La disciplina della firma digitale

Esaminiamo due importanti casi di utilizzo o, meglio, di applicazione obbligatoria della firma digitale su altrettante tipologie di documenti informatici ed i relativi effetti giuridici.

Il primo caso è quello delle copie informatiche degli atti giuridici. L'art. 23 del D.Lgs. n. 82/2005 stabilisce che i duplicati, le copie, gli estratti del documento informatico, anche se riprodotti su diversi tipi di supporto, sono validi a tutti gli effetti di legge, se conformi alle vigenti regole tecniche. I documenti informatici contenenti copia o riproduzione di atti pubblici, scritture private e documenti in genere, compresi gli atti e i documenti amministrativi di ogni tipo, spediti o rilasciati dai depositari pubblici autorizzati e dai pubblici ufficiali, hanno piena efficacia, ai sensi degli art. 2714 e 2715 del codice civile, se ad essi è apposta o associata, da parte di colui che li spedisce o rilascia, una firma digitale o un'altra firma elettronica qualificata (commi 2 e 3 dell'art. 23).

Le copie su supporto informatico di qualsiasi tipologia di documenti analogici originali, vale dire sia unici che non unici, formati in origine su supporto cartaceo o su un altro supporto non informatico, sostituiscono ad ogni effetto di legge gli originali da cui sono tratte se la loro conformità all'originale è assicurata da chi lo detiene mediante l'utilizzo della propria firma digitale e nel rispetto delle regole tecniche di cui all'art. 71 (comma 4 sostituito dal comma 12 dell'art. 16 del D.L. 29 novembre 2008, n. 185, c.d. Decreto «anti-crisi», convertito nella legge 28 gennaio 2009, n. 2).

Nella nuova formulazione del comma 4 il «detentore» del documento analogico (cioè non informatico) ha sostituito il «responsabile (per legge) della conservazione» di esso, figura concettualmente più precisa e che, pertanto, dava maggiori garanzie del semplice detentore, magari occasionale, del documento.

È sempre possibile, però, che il detentore del documento nomini un responsabile della conservazione di esso. Ricordiamo, inoltre, che i «documenti originali analogici unici» sono quei documenti per i quali non sia possibile risalire al loro contenuto attraverso altre scritture o documenti, di cui sia obbligatoria la conservazione, anche se in possesso di terzi, mentre i «documenti originali analogici non unici» sono quei documenti per i quali ciò è possibile (art. 1, comma 1, lettera v del D.Lgs. n. 82/2005).

Con Decreto del Presidente del Consiglio dei Ministri (DPCM) potranno essere individuate particolari tipologie di documenti analogici originali unici per le quali, in ragione di esigenze di natura pubblicistica, permane l'obbligo della conservazione dell'originale analogico oppure, in caso di conservazione ottica sostitutiva, la loro conformità all'originale deve essere autenticata da un notaio o da altro pubblico ufficiale a ciò autorizzato con una dichiarazione da questi firmata digitalmente ed allegata al documento informatico secondo le regole tecniche stabilite ai sensi dell'art. 71 del D.Lgs. n. 82/2005 (comma 5 sostituito dal comma 12 dell'art. 16 del D.L. n. 185/2008).

Questa norma, nella sua nuova formulazione, implica che la presenza del notaio o di un altro pubblico ufficiale a ciò autorizzato per la dichiarazione di conformità all'originale di un documento informatico che riproduce e dematerializza un documento analogico unico, di solito cartaceo, diventa da obbligatoria per tutti i casi, come prevedeva la precedente formulazione del comma 5, eccezionale e limitata ad un numero ristretto di categorie di documenti analogici unici da portare su supporto informatico per le quali vi siano particolari esigenze di natura pubblicistica. Questa nuova formulazione della norma dovrebbe dare una forte spinta alla dematerializzazione dei contratti e di tante altre tipologie di documenti cartacei.

La spedizione o il rilascio di copie di atti e documenti informatici su cui è apposta la firma digitale o altra firma elettronica qualificata da parte di colui che li spedisce o rilascia, esonera dalla produzione e dalla esibizione dell'originale formato su supporto cartaceo quando richieste ad ogni effetto di legge (comma 6 dell'art. 23 del D.Lgs. n. 82/2005).

Gli obblighi di conservazione e di esibizione di documenti previsti dalla legislazione vigente si intendono soddisfatti a tutti gli effetti di legge a mezzo di documenti informatici, se le procedure utilizzate sono conformi alle regole tecniche dettate ai sensi dell'art. 71 (comma 7).

Autore: Gianfranco Visconti - Consulente di Direzione aziendale - Lecce
Fonte: Pmi - Ipsoa Editore, n. 6, Giugno 2009

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