Archiviare i dati in elenchi e tabelle con Excel 2007

Archiviare i dati in forma di elenco

Una raccolta dati si presenta in genere in forma grezza, come una tabella rettangolare le cui righe rappresentano i singoli casi, mentre le colonne, dette anche campi, sono le caratteristiche da considerare. Come esempio si prenda il foglio Palestra contenuto nella cartella di lavoro Excel Cap01.xls, disponibile per il download sul sito di Apogeo, e si osservi la figura 1.
Vi si trova l’elenco di alcuni giovani iscritti, con le rispettive quote versate. Ogni riga contiene quattro diversi campi: Nome, Sesso, Data di nascita e Versamento. Ogni riga,salvo quella di intestazione, rappresenta un record e l’intera tabella risulta quindi composta da otto record suddivisi in quattro campi. Ogni record contiene i dati di una singola persona.

Figura 1: esempio di tabella composta da otto record e quattro campi

Informazioni ricavabili dagli elenchi: somme e percentuali

L’elenco della figura 1, così come si presenta, risulta di scarso interesse perché contiene dati che dovranno subire ulteriori elaborazioni prima di fornire informazioni utili. Come punto di partenza ecco alcune delle domande che possono sorgere esaminando la tabella: quanto è stato incassato dalla palestra? Oppure, rispetto alla quota da pagare quanto ha versato ogni persona? Si tenterà di rispondere a queste due domande iniziando a utilizzare semplici formule e funzioni di Excel.

La somma dei versamenti si ricava con i seguenti passaggi:

Questa semplice procedura sarà senz’altro familiare a moltissimi lettori.

  Nota:

Se le righe sono tutte contigue, la stessa operazione può essere eseguita agevolmente facendo due volte clic in rapida successione sulla piccola icona Somma automatica posta in alto a sinistra nel gruppo Modifica della Barra multifunzione. La funzione =SOMMA() è molto utilizzata per sommare le celle, ma, soprattutto quando gli elementi da sommare sono pochi o non contigui tra loro, si può sempre utilizzare una formula diretta come =D2+D3+D4+… che possiede il pregio di essere semplice e immediata.

Uno dei vantaggi nell’impiego delle formule deriva dal fatto di aver creato un prospetto automatico. Infatti, cambiando uno qualsiasi dei valori nella colonna D, il risultato sarà sempre aggiornato automaticamente. Calcoliamo ora la percentuale dei versamenti effettuati rispetto alla quota complessiva che l’iscritto dovrà pagare. In Excel non esiste né un’icona né una funzione che aiuti l’utente nel calcolo di qualsivoglia percentuale semplificandone i passaggi. Occorre sempre scrivere una formula e copiarla nelle celle adiacenti. Si osservi il primo record della tabella della figura 1: Francesca ha versato 160 dei 320 euro della quota. Per calcolare la percentuale del versamento si ricorre a una semplice proporzione:

160 : 320 = x : 100

ovvero, svolgendo le operazioni:

x = 160:320•100 = 50%

Nelle formule di Excel in genere non si usa scrivere direttamente i valori da calcolare preferendo ricorrere ai riferimenti di cella. In questo caso:

Figura 2: come apparirà la tabella dopo il calcolo di somma e percentuali

  Nota:

In Excel si distinguono due tipi di riferimenti o indirizzi: relativi e assoluti. Gli indirizzi relativi si modificano automaticamente quando vengono copiati di cella in cella poiché fanno riferimento a una posizione relativa. Quelli assoluti sono contrassegnati dal simbolo $ anteposto alla colonna (per esempio $C2) oppure alla riga (C$2) oppure a entrambi ($C$2) e fissano rispettivamente colonna, riga o casella.

Nella figura 6 si vede chiaramente come la formula della cella E2 faccia riferimento alla cella D2 (indirizzo relativo) e alla cella C11. Copiando la formula una riga più in basso,la cella a destra rispetto alla E3 è diventata la D3, mentre la cella che contiene il divisore è sempre rimasta la C11 (indirizzo assoluto).

  Nota:

Per rendere assoluto un indirizzo è sufficiente premere ripetutamente il tasto F4 mentre viene scritta la formula. Riferendosi all’esempio mostrato comparirà in modo ciclico la sequenza $C$11, poi C$11 seguito da $C11, da C11, per riprendere il ciclo con $C$11 e via di seguito.

  Nota:

Per copiare il contenuto di una cella in quelle adiacenti occorre selezionare la cella da copiare (figura 3), posizionare il puntatore del mouse (croce bianca) accanto al quadratino nero in basso a destra fino a quando non assume la forma di una sottile croce nera (figura 4). A quel punto, tenendo premuto il tasto sinistro del mouse (il destro se il mouse è impostato per i mancini), si trascina la selezione in basso, fino all’ultima riga (figura 5) e si rilascia il pulsante. La formula verrà copiata e modificata cella per cella (figura 6).

Figura 3: il cursore ha la forma di una croce bianca

Figura 4: quando il cursore si avvicina al quadratino nero in basso a destra della cella selezionata assumerà la forma di una sottile croce nera

Figura 5: trascinare tenendo premuto il tasto del mouse per copiare la formula in tutte le celle della selezione

Figura 6: copiando una formula, Excel modifica automaticamente i riferimenti relativi (quelli senza il dollaro) adattandoli ad ogni casella

Figura 7: ecco il risultato finale

TAG:

Il libro

Analisi dei dati con Excel 2007 Utilizzare Excel per semplici operazioni è semplice. Utilizzare Excel per svolgere complesse analisi su patrimoni di dati è tutta un'altra storia: il software è dotato di grandi potenzialità, bisogna però imparare a sfruttarle. Ecco lo scopo di questo libro. In 240 pagine, tralasciando l'esplorazione di base data per acquisita, si parla di: archiviazione di dati in forma di elenco, rappresentazioni e raggruppamenti di dati, frequenze relative e cumulate, unione di dati da due tabelle, relazioni tra variabili e tabelle a doppia entrata, classificazione di dati, descrizione dell'andamento di una variabile, Tabelle Pivot, grafici e molto altro ancora. Il tutto corredato da esercizi per passare subito alla pratica con la versione 2007 di Excel.

L’autore
Francesco Borazzo, autore storico di Apogeo, è docente presso la Facoltà di Economia dell'Università del Piemonte orientale. La sua attività didattica gli ha permesso di approfondire lo studio di Excel adattandone l'utilizzo alla gestione di insiemi di dati sempre più complessi. Ha firmato anche la precedente edizione di Analisi dei dati con Excel, quella dedicata alla versione 2003.

Inizio pagina

1 - 3