Un’immagine vale più di mille parole: convertire aridi dati numerici in grafici ne aumenta la spettacolarità e l’utilità. In questo articolo ci occuperemo dei grafici. Word, Excel e PowerPoint condividono le stesse caratteristiche. Word e PowerPoint, infatti, non devono più utilizzare Microsoft Graph per creare grafici, ma ricorrono alle funzionalità già presenti in Excel.
Grazie al ricorso a Excel, è possibile avvalersi anche in Word e PowerPoint di tutte le caratteristiche più avanzate per la creazione e gestione di un grafico, come l’uso delle formule o la possibilità di filtrare e ordinare i dati. È anche possibile collegare il grafico a una sorgente di dati esterna, come Microsoft SQL Server and Analysis Services (OLAP), in modo da tenere sempre aggiornate le informazioni mostrate nel grafico. Il foglio Excel che contiene i dati può essere salvato all’interno del documento Word o della presentazione PowerPoint, oppure in un file separato. Quest’ultima opzione consente di contenere le dimensioni della presentazione o del documento. Generare il graficoSe desiderate che il foglio Excel che contiene i dati per il grafico sia salvato all’interno del file Word o PowerPoint, seguite la procedura che vi presentiamo in questo paragrafo.
In Word potete avviare la creazione di un grafico dalla scheda Inserisci, nel gruppo Illustrazioni, con il pulsante Grafico. In PowerPoint, invece, occorre innanzitutto inserire una diapositiva con un layout adatto a contenere un grafico, dopodiché potete procedere come in Word, oppure fare clic sull’icona al centro del segnaposto che conterrà il grafico (Figura 1). Figura 1 - Inserire un grafico in una presentazione PowerPoint Da questo punto in avanti la procedura è identica in Word e in PowerPoint. Il nostro esempio è tratto da PowerPoint, ma potete tranquillamente ripetere la procedura pari pari in Word. Per prima cosa, appare la finestra Inserisci grafico, nella quale dovete scegliere la categoria di grafico che volete inserire, seguita dal tipo. Dopo aver scelto il tipo di grafico che desiderate verrà inserito in PowerPoint o Word un grafico di esempio e verrà creato un nuovo foglio Excel con i dati per il grafico. Le finestre di PowerPoint o Word appariranno affiancate a quella di Excel.
Notate, innanzi tutto, che il file di Excel ha già un nome (lo vedete sulla barra del titolo): si chiama, infatti, Grafico in Microsoft Office PowerPoint (o Word) e non occorre salvarlo né assegnargli un nome. Si tratta solo di un file di appoggio gestito automaticamente da PowerPoint o Word. Portatevi su Excel e modificate i dati di esempio come vi occorre: quando ritornerete in PowerPoint (o Word) il grafico verrà aggiornato (Figura 2).  Figura 2 - Le finestre di PowerPoint ed Excel affiancate Osservate il foglio Excel: l’ultima cella che contiene dati da usare nel grafico è contraddistinta da un angolino blu (Figura 3). Figura 3 - L’ultima cella dei dati del grafico Man mano che vi spostate verso il basso (o verso destra) nel foglio di lavoro per inserire nuove righe (o nuove colonne) di dati per il grafico, l’angolino blu si sposta per comprendere i nuovi dati.
Se copiate i dati per il grafico e li incollate nel foglio Excel che li deve contenere, invece di scriverli direttamente, è possibile che l’angolino non si sposti e, quindi, il grafico non mostri tutti i dati (anche se questi sono presenti nel foglio Excel). In questo caso, occorre che spostiate manualmente l’angolino blu, in modo da porlo sull’ultima cella che contiene i dati per il grafico.
Per spostare l’angolino, portatevi con il mouse su di esso e, quando il puntatore diventa una freccia a due punte, iniziate a trascinare fino a comprendere tutti i dati che vi occorrono: un contorno grigio indicherà l’area che sarà utilizzata per il grafico.
Vi basterà salvare il file PowerPoint o Word per salvare automaticamente anche il file Excel con i dati. Se chiudete il file PowerPoint o Word verrà chiuso anche il file Excel. Per riaprire il file Excel, con il file PowerPoint o Word aperto, basterà fare clic sul grafico e visualizzare la scheda Progettazione degli Strumenti grafico. Qui troverete il pulsante Modifica dati (Figura 4).  Figura 4 - Visualizzare i dati di origine del grafico Office 2007 vi consente anche di creare un grafico sulla base di un file Excel già esistente, quindi già salvato con un nome.
Aprite il file Excel con dati e generate il grafico che desiderate, poi copiatelo e incollatelo in PowerPoint o Word.  Nota: In PowerPoint, prima di incollare il grafico inserite una diapositiva con un layout adatto a ospitarlo, quindi selezionate il suo segnaposto. Solo dopo queste operazioni potete incollare il grafico. Il grafico si ridimensiona per adeguarsi allo spazio della diapositiva o della pagina. Salvate il file PowerPoint o Word.
Se scegliete questa soluzione dovete ricordarvi di non eliminare il file Excel originale, altrimenti, sebbene il grafico in PowerPoint o Word rimanga visibile, sarà impossibile modificarlo.
 | Alessandra Salvaggio - Titolare di uno studio di consulenza informatica che si occupa di pubblicazioni, formazione e web authoring. Da anni tiene corsi di informatica presso centri di formazione professionale, scuole e aziende. Collabora con riviste di informatica e grafica. Per Edizioni FAG è autrice di manuali di scrittura, formulari e varie guide su MS Office, macro e VBA.
Articolo tratto da:
Alessandra Salvaggio, Microsoft Office System 2007 e Office Online, EDIZIONI FAG, 2007. |
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