C’è poi il rito del “mio dio sono stato via una settimana chissà quante email troverò al ritorno”. A fine facanze è usuale confrontarsi e sfidarsi a chi ha il maggior numero di messaggi non letti. Oggi che lo spam è tenuto a bada dai nuovi software i numeri si sono ridotti, ma qualche anno fa mi capitava, al rientro dopo tre settimane in agosto, di avvicinarmi pericolosamente ai mille messaggi non letti. Molta spazzatura, d’accordo, ma quasi impossibile identificare gli altri. Ecco allora le diverse strategie che ciascuno adotta per fare ordine. L’obiettivo comune è riorganizzare i messaggi per trovarli più facilmente in seguito, le tecniche adottate invece sono molto diverse. Relazionale
Per il carattere relazionale l’email è essenzialmente uno strumento di relazione tra le persone, quindi il primo elemento di distintività di un messaggio è il mittente. Quando andrà a cercare una mail in un secondo tempo, si ricorderà di chi l’ha mandata prima di ricordarsi il resto. Motivo per cui organizzerà i messaggi arrivati archiviandoli a seconda del mittente. Dato, però, che i mittenti tendono a diventare tanti, all’interno di questa categoria si distinguono due sottogruppi. Da un lato i relazionali moderati, che raggruppano in cartelle più grandi con una categoria logica, per esempio fornitori o partner. Dall’altro lato i relazionali radicali che oltre al mittente non vedono altro, motivo per cui li organizzano in cartelle tipo A-M, N-Z.
Tassonomico
Il carattere tassonomico organizza le email per argomento, in un albero delle categorie. Per esempio: contratti, nuovi progetti, proposte, reclami, e così via. Ha i suoi pregi: per esempio permette di scegliere se iniziare bene la giornata (leggendo le proposte) o male (reclami). Lo svantaggio è che l’archiviazione va fatta completamente a mano spostando i messaggi man mano che arrivano. Non è possibile infatti impostare regole automatiche di archiviazione. Più l’albero assume una struttura complicata (proposte/valutate/positive/da_rispondere) più il sistema fagocita sè stesso e l’obiettivo di risparmiare tempo nella ricerca viene completamente vanificato dalla quantità di tempo impiegata nell’impresa.
Ordinato
L’ossessione del carattere ordinato è quella di avere cartelle di archivio tutte della stessa dimensione. Se un fornitore, con cui lavorano spesso, invia la stessa quantità di email di tutti gli altri fornitori messi insieme, è naturale separarli in due cartelle: il primo da solo e tutti gli altri in una cartella “altri fornitori”. Data la rapidità con cui mutano le condizioni, il carattere ordinato è perennemente occupato a spostare messaggi già archiviati da una cartella all’altra, crearne di nuove, rinominare le vecchie. Il vantaggio è che sa esattamente a memoria dove si trova ogni singolo messaggio.
Pragmatico
Usa una parte di classificazione per mittente e una parte tassonomica, raggruppando i mittenti di serie A in una cartella identificata dal nome della persona o della società, mentre tutti gli altri, quelli che scrivono ogni tanto, saranno archiviati secondo l’argomento a cui si riferiscono. Utile per chi ha ben chiaro chi sono i suoi contatti privilegiati, questo sistema ha tuttavia lo svantaggio di irrigidirsi rapidamente. Come gestire la promozione da serie B a serie A?
Pigro
Non archivia. Le email arrivano e vanno a finire tutte insieme in un unica cartella Posta in arrivo. Ha bisogno di trovare un messaggio inviato da un mittente particolare o che nell’oggetto contiene una parola specifica? Usa gli strumenti di ricerca. E una volta ogni tanto, quando l’amministratore del server inizia a chiamarlo per svuotare la posta, prente in blocco tutto e lo mette in una cartella tipo gennaio-marzo_2006, pronto a ripartire. Questa è la mia categoria. Da un paio d’anni, dopo essere stato un accanito sostenitore del metodo tassonomico, ho deciso di optare per il sistema a minima entropia. Richiede qualche secondo in pù per ritrovare un messaggio, soprattutto sui computer non velocissimi. Ma il tempo risparmiato saltando il processo di archiviazione ripaga abbondantemente. Provatelo.
 | Alberto Mari
Small Business Portal Manager
Microsoft Italia |
| |
