Per creare una firma di posta elettronica, apriamo Outlook e scegliamo la voce Opzioni dal menu Strumenti. Nella finestra che si apre selezioniamo quindi la scheda Formato posta e poi facciamo clic sul pulsante Firme. In questa finestra, al momento vuota, verranno raccolte tutte le firme da noi create, dato che Outlook dà la possibilità di definire più di una firma, in modo tale da averne una adatta a ogni contesto (amici, lavoro, Pubblica Amministrazione ecc.).  Nota: La funzionalità di Outlook che stiamo esaminando, ovvero la possibilità di inserire nei propri messaggi di posta elettronica una firma personale predefinita e adattabile a diversi contesti, non deve essere confusa con la firma digitale. La firma elettronica di Outlook è semplicemente una funzionalità per migliorare l'aspetto e la professionalità dei nostri messaggi, mentre la firma digitale ha un valore legale e conferisce autenticità alle nostre email. Non si tratta quindi di una funzionalità di un programma, ma di un vero e proprio certificato digitale, che deve essere richiesto presso Enti specifici.  In questa finestra possiamo assegnare un nome alla nuova firma che ci apprestiamo a creare. In questo modo sarà più facile distinguere le varie firme e scegliere in modo immediato quella che fa al caso nostro.Per assegnare un nome a una firma di posta elettronica facciamo clic su Nuovo all’interno della finestra di dialogo Crea firma. Inseriamo quindi il nome alla firma nella relativa casella di testo e spuntiamo la voce Iniziacon una firma vuota. Facciamo quindi clic su Avanti.  A questo punto è necessario digitare o incollare da un documento personale il testo della firma nel relativo riquadro. Se il testo viene digitato, è necessario premere il tasto Invio al termine di ogni riga. Se poi si preme Invio al termine di un indirizzo di posta elettronica, quest’ultimo diventa automaticamente un collegamento ipertestuale. In questa finestra sono poi presenti alcuni pulsanti che permettono di effettuare delle modiche sul testo e sul suo allineamento, per migliorare la presentazione grafica della nostra firma.  Facendo clic sul pulsante Carattere si apre una finestra in cui è possibile specificare il tipo di carattere, lo stile, la dimensione e il colore del testo della nostra firma. Il pulsante Paragrafo consente invece di definire l’allineamento del testo. Le scelte sono tre: a sinistra, al centro o a destra. L’allineamento a sinistra è in genere la scelta più comune, ma è possibile anche disporre la firma in posizione centrata rispetto al messaggio. Dopo aver effettuato le modifiche necessarie, facciamo clic su Fine. Nota: Nella finestra di dialogo Modifica firme, il pulsante Cancella serve per cancellare interamente il contenuto della sezione Testo della firma, mentre il pulsante Modifiche avanzate avvia il programma Microsoft Front Page, per modificare con funzionalità avanzate la nostra firma. La firma appena creata è stata così automaticamente inserita nell’elenco Per i nuovi messaggi all’interno della finestra di dialogo Opzioni. A questo punto, i nuovi messaggi di posta elettronica che scriveremo conterranno automaticamente la firma creata all’interno del testo. Se desideriamo invece inviare messaggi senza la nostra firma, dobbiamo scegliere la voce <Nessuno> dall’elenco Per inuovi messaggi e verificare che la stessa voce sia selezionata anche nella casella Per i messaggi di risposta e inoltrati. Confermiamo facendo clic su OK.  Anche se la firma viene inserita automaticamente nei messaggi, è possibile modificarla per un particolare messaggio. È sufficiente selezionarla e fare le modifiche necessarie all’interno del messaggio. Per eliminare invece la firma in un messaggio, è sufficiente selezionarla e premere poi il tasto CANC sulla tastiera. Se poi desideriamo cambiare una firma in modo che la modifica venga applicata a tutti i messaggi, dobbiamo partire dal passaggio iniziale di creazione della firma e, quando raggiungiamo la finestra Crea firma, selezionare la firma che si desidera cambiare e infine cliccare sul pulsante Modifica.
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