Le dieci procedure che assicurano l'efficienza dell'impresa

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I parametri patrimoniali e finanziari

Anche la produzione presenta mille sfaccettature che richiedono strumenti diversi e personalizzati, ma i due parametri da controllare sono sempre assolutamente chiari, addirittura ovvii: la quantità prodotta (in certi casi direttamente il valore) e la qualità di quanto si produce e vende.

La quantità che si produce e vende si tiene sotto controllo, sia nel caso di prodotti che di servizi, attraverso una «programmazione della produzione», che è quanto mai opportuno mettere per iscritto proprio per verificare a consuntivo se e di quanto ci siamo sbagliati. In genere nelle Pmi questa funzione è ben presidiata, ma spesso non verificata a posteriori con la mentalità di «andare a vedere se si poteva fare meglio», concetto che si applica anche alla qualità.

La qualità che si produce e vende si può controllare in molti modi diversi a seconda dell'attività che si svolge: controllo a campione, controllo sistematico in corso lavori ai vari livelli di avanzamento, collaudo finale, ecc... nelle aziende che producono in serie. Raramente un bravo imprenditore trascura queste cose, ma è molto più difficile mantenere un buon controllo della qualità per chi fornisce servizi in tempo reale perché non vi è in questi casi il tempo di collaudare prima di consegnare al cliente.

È quindi necessario controllare la qualità di ciò che si fornisce in corso d'erogazione e qui la soluzione migliore è un «Sistema Qualità» che fissa metodi di lavoro e ne controlla l'applicazione.

La compilazione delle procedure relative alla produzione deve essere affidata a chi lavora in produzione o a stretto contatto con essa. Anche nel caso del Sistema Qualità, che riguarda tutta l'impresa, il coinvolgimento di chi dirige la produzione è di fondamentale importanza.

I parametri patrimoniali e finanziari

Qui entriamo in un settore ampiamente trascurato dagli imprenditori delle Pmi che li delegano spesso al commercialista e se ne disinteressano nel corso dell'anno. È invece opportuno verificare l'equilibrio patrimoniale con cadenza almeno trimestrale. La situazione patrimoniale è una fotografia della situazione aziendale e il confronto fra la foto d'oggi e quella di tre mesi fa' ci dice molto sul nostro equilibrio patrimoniale. Se poi calcoliamo gli indici principali (fondo di rotazione, disponibilità, Roi, per citarne soltanto alcuni) e li confrontiamo con le serie storiche precedenti possiamo renderci conto delle variazioni intervenute e valutare meglio i rischi che stiamo correndo.

La compilazione di una situazione patrimoniale mensile ai fini gestionali può essere oggi affidata a un bravo impiegato amministrativo e prodotta all'interno dell'impresa grazie ai software esistenti, mentre l'aspetto fiscale è sempre opportuno venga seguito da un commercialista.

L'altro parametro importante è quello dell'esposizione finanziaria, che si tiene sotto controllo con un'adeguata pianificazione di tesoreria. Questo strumento, nel quale faremo inserire le previsioni di incasso, ci dirà a posteriori se le abbiamo azzeccate e ci metterà in condizioni di intervenire tempestivamente. Anche qui un impiegato/a amministrativo/a che si prenda anche la briga di verificare i tassi bancari, che molte banche variano a loro piacimento e andarli a discutere quando necessario.

In molte Pmi queste funzioni sono delegate a persone di fiducia - classico è il caso delle mogli degli imprenditori - che le svolgono con grande buona volontà e affidabilità, ma che raramente sono adeguatamente preparate e si devono arrangiare come possono. Vale sempre la pena di dare formazione e di introdurre strumenti su questo argomento e a queste persone.

Autore: Carlo Federico Montecamozzo
Fonte: Pmi - Ipsoa Editore, n. 12, Dicembre 2008

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