri riquadri, selezionandoli dal menu Aggiungi criteri contraddistinto dall'icona di una lente. Come puoi vedere nella figura 3, le opzioni disponibili sono davvero tante, ed è possibile utilizzarle anche tutte contemporaneamente.

Figura 3: l'utilizzo di tutte le opzioni di ricerca

Memorizzazione delle ricerche

Un ulteriore vantaggio delle funzioni di ricerca in Outlook 2007 è che il programma tiene traccia delle ultime dieci ricerche effettuate, permettendo di riutilizzarle in seguito. Pe accedervi è sufficiente fare clic sulla freccia posta nella casella Ricerca immediata e dal menu che appare selezionare Ricerche recenti.

Figura 4: il menu Ricerche recenti

Articolo di Luca Bertolli (www.comefarea.it)

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