La dimensione della cassetta postale

Gestione della dimensione

Ci sarà sicuramente già capitato di inviare messaggi e vederli tornare indietro perché la casellapostale del nostro destinatario aveva ormai esaurito lo spazio disponibile. Lo spazio riservato allacasella di posta, infatti, pur essendo talvolta molto vasto, è comunque limitato. È quindi importanteconoscerne la dimensione, considerando anche il fatto che quando una cassetta postale èpiena, alcuni provider di posta elettronica non recapitano i messaggi oppure eliminano i menorecenti. Impariamo allora a gestire la nostra cassetta postale, per preservarne sempre l’integrità.

Una cassetta postale è composta da varie sottocartelle che, sommate tra loro, danno la dimensione totale della cassetta. Ogni volta che in Outlook si inviano e si ricevono messaggi, si fissano appuntamenti, si creano attività o note e si registrano voci di diario, nuovi file vengono inseriti in queste cartelle e la cassetta postale inizia a riempirsi. Per conoscere quindi la dimensione della nostra casella in Outlook e capire se si sta raggiungendo il limite massimo consentito è necessario visualizzare l’Elenco cartelle.

Nota:

Se la nostra posta viene ospitata su un server, i limiti alla dimensione della cassetta postale saranno impostati da un amministratore di sistema. Tali limiti possono variare da 1 a oltre 90MB. È quindi importante conoscerli, in modo da controllare i nostri messaggi ed evitare brutte sorprese. Quando si raggiunge il limite fissato per la propria cassetta, infatti, è possibile che l’amministratore inizi a limitarne gradualmente le funzionalità.

L’Elenco cartelle permette di controllare la dimensione della cassetta postale e delle cartelle che la compongono; per visualizzarlo occorre fare clic su Elenco cartelle dal menu Vai. Dalla finestra di dialogo che si apre facendo clic su Dimensioni cartelle potremo così conoscere in dettaglio la dimensione totale della cassetta postale e delle singole cartelle. In questo modo potremo identificare immediatamente le cartelle che devono essere svuotate o riordinate per liberare spazio utile.

Non è importante conoscere soltanto la dimensione della propria casella, ma anche quella dei messaggi in essa presenti e di quelli che inviamo. Se vogliamo ridurre la dimensione totale della cassetta postale o di una specifica cartella di posta elettronica, una strategia può essere quella di archiviare i messaggi ricevuti in base alle loro dimensioni. Per raggruppare i messaggi ricevuti in base alla dimensione occorre scegliere la voce Posta elettronica dal menu Vai.

Se non ancora visualizzata, facciamo quindi clic sulla cartella Posta in arrivo. Facciamo poi clic su Disponi per dal menu Visualizza e scegliamo la voce Dimensioni. Controlliamo poi che nel sottomenu Disponi per sia selezionata anche l’opzione Mostra in gruppi. I messaggi presenti nella cartella Postain arrivo saranno così ordinati in base alla loro dimensione in diversi gruppi come Minuscolo (inferiore a 10KB), Piccolo (da 10 a 25KB), Medio (da 25 a 100KB) e così via.

È possibile poi stabilire l’ordine di visualizzazione dei messaggi a seconda della loro dimensione. Possiamo infatti visualizzarli in ordine crescente o decrescente; per variare l’ordine dobbiamo fare clic sulla colonna nella parte superiore della cartella Posta in arrivo: nel primo caso si dovrà visualizzare la voce Più piccolo all’inizio, nel secondo invece dovremo far apparire la voce Più grande all’inizio.

Nota:

Il campo Dimensione di ciascun messaggio è compreso per impostazione predefinita nella maggior parte delle visualizzazioni incorporate, per cui per visualizzarlo basterà fare spazio nell’elenco dei messaggi.

Conoscere la dimensione del messaggio prima di inviarlo è un utile accorgimento per evitare di congestionare la casetta postale del destinatario o di inviare a persone con connessioni lente messaggi troppo grandi. Per conoscere la dimensione di un messaggio è possibile salvarne una copia, una volta che è stato terminato, nella cartella Bozze, facendo clic su File, Salva nella finestra di creazione del messaggio. Andando poi a cercare questo messaggio nella cartella, sarà possibile conoscerne le dimensioni ed eventualmente modificarlo.