Usare un file di Excel da più computer

Per permettere a qualcuno di collaborare alla revisione di un foglio di calcolo occorre per prima cosa condividere la cartella di lavoro. Apriamo il file di Excel che vogliamo condividere e selezioniamo il comando Condividi Cartella di Lavoro dal menu Strumenti. In questa finestra spuntiamo la casella Consenti modifiche contemporaneamenteda più utenti e unione cartelle di lavoro e facciamo clic su OK. Scegliamo quindi la posizione in cui salvare il file. Per abilitare poi la protezione del file selezioniamo Strumenti, Protezione, Proteggi econdividi cartella di lavoro. Salviamo il file in rete e chiudiamolo.

  Nota:

Per consentire l’accesso a più utenti si deve salvare il file in una cartella condivisa in rete, oppure utilizzare la posta elettronica nel caso in cui non si disponga di una rete locale.

Microsoft Windows SharePoint Services è un servizio di Windows Server 2003 che permette di creare una sofisticata infrastruttura di collaborazione per un gruppo di lavoro, in modo da velocizzare i tempi di lavoro e non perdere le modifiche di ciascun utente collegato in rete.

Per accedere al documento condiviso apriamo la cartella da Risorse di rete e poi effettuiamo le modifiche. È possibile in questo modo anche che più persone lavorino contemporaneamente allo stesso file. Per avere a disposizione tutti gli strumenti per integrare le revisioni, selezioniamo il comando Visualizza,Barre degli strumenti, Commento. Dalla barra selezioniamo il pulsante Aggiorna file, per caricare le modifiche più recenti salvate dagli altri utenti.

Le celle modificate da altri utenti sono contrassegnate da un triangolo che ne copre l’angolo superiore sinistro. Per controllare le annotazioni di Excel selezioniamo la cella e posizioniamo il cursore del mouse al suo interno. Comparirà così una nota che ci segnala il nome dell’autore della modifica, la data e l’ora in cui è avvenuta e il tipo di modifica effettuata. Queste modifiche possono essere accettate o rifiutate grazie al comando Strumenti, Revisioni, Rivedirevisioni. Impostiamo le nostre preferenze e facciamo clic su OK.

Grazie a questa procedura automatica, Excel ci permette di scorrere tutte le revisioni per accettarle o rifiutarle. Per ciascuna cella si ha l’elenco dei valori che essa ha assunto nel corso delle successive modifiche e la possibilità di selezionarlo per tornare indietro. Non tutti gli utenti che hanno i privilegi per consultare il foglio di lavoro potrebbero avere la possibilità di modificarlo. Per limitare questo privilegio usiamo i comandi del menu Strumenti, Protezione.

Grazie a Consenti agli utenti la modifica degli intervalli è possibile impostare una password per le zone del foglio di lavoro che si vogliono rendere disponibili per la modifica. Gli utenti più esperti possono anche associare autorizzazioni specifiche per i diversi ruoli e gruppi di utenti e creare un riepilogo. Per attivare le aree protette facciamo clic su Proteggifoglio, scegliamo la password e impostiamo le operazioni consentite sugli intervalli protetti.

Quando gli utenti non si trovano in rete locale è possibile continuare a usare le funzioni di revisione di gruppo tramite la posta elettronica. Per sottoporre un documento per la revisione usiamo il comando File, Invia a, Destinatario di posta elettronica(per revisione). L’utente scelto riceverà il file allegato a un messaggio di posta elettronica. Dopo aver effettuato le modifiche, potrà sottoporle al mittente con il pulsante Rispondi conmodifiche della barra degli strumenti Revisioni.

  Nota:

Tramite il comando Strumenti, Area di lavoro condivisa è possibile accedere a funzioni avanzate per il lavoro di gruppo in rete; tuttavia, per poter utilizzare questa funzionalità, è necessario usare Microsoft Windows SharePoint Services.

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