Studio tecnico esterno o studio tecnico interno?

Qualcuno ha detto che le PMI sono dei piccoli mondi creati ad immagine e somiglianza dell'imprenditore. L'imprenditore è l'anima e il DNA dell'azienda stessa, che cresce e si evolve al ritmo che lui stesso riesce a sostenere. Spesso i progetti di riorganizzazione e di miglioramento si interrompono quando la struttura prende una direzione diversa da quella dell'imprenditore, che in essa non riesce più a riconoscersi e per questo diventa un limite alla sua crescita.

In molti casi, parlo ad esempio di tutte quelle imprese del settore meccanico che dominano la scena delle PMI nel nord Italia, l'azienda è nata e si è sviluppata sul know how tecnico dell'imprenditore.

Non è difficile capire quanto difficile sia per un imprenditore affidare il processo che è per essenza il cuore del business, la progettazione, ad una società esterna.

Ecco che molte PMI vivono un conflitto ancora irrisolto: affidare la progettazione delle proprie macchine e dei propri impianti ad uno studio di progettazione esterno, oppure no. Il conflitto è tanto più radicato quanto maggiore è il livello tecnologico del settore in oggetto.

Non ci illudiamo di dare risposta ad un conflitto così profondo, né è questo lo scopo della rubrica.

Come negli articoli precedenti, tuttavia, speriamo di poter offrire qualche spunto di riflessione e di ragionamento per permettere ad ognuno di voi di analizzare la propria situazione e prendere una decisione consapevole in una direzione o nell'altra.

Come sempre lo strumento che ci guida nell'analisi del problema è la Nuvola di Conflitto, strumento logico dell'approccio TOC - Theory of Constraints.

I pro e i contro delle due posizioni sono ormai risaputi: da una parte il rischio che viene percepito come il maggiore in settori ad alta tecnologia, è la mancata riservatezza delle informazioni, oltre ai ritardi e alle difficoltà di sincronizzazione delle attività di progettazione con l'intero processo produttivo.

Dall'altra parte la scelta di appoggiarsi all'esterno consente di mantenere una struttura più flessibile, e di disporre di una competenza tecnica elevata a costi più contenuti. Uno studio di ingegneria, infatti, maturando esperienza in realtà differenti, sviluppa una competenza completa che gli consente di affrontare ogni singolo problema con una visione molto più ampia, elemento fondamentale per l'elaborazione di soluzioni innovative.

Calandoci nei panni di un imprenditore che voglia emergere in un mercato sempre più difficile, possiamo sintetizzare due necessità che egli avverte.

La prima, che porta alla decisione di affidare la progettazione ad uno studio tecnico esterno, è di garantire un'elevata qualità tecnica con costi aziendali contenuti. La seconda è la sincronizzazione dei processi ed il controllo in ogni fase aziendale, e porta alla scelta strategica di mantenere la progettazione all'interno. Rappresentiamo attraverso l'utilizzo della nuvola il conflitto che abbiamo identificato (Tavola 1).

Notiamo che, sebbene le due necessità B e C siano da soddisfare contemporaneamente per il raggiungimento dell'obiettivo A, esse portano a posizioni conflittuali tra loro: ufficio tecnico esterno sì (D) vs. ufficio tecnico esterno no (D'). Qual è il legame logico tra le necessità e le posizioni conflittuali? Ovvero, perché per garantire la migliore tecnica contenendo i costi aziendali devo affidare la progettazione ad uno studio tecnico esterno e perché per gestire in modo sincronizzato e controllato tutti i processi aziendali non lo devo fare? Esistono una serie di assunti che noi diamo per scontati e che reggono il legame logico. La loro verbalizzazione è un passaggio fondamentale per la focalizzazione del problema in tutti i suoi aspetti e può essere il primo passo verso la soluzione. Nel momento, infatti, in cui un solo assunto venisse smentito, crollerebbe la logica del ragionamento e si annullerebbe una delle due posizioni. Esplicitiamo dunque gli assunti tra B e D e tra C e D' per capire meglio (Tavola 2).

Rileggiamo la nuvola da destra verso sinistra per inquadrare il problema: «Per emergere in un mercato competitivo è necessario garantire la migliore tecnica contenendo i miei costi aziendali, e quindi affido la progettazione ad uno studio tecnico esterno perché in questo modo è possibile essere più flessibili e perché il fornitore fa parte della catena che porta la soddisfazione al cliente.

Dall'altra parte per emergere in un mercato competitivo è necessario gestire in modo sincronizzato e controllato tutti i processi aziendali e quindi non affido la progettazione ad uno studio tecnico esterno, perché il know how è un bene che non si condivide e perché non è possibile avere controllo sull'esterno».

Come uscire dal conflitto? Per scoprirlo dobbiamo fare un ulteriore sforzo di logica, andando un gradino più in profondità nell'analisi della situazione.

La domanda che ci poniamo, dunque, è perché esiste questo conflitto? Alla base di ogni conflitto esistono una serie di modelli mentali con cui siamo soliti guardare la realtà, risultato delle nostre esperienze e delle nostre idee, che ci mantengono all'interno dello stesso. L'analisi di tali modelli e la ricerca di un punto di vista differente è un passo decisivo per l'identificazione di una via d'uscita.

Mettiamoci nei panni dell'imprenditore che deve prendere una decisione in merito a chi affidare il processo di progettazione: qual è dunque il modello mentale alla base di tutto? Non è forse vero che il termine «esterno» ci fa pensare a qualcosa di cui potremmo perdere il controllo? Il controllo è un elemento fondamentale per chi gestisce un'organizzazione.

Se gli studi tecnici riuscissero a sincronizzarsi con le aziende cliente come se ne facessero parte, se fossero in grado di garantire loro un contratto di esclusiva e di lavorare in assoluto regime di riservatezza, allora il conflitto crollerebbe per dar spazio ad una partnership vincente sul mercato.

Oggi tutti parlano di catena cliente-fornitore, dell'importanza di appartenere ad una catena di successo per essere competitivi del mercato. La prestazione della singola azienda non basta più, le esigenze di qualità elevata, e di tempi e costi ridotti al massimo richiede necessariamente lo sforzo sincronizzato di tutta la catena per la soddisfazione del cliente finale. Del resto non dimentichiamo che finché il cliente finale non paga, nessuno guadagna lungo la filiera.

Come scegliere uno studio tecnico di progettazione? Gli studi tecnici esterni che hanno raggiunto una certa dimensione ormai non si possono più permettere di lavorare per «passaparola», aspettando le richieste di un cliente sempre più confuso e titubante. Il loro approccio al mercato deve essere attivo, propositivo e focalizzato sul cliente finale.

Il ruolo di uno studio tecnico esterno non deve essere quello di un fornitore inaffidabile che pone ostacoli sul cammino dell'azienda verso prestazioni di successo. Al contrario, la competenza e l'esperienza tecnica di cui dispone possono diventare il valore aggiunto di cui l'azienda ha bisogno.

La transizione richiesta a tutti gli studi che vogliano effettuare il «salto di qualità» e consolidare la propria presenza sul mercato prevede di abbandonare il modello di fornitore di tecnologia e di disegni, per assumere un ruolo attivo di consulente, sviluppatore e realizzatore di soluzioni innovative per il mercato del proprio cliente.

Autore: Sara Baroni -Oxigenio Management Consulting - baroni@oxigenio.it
Fonte: Pmi - Ipsoa Editore, n. 8, Agosto 2007

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