Scritture contabili delle imprese in contabilità ordinaria
Conservazione
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Le scritture contabili obbligatorie ai fini fiscali devono essere conservate fino a quando non siano definiti gli eventuali accertamenti (o contenziosi) del periodo d'imposta, anche oltre il limite fissato, a fini civilistici, in 10 anni (art. 2220 cod. civ.). L'autorità giudiziaria adita in contenzioso può limitare l'obbligo di conservazione alle sole scritture rilevanti per la risoluzione della controversia in corso. Fino allo stesso termine devono essere conservati ordinatamente, per ciascun affare, gli originali delle lettere, dei telegrammi e delle fatture ricevuti e le copie delle lettere e dei telegrammi spediti e delle fatture emesse. Gli eventuali supporti meccanografici, elettronici e similari devono essere conservati fino a quando i dati contabili in essi contenuti non siano stati stampati sui libri e registri previsti dalle vigenti disposizioni di legge. Registri su supporto digitale - L'emissione, conservazione ed esibizione di documenti informatici, nonché la conservazione digitale di documenti analogici deve avvenire ai sensi delle disposizioni di seguito illustrate (D.M. 23.1.2004; D.P.R. n. 445/2000; D.P.C.M. 8.2.1999). Inserimento e organizzazione dei dati - I documenti informatici hanno la forma di documenti statici non modificabili, recano il riferimento temporale e la sottoscrizione elettronica e sono memorizzati su supporti informatici, rispettando un ordine cronologico senza soluzione di continuità nel periodo d'imposta. I dati devono essere associati a chiavi di ricerca ed estrazione. Conservazione dei dati informatici - La memorizzazione dei dati termina con l'apposizione della firma digitale (sottoscrizione elettronica) e l'apposizione della marca temporale sull'insieme dei documenti o su un'evidenza informatica contenente l'impronta dei documenti. Il processo di conservazione è almeno quindicinale per le fatture e annuale per gli altri documenti. Conservazione dei dati analogici - La conservazione dei dati analogici originali sotto forma digitale avviene con la conservazione della relativa immagine; il riferimento temporale e la sottoscrizione elettronica sono posti da un pubblico ufficiale. Comunicazione all'Agenzia delle entrate dell'impronta relativa ai documenti informatici - L'impronta relativa all'archivio informatico, la sottoscrizione elettronica e la marca temporale devono essere trasmessi all'Agenzia delle entrate entro un mese dalla presentazione delle dichiarazioni dei redditi, IRAP e IVA dal responsabile della conservazione. Esibizione dei documenti - L'esibizione dei documenti deve avvenire (anche per via telematica) su richiesta dell'Amministrazione finanziaria. Imposta di bollo sui documenti informatici - L'imposta di bollo sui documenti informatici è assolta sulla base di una comunicazione dell'interessato all'ufficio delle entrate competente del numero presuntivo degli atti, documenti e registri soggetti all'imposta (la comunicazione deve contenere anche l'indicazione degli estremi del versamento effettuato in relazione all'imposta presunta). Entro il mese di gennaio dell'anno successivo, l'interessato conguaglia l'imposta dovuta in relazione agli atti, documenti, registri e libri dell'anno solare precedente (potendo anche richiedere il rimborso o procedere alla compensazione dell'eccedenza); l'imposta complessivamente dovuta per l'anno precedente è la base di commisurazione dell'imposta presunta dell'anno in corso. L'imposta di bollo sui libri e registri tenuti su supporto di memorizzazione ottica (o con altro mezzo idoneo a garantire la non modificabilità dei dati) è dovuta nella misura di € 14,62 o € 29,24 (ovvero nella maggior misura stabilita annualmente) ogni 2500 registrazioni o frazioni di esse. Fonti - Art. 22, D.P.R. n. 600/1973; D.M. 23.1.2004; circ. 6.12.2006, n. 36/E Bilancio e inventarioI soggetti in regime di contabilità ordinaria hanno l'obbligo di redigere e conservare l'inventario e il bilancio contenente il risultato dell'esercizio, il quale ultimo deve essere trascritto sul libro degli inventari entro tre mesi dal termine per la presentazione della dichiarazione dei redditi. È previsto uno schema obbligatorio di bilancio, anche in forma semplificata, solamente per le società di capitali (art. 2424 e ss. cod. civ.), mentre per l'imprenditore individuale (e per le società di persone e assimilate) il bilancio può essere redatto con qualsiasi metodo e secondo qualsiasi schema, purché conforme ai principi della tecnica contabile. Se gli elementi necessari per la determinazione del reddito d'impresa non risultano dal conto economico, l'imprenditore deve indicarli in un apposito prospetto esplicativo degli elementi medesimi (art. 3, c. 2, D.P.R. n. 600/1973). Fonti - Art. 15, D.P.R. n. 600/1973
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