Conservazione delle fatture: coesistenza di formato elettronico e analogico

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	Modalità di emissione della fattura
	Modalità di conservazione della fattura
	Coesistenza tra diverse modalità di conservazione
	Soluzione operativa

In linea generale, ai sensi dell’art. 21 del D.P.R. n. 633/1972 il cedente/prestatore, soggetto passivo IVA, deve emettere fattura, entro il giorno in cui l’operazione si considera effettuata ai sensi dell’art. 6 del Decreto IVA, per ciascuna operazione rilevante ai fini impositivi.

Modalità di emissione della fattura

Il documento puo` essere emesso in formato cartaceo o elettronico e le fatture, cosı` emesse, possono essere, altresı`:

In particolare, la fattura creata in formato elettronico puo` essere spedita/consegnata in formato cartaceo allorche´ non vi sia il consenso del destinatario alla trasmissione elettronica.
In questa ipotesi, infatti, anche se il documento emesso, comunque dotato del riferimento temporale e della firma elettronica qualificata, conserva la propria natura di fattura elettronica, la mancanza del consenso da parte del destinatario fa sı` che non possa realizzarsi la trasmissione telematica dello stesso. Conseguentemente, la fattura emessa si qualifichera` come fattura elettronica per l’emittente, restando invece sempre cartacea per il ricevente.
Quanto al momento di emissione della fattura, allorche ´ quest’ultima venga spedita o consegnata in formato cartaceo, il documento deve considerarsi emesso al momento della spedizione o della consegna della stessa.
Nel caso, invece, di trasmissione per via telematica (previo, quindi, consenso del destinatario), la fattura si considerera` emessa nel momento in cui il documento informatico e` trasmesso per via elettronica.

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Modalità di conservazione della fattura

Va detto, inoltre, che la tipologia di fattura emessa (analogica o elettronica) condiziona anche le modalita`di conservazione della stessa.
E ` previsto, infatti, che:

Per quanto concerne i termini di conservazione, ricordiamo che tali documenti devono essere conservati fino a quando non sono definiti gli accertamenti relativi al corrispondente periodo d’imposta, anche oltre il termine decennale previsto dall’art. 2220 c.c. (art. 22, secondo comma, del D.P.R. n. 600/1973).
Il luogo di conservazione delle fatture, anche se posto fuori del territorio dello Stato, deve essere comunicato all’Amministrazione finanziaria attraverso i modelli AA7 e AA9, nel rispetto dei termini previsti dall’art. 35 del decreto IVA.
In particolare, le imprese individuali e i lavoratori autonomi devono compilare il quadro F del modello AA9, mentre i soggetti diversi dalle persone fisiche devono compilare il quadro E del modello AA7, riportato a titolo esemplificativo (cfr. Tavola 1).

Tavola 1

Inoltre, mentre le fatture cartacee devono essere conservate, cosı` come avviene per tutti gli altri documenti che hanno rilevanza fiscale, a norma dell’art. 22 del D.P.R. n. 600/1973, per quelle elettroniche e` prevista una disciplina particolare.
Al riguardo e` necessario premettere che, anche se il terzo comma 3 dell’art. 39 del decreto IVA parla di «archiviazione» delle fatture elettroniche, in realta` per esse occorre far riferimento al concetto di «conservazione», quest’ultima intesa come trasposizione dei documenti informatici su supporti ottici o, in generale, su qualsiasi supporto idoneo a garantirne il mantenimento nel tempo, la quale termina con la sottoscrizione elettronica e l’apposizione della marca temporale sull’insieme dei predetti documenti ovvero su un’evidenza informatica contenente l’impronta degli stessi.
Attraverso il processo di conservazione deve, altresı`, essere garantita la leggibilita` nel tempo di tali supporti nonche´ devono essere consentite le funzioni di ricerca e di estrazione delle informazioni dagli archivi informatici in relazione al cognome, al nome, alla denominazione, al codice fiscale, alla partita IVA, alla data o a loro associazioni logiche.
Naturalmente, nell’immagine acquisita ai fini della conservazione devono essere rappresentati gli elementi essenziali della fattura, indicati all’art. 21, comma 2, del Decreto IVA.
Inoltre, nell’ipotesi di verifiche, controlli o ispezioni, gli stessi devono essere resi leggibili e, se richiesto, essere resi disponibili su supporto cartaceo e informatico presso il luogo di conservazione delle scritture. Per quanto concerne, poi, i termini di effettuazione di detto processo, la conservazione in formato elettronico delle fatture deve essere effettuata entro il termine di 15 giorni, il quale decorre dal ricevimento (per il destinatario) ovvero dall’emissione (per l’emittente) delle fatture.
Nell’ipotesi di controlli ed ispezioni da parte dell’Amministrazione finanziaria, l’obbligo di conservazione elettronica dei documenti informatici deve essere anticipato rispetto a tale termine.
Nel caso, invece, di conversione delle fatture cartacee in documenti elettronici, la conservazione puo` essere effettuata anche in un momento successivo, fino al momento in cui sussiste l’obbligo di conservazione civilistica delle stesse.

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Coesistenza tra diverse modalità di conservazione

Con riferimento, infine, all’eventuale coesistenza tra le diverse modalita` di conservazione (analogica o elettronica), si evidenzia che allorche´ venga adottata una determinata modalita` di conservazione (analogica o elettronica) in relazione ad un certo periodo d’imposta, la stessa deve essere impiegata per tutti i documenti rientranti nella medesima categoria («fatture attive» o «fatture passive») e questo anche in presenza di modalita` alternative di conservazione previste dalla norma.
Cio` in quanto il processo di conservazione digitale puo` essere limitato a una o piu` categorie di documenti e scritture analogici, purche´ sia assicurato l’ordine cronologico delle registrazioni e non vi sia soluzione di continuita` per ogni periodo d’imposta (risoluzione n. 161/E/2007).
Pertanto, la coesistenza di fatture analogiche e fatture elettroniche all’interno di ciascuna categoria puo` realizzarsi soltanto a patto che vengano adottate distinte serie di numerazione progressive ed istituiti appositi registri sezionali.
Allo stesso fine, e` necessario, altresı`, che per ogni singolo cliente o fornitore sia impiegata un’unica modalita` di conservazione per l’intero periodo d’imposta in modo che le fatture emesse o ricevute risultino annotate tutte nel medesimo registro sezionale. Normalmente, quindi, per ogni singolo cliente deve essere eseguita un’unica modalita` di fatturazione per l’intero periodo d’imposta.
Tuttavia, in caso di esercizio di piu` attivita` gestite con contabilita` separata, e` possibile emettere, nei confronti dello stesso cliente (risoluzione n. 267/E/2007):

Tale procedura di fatturazione puo` essere messa in atto anche nel caso in cui non siano tenute contabilita` separate, per obbligo o per opzione, purche´ risulti garantita l’omogeneita` della conservazione per tipologie di documenti con riferimento alle diverse linee di attivita` .
Ne deriva che all’interno della stessa linea di attivita` tutte le fatture emesse nei confronti dello stesso cliente dovranno avere la stessa forma (elettronica o analogica) e, come tali, essere gestite e conservate.
Va detto, tuttavia, che sulla problematica oggetto del quesito l’Agenzia delle entrate ha anche affermato (risoluzione n. 260/E/2008) che l’adozione di un’unica modalita` di conservazione per ciascun cliente (o fornitore) e` obbligatoria soltanto allorche´ la stessa:

Ad esempio, tale obbligo puo` essere derogato laddove il consenso alla ricezione delle fatture elettroniche venga dato o revocato in corso d’anno.

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Soluzione operativa

Sulla scorta della normativa e della prassi esistente e fermo restando quanto detto in ordine alla non obbligatorieta` in senso assoluto dell’adozione di un’unica modalita` di conservazione per ciascun cliente, il soggetto in questione potra` emettere nei confronti dello stesso cliente fatture elettroniche e fatture analogiche soltanto se all’interno di ogni attivita` svolta le fatture siano emesse secondo un formato omogeneo, siano individuate da una distinta serie numerica e siano annotate in un apposito registro sezionale ovvero in un distinto blocco sezionale dell’unico registro delle fatture emesse.

Autore: Francesco D’Alfonso
Fonte: Azienda & Fisco - Ipsoa Editore, n. 10, ottobre 2009

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