Esportare PDF con Office 2007

Una delle novità più interessanti di Office System 2007 è la possibilità di salvare un file in formato PDF senza l’ausilio di programmi esterni.

Con le precedenti versioni era possibile solo con l’integrazione di applicativi di terze parti o se sul computer era installato Adobe Acrobat.
Inventato da Adobe, il formato PDF (Portable Document Format) è una specifica pubblica utilizzata da consorzi standard in tutto il mondo per la distribuzione e lo scambio di documenti elettronici affidabili e sicuri.
Il formato Adobe PDF è stato adottato da aziende ed enti pubblici di tutto il mondo per ottimizzare la gestione dei documenti, aumentare la produttività e ridurre l’utilizzo del formato cartaceo. È il formato standard utilizzato per inviare elettronicamente l’approvazione dei farmaci alla FDA (ente americano per il controllo di alimenti e farmaci) e per archiviare la documentazione elettronica presso i tribunali federali degli Stati Uniti. È anche il formato adottato da gennaio 2007 come standard per l’invio della documentazione elettronica all’Agenzia delle Entrate italiana.

Per visualizzare un documento PDF, basta avere Adobe Acrobat Reader. Si tratta di un software molto semplice da reperire: spesso lo si trova nei CD allegati alle riviste di informatica, oppure è possibile scaricarlo gratuitamente dal sito di Adobe (www.adobe.it).
Acrobat Reader è disponibile per molte piattaforme (Windows, Macintosh, Linux, Unix…), il che permette di scambiare i propri documenti anche con chi usa sistemi operativi diversi dal nostro.

PDF è un formato basato su PostScript che permette di mantenere l’esatta formattazione di un documento. Un documento PDF mantiene la stessa formattazione sul video e sulla carta, per qualsiasi piattaforma. Permette anche di incorporare i font utilizzati per la creazione del documento, in modo che essi possano essere poi utilizzati per riprodurre il documento correttamente. Fino a questa ultima versione non era possibile produrre file PDF direttamente dai programmi Office, a meno di non istallare programmi aggiuntivi come PDF995 (www.PDF995.com) o utilizzare Adobe Acrobat che, nella sua ultima versione, la 7, permette di inserire direttamente all’interno di Office dei pulsanti con cui avviare la conversione.

Ora il nuovo Office 2007 permette di convertire i documenti Word, le cartelle di lavoro Excel, le presentazioni PowerPoint, le tabelle, le maschere o i report Access, i documenti Publisher e così via direttamente dal programma con cui li avete creati, senza bisogno di ricorrere ad applicativi esterni.

  Nota:

Il file PDF vi permette di mantenere le immagini statiche che avete inserito nei vostri file, ma non le animazioni, i suoni i video o le transizioni (del resto è un formato destinato principalmente alla stampa).

È bene ricordare che Office non è in grado di modificare un documento PDF esistente o generato da lui stesso.
Se avete bisogno di modificare un PDF che avete creato con Office, dovete riaprire il file Office (.docx, .doc, .xlsx, .xls, …) da cui siete partiti, apportare le modiche che vi occorrono e, quindi, generare nuovamente il file PDF.

Installare il componente che permette la conversione

Per poter effettuare la conversione in PDF, occorre installare un componente aggiuntivo che dovete prima scaricare dal sito Microsoft.
Il modo più semplice per avviare il download di questo componente è aprire la guida in linea di uno dei programmi Office (nelle nostre immagini abbiamo usato Excel) ed effettuare una ricerca con la chiave PDF (Figura 1).

Figura 1: La guida in linea di Excel

Fate clic sulla voce Abilitazione del supporto per altri formati di file come PDF e XPS. scorrete la pagina e individuate il collegamento Componente aggiuntivo di Office 2007: Salvataggio in formato PDF o XPS (Figura 2) che vi porterà alla pagina del sito Microsoft da cui effettuare il download (Figura 3).

Figura 2: Aggiungere un componente a Office

Figura 3: La pagina del sito Microsoft da cui avviare il download

Scegliete di effettuare il download della versione italiana del componente, poi premete il pulsante Continua. Verrà avviata una procedura di verifica del software Office installato sul vostro computer: solo se questo risulterà originale vi verrà permesso di accedere al download.
Durante la fase di verifica vi verrà chiesto di installare un apposito componente ActiveX: potete farlo in tutta tranquillità (del resto non avete altra scelta) e attendete che la verifica si completi. Solo ora il pulsante Download sarà disponibile (Figura 4).

Nella finestra del download scegliete se volete installare subito il componente (Esegui il programma dalla posizione corrente) oppure salvarlo sul vostro computer (Salva l’applicazione su disco). Se scegliete questa seconda soluzione, otterrete il file SaveAsPDFandXPS.exe. Fate doppio clic su di esso per avviare l’installazione (Figura 5).

Figura 4: Ora è possibile avviare il download

Figura 5: Installare il componente per PDF

Alessandra Salvaggio - Titolare di uno studio di consulenza informatica che si occupa di pubblicazioni, formazione e web authoring. Da anni tiene corsi di informatica presso centri di formazione professionale, scuole e aziende. Collabora con riviste di informatica e grafica. Per Edizioni FAG è autrice di manuali di scrittura, formulari e varie guide su MS Office, macro e VBA. Articolo tratto da: Alessandra Salvaggio, Microsoft Office System 2007 e Office Online, EDIZIONI FAG, 2007.

Inizio pagina

1 - 2