D'accordo, la carta è comoda da utilizzare e, rispetto a un monitor, ci risparmia a volte qualche mal di testa. Se dobbiamo consultare pagine e pagine di dati o report, è impensabile di farlo a video. Ma quante volte nel corso della giornata lavorativa abbiamo a che fare con così tante informazioni? Spesso stampiamo report di una pagina sola, oppure articoli trovati su Internet o addirittura le email. L'operazione di stampa ha uno spiacevole inconveniente: "estrae" in maniera irreversibile le informazioni dal computer, creandone una duplicazione. Quando andremo a rileggere la mail stampata non sarà più immediato rispondere: dobbiamo ritrovare la stessa email sul computer o l'indirizzo email del mittente. Quindi, molto probabilmente non risponderemo nemmeno. O non in forma di email. Secondo David Lam, autore di Winning the Paper Chase, la carta è assolutamente inefficiente per i seguenti motivi: | • | La condivisione delle informazioni su carta implica una loro duplicazione con conseguente perdita del controllo. | | • | L'archiviazione e il reperimento delle informazioni diventa incredibilmente difficile al crescere di queste. | | • | La carta richiede spazio. E lo spazio costa. | | • | La carta non è una soluzione permanente, in quanto si può facilmente deteriorare con il tempo. |
D'altra parte per le sue proprietà di accesso alle informazioni, praticità di utilizzo e qualità di lettura la carta rimane uno strumento difficilmente sostituibile. L'evoluzione verso l'ufficio senza carta è un percorso molto più lungo di quello che, anni fa, ci avevano promesso. Solo adesso, infatti, si inizia a parlare concretamente di fattura elettronica. E l'archiviazione elettronica dei documenti viene finalmente riconosciuta a livello legale e normativo, grazie a due leggi entrate in vigore all'inizio del 2004. Ora, se la dipendenza dalla carta è un fatto assodato, non deve diventare un alibi per non attivare procedure e iniziative che ne limitino sprechi e abusi. Sprechi perché comunque si tratta di una risorsa limitata e abusi perché molto spesso il suo uso non solo è inutile ma controproducente a livello di produttività e di efficienza. Se anche il traguardo del paperless office è lontano e probabilmente asintotico, possiamo iniziare ad attuare alcuni banali accorgimenti nel lavoro di tutti i giorni. 1. | Non stampare le email. D'accordo, sono più comode da leggere, ma i vantaggi finiscono qua. Ritrovare una vecchia mail è molto più facile con una ricerca sul computer che in una pila di fogli sulla scrivania. Peggio ancora quando vogliamo inoltrare la mail o condividere le informazioni in essa contenute. | 2. | Revisionare i documenti in formato elettronico. Le revisioni di Word consentono di tenere traccia delle modifiche, con l'autore e la data. In un unico documento si possono raccogliere gli interventi di diverse persone, senza duplicazioni inutili e, una volta approvate le modifiche, il documento sarà già pronto senza bisogno di trascrivere le annotazioni in formato elettronico. | 3. | Non stampare i dati da condividere con il proprio team, per esempio i dati di vendita. Su un foglio di carta sarà impossibile eseguire analisi di qualunque tipo. Molto meglio condividere un foglio di Excel su un server, eventualmente impostando i permessi in modo che solo chi è autorizzato possa vedere o modificare il suo contenuto. |
 | Alberto Mari
Small Business Portal Manager
Microsoft Italia |
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