Archiviare i dati in elenchi e tabelle con Excel 2007
Trasformare i dati con l’impiego delle formule: calcolare un’età
Nella tabella c’è il campo Data nascita che in genere risulta di scarso interesse. Come si può ricavare da una data l’età? Verrà ora costruita la formula agendo per passaggi successivi per non creare confusione. In Excel, una data rappresenta il numero di giorni trascorsi fino a quella data. In questo modo diventa possibile sommare o sottrarre date poiché vengono trasformate in operazioni tra semplici numeri.  Nota:Le date in Excel, così come in altri linguaggi di programmazione, vengono convertite automaticamente nel numero di giorni trascorsi da una data convenzionale che per Excel è il 1 gennaio 1900. Per esempio il 14 gennaio 1900 sarà il numero 14, mentre il 1 aprile 1980 sarà 29.312 perché tanti sono i giorni trascorsi dal primo dell’anno del 1900. Convertendole in numero diventa possibile eseguire diverse operazioni sulle date, come il calcolo della durata di un periodo o di un’età. Per verificare quanto detto, si inserisca una qualunque data in una casella (per esempio 31/12/2008). In Excel sarà automaticamente riconosciuto il formato data che verrà visualizzato in modo corretto. Facendo clic sull’icona Generale oppure Data nel riquadro Numeri della Barra multifunzione, sia aprirà la finestra con l’elenco dei formati (figura 8): facendo clic sulla riga Generale, la data si trasformerà in numero (se si è inserita la data prima indicata comparirà 39.813 vale a dire il numero di giorni trascorsi dal primo gennaio 1900). Si può anche provare il percorso contrario: scrivendo un numero intero positivo qualsiasi (per esempio 40.000),facendo clic su Generale e selezionando la riga Data in cifre apparirà la data corrispondente (06/07/2009).  Figura 8: nel riquadro Numeri si apre il menu a tendina con l’elenco dei formati Si osservi innanzitutto la seguente differenza: Data di oggi – Data nascita = numero giorni trascorsi in questo modo si ottiene il numero di giorni che sono trascorsi a partire dalla nascita a oggi. Per ricavare gli anni basterà dividere questo risultato per i 365 giorni di un anno o più precisamente per 365,25 dato che ogni quattro anni si presenta un anno bisestile. Si avrà quindi: Numero di giorni trascorsi : 365,25 = età in anni Per ottenere la data del giorno in un foglio Excel si utilizza la funzione =OGGI(). Se viene digitata in una cella, comparirà la data del giorno (o almeno quella che risulta dal computer). Applicando la formula, si otterrà un numero decimale che non corrisponde a quanto si intende abitualmente per età. L’ultima operazione da compiere consisterà quindi nel troncare le cifre dopo la virgola. Per evitare di incorrere in errori di approssimazione, si deve utilizzare la funzione =INT() in grado di troncare all’intero il numero fornito. Ricapitolando quanto finora scritto, ecco la formula da trascrivere nella cella F2 come si può osservare nella figura 9: =INT((OGGI()-C2)/365,25)  Figura 9: la formula per il calcolo dell’età in anni Nota:La funzione =OGGI() inserisce la data del giorno nella cella o nella formula in cui viene richiamata. È utile nel calcolo delle età perché a ogni apertura del foglio di Excel viene calcolata l’età, aggiornandola di volta in volta. La funzione =ADESSO() scrive oltre alla data anche l’ora nel formato gg/mm/aaaa hh:mm. Nota:Nell’esempio riportato le parentesi sono obbligatorie. In genere è sempre consigliato inserirle nelle formule perché ne viene di gran lunga migliorata la leggibilità. Nota:Quando si utilizzano per la prima volta funzioni sconosciute come OGGI() o INT() o si cerca di scrivere una formula, è sempre utile provarne il funzionamento in una cella separata. Per esempio scrivendo =INT(3,8) si otterrà 3 (e non 4) e in questo modo sarà più agevole comprendere che la funzione tronca il numero e non lo arrotonda. Dopo aver calcolato l’età, la colonna della data di nascita può risultare superflua e quindi è conveniente nasconderla oppure eliminarla del tutto. Nota:Eliminare definitivamente una colonna le cui celle vengono richiamate in qualche formula comporta il rischio di vedere apparire l’errore #RIF! proprio perché è stato eliminato il riferimento alla cella. Per ovviare all’inconveniente, sarà opportuno copiare le celle contenenti la formula in un’altra posizione, incollandole come valori, ossia chiedendo a Excel di sostituire il contenuto della cella (la formula che avete scritto) con il valore corrispondente (nel caso dell’esercizio sostituendo alla formula per calcolare l’età il suo risultato). Per eseguire questa operazione selezionare prima di tutto le celle ,fare clic sull’icona Copia, selezionare la prima cella di destinazione, fare clic su Incolla e nella finestra che si aprirà selezionare la riga Incolla valori: le formule verranno sostituite con i valori finali. A questo punto, tolto ogni riferimento, è possibile eliminare sia la colonna iniziale sia la colonna con la formula, per cui rimarrà solo la colonna con i valori copiati. La procedura per copiare solo i valori contenuti nelle caselle eliminandone le formule si basa su pochi passaggi:
 Figura 10: il comando Copia sulla scheda Home  Figura 11: il comando Incolla valori TAG:
Francesco Borazzo, autore storico di Apogeo, è docente presso la Facoltà di Economia dell'Università del Piemonte orientale. La sua attività didattica gli ha permesso di approfondire lo studio di Excel adattandone l'utilizzo alla gestione di insiemi di dati sempre più complessi. Ha firmato anche la precedente edizione di Analisi dei dati con Excel, quella dedicata alla versione 2003.
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