Organizzazione aziendale e cultura dell'informazione: opportunità di crescita

La realizzazione degli obiettivi del knowledge managment passa necessariamente attraverso la disponibilità di strumenti adatti allo scopo.

L'information technology risulta essere un punto di partenza quasi fondamentale. L'informatica è ormai una presenza familiare in tutte le attività lavorative, ma non deve bastare la presenza di un computer a convincere che si hanno gli strumenti adatti. Quello che serve è una tecnologia che sia orientata alla condivisione delle informazioni in maniera semplice e veloce.

Tra le prime infrastrutture tecniche ad essere state utilizzate vi sono le reti informatiche aziendali (intranet). Il loro utilizzo permette un facile e veloce scambio di file (informazioni) tra i vari uffici dell'azienda collegati alla rete. Inoltre possono servire anche da punto di raccolta (knowledge repository) per documenti, e materiale informativo in genere, che risulti di ampia utilità e che quindi necessiti di un accesso facilitato.

In un secondo momento, grazie anche allo sviluppo delle tecnologie legate ad Internet, le reti aziendali sono diventate internazionali permettendo il collegamento delle sedi collocate in diverse parti del mondo. Questa tecnologia permette la creazione della base conoscitiva (knowledge base) aziendale che si concretizza spesso con la nascita di archivi informatici indicizzati di documenti, accessibili anche in remoto. Questi possono diventare il principale punto di raccolta in cui di volta in volta memorizzare, e successivamente ricercare, i frammenti di conoscenza recuperati dalle varie attività di knowledge managment.

Nell'ambito delle comunicazioni la posta elettronica ha ormai raggiunto una diffusione pressoché totale. La facilità d'utilizzo e la possibilità di spedizioni simultanee a più utenti la rendono ideale per la disseminazione delle informazioni, soprattutto a grandi gruppi di persone.

Oltre ai mezzi tecnici è necessario anche disporre delle risorse umane adatte. Soprattutto nelle fasi di analisi e valutazione delle informazioni raccolte, le competenze devono essere precise.

Molte aziende prevedono già oggi l'esistenza di biblioteche aziendali specializzate o di servizi analoghi. In questi casi è facile sfruttare le strutture, e soprattutto le competenze del personale, per trasformarli in centri di raccolta della conoscenza (knowledge center). Le mansioni potranno essere quelle di selezione e cattura delle informazioni e della conoscenza oltre ovviamente a quella della loro diffusione aziendale.

È possibile partire da queste strutture per realizzare anche un progetto di apprendimento continuato che permetta il costante aggiornamento dei lavoratori e prepari i nuovi assunti ai loro compiti in maniera veloce ed efficace. Ove queste strutture e competenze non fossero già presenti sarà necessario prevederne la creazione attraverso la formazione di un team, inizialmente poco numeroso e composto da esperti, che valuti la realtà aziendale e formuli un progetto realizzativo. Le infrastrutture si devono infatti adattare all'ambiente lavorativo specifico per permetterne uno sviluppo che risponda alle esigenze aziendali.

Autore: Alessandro Pica
Fonte: Pmi - Ipsoa Editore, n. 5, Maggio 2006

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