1. | Fate ordine nelle cartelle
I giorni prima di una pausa lavorativa di due o tre settimane sono il momento migliore per fissare il lavoro fatto, mettere un po’ d’ordine nelle cartelle, chiudere i progetti completati trasferendoli in altre cartelle del computer e lasciare in una directory “Lavori in corso” solo i progetti effettivamente aperti. Più sono in ordine i progetti e meno tempo impiegheremo al rientro per riprendere in mano il lavoro.
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2. | Svuotate la casella di posta elettronica
Le mailbox si riempiono continuamente e hanno la straordinaria capacità di raggiungere il limite massimo consentito dall’amministratore di rete proprio il giorno dopo che siamo partiti per i mari del sud. Il rischio è che i messaggi inviati durante la nostra assenza possano tornare indietro al mittente con un errore se la nostra casella di posta è piena. È il momento migliore per fare un backup e salvare i messaggi vecchi in un file di archivio. Per chi usa Microsoft Outlook: File/Esporta/Esporta in un file e scegliere di salvare in un file .PST (il formato di archiviazione di Outlook). Il programma creerà un unico file con tutta la struttura di cartelle e messaggi. Attenzione, il file creato potrebbe essere molto grande, anche più grande della capacità di archiviazione di un CD-ROM. Per questo motivo l’archiviazione andrebbe fatta a scadenze abbastanza frequenti, per esempio ogni trimestre.
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3. | Backup del computer
Prima di partire è bene archiviare tutte le cartelle di lavoro su un CD-ROM. È soprattutto una questione di sicurezza: se abbiamo deciso di portare il laptop in vacanza, la possibilità di un problema tecnico, un guasto o un furto sono più elevate. Inoltre, se avete fatto ordine come indicato sopra, è il momento migliore per fotografare la situazione lavorativa.
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4. | Cambiate la password
Da quanto tempo non cambiate la password? Più di tre mesi? Allora è tempo di farlo. La password di accesso al computer o di collegamento al dominio di rete nell’azienda è la vostra chiave elettronica. Cambiarla è un’operazione semplicissima, una questione di pochi secondi. Se fosse così semplice cambiare la serratura di casa sicuramente lo faremmo molto più spesso e in particolare prima di andare in ferie.
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5. | Aggiornate i server
E tutti i computer che rimarranno accesi e collegati a Internet durante la chiusura. È importante installare tutti gli ultimi aggiornamenti per la sicurezza (Programmi/Windows Update) e scaricare gli aggiornamenti per l’antivirus anche all’ultimo minuto. In questo modo i computer in rete saranno meno vulnerabili agli attacchi durante la vostra assenza. Se il server non esegue un lavoro critico per la connettività dell’azienda forse vale la pena di spegnerlo (per esempio un print server).
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6. | Messaggio automatico “Fuori ufficio”
È importante che chi sta lavorando in Agosto riceva una risposta alle mail. Soprattutto per chi lavora con l’estero, dove Agosto è un mese come tutti gli altri: se un cliente rimane per tre settimane senza una risposta potrebbe formarsi delle strane opinioni sulla nostra azienda. Se invece riceve un messaggio automatico con le date della nostra assenza dall’ufficio e un numero di telefono per le emergenze, l’esperienza è sicuramente migliore.
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7. | Una lista delle cose da fare come appuntamento
Il primo giorno al rientro dalle vacanze è notoriamente poco produttivo. Ci vuole un po’ per riprendere il controllo della situazione, verificare le urgenze, pianificare le attività. Se prima di partire sappiamo già che al rientro avremo alcune situazioni da affrontare immediatamente possiamo crearci un appuntamento in Outlook con l’elenco delle priorità per il rientro.
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8. | Chiudete a chiave gli armadi
Armadi e cassettiere rimarranno incustoditi per settimane, periodo in cui di solito le aziende pianificano le grandi pulizie. Se non lo facciamo abitualmente tutti i giorni, è opportuno prima di partire chiudere a chiave armadi e cassettiere, portandoci le chiavi a casa. Se le chiavi hanno dei duplicati, forse è meglio scambiarsele tra colleghi.
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9. | Spegnete le stampanti
Se l’ufficio è chiuso non c’è ragione di lasciarle accese. Risparmierete energia, soldi e contribuirete a ridurre l’impatto ambientale della vostra azienda. Allo stesso modo spegnete tutti i monitor sparsi per gli uffici, anche quelli dei server. Assicuratevi, ovviamente, di aver lasciato acceso il fax.
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10. | Un saluto per clienti e fornitori
Un messaggio simpatico da inviare via email ai clienti con un arrivederci al rientro delle ferie è una buona idea. Da evitare sia i messaggi promozionali (per esempio: ricordati che fino al 31 agosto questo prodotto è disponibile con uno sconto) e foto di mari tropicali e mete prestigiose, che potrebbero scatenare qualche invidia da parte di chi è costretto a rimanere a casa.
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