I libri del lavoro dalla carta al bit
Addio a numero di matricola, busta paga e schede dipendenti
In questa paginaPer la contabilità del lavoro è l'ora del trasloco: dalle scrivanie al desktop del computer, dalla carta ai bit di una memoria virtuale. Un passaggio obbligato per tutte le imprese che, da qui al prossimo 16 febbraio, dovranno provvedere a istituire il nuovo libro unico del lavoro in sostituzione del libro paga. L'operazione, in definitiva, porterà a una sensibile semplificazione degli adempimenti, sinonimo di riduzione di costi e burocrazia. È un «due per tre» il quadro delle alternative che ha di fronte a sé il datore di lavoro, ed entro il quale dovrà decidere il nuovo assetto della contabilità della manodopera. Due possibilità vertono su «dove» tenere la consulenza: in azienda o a affidarla a un professionista esterno? Tre opzioni corrispondono alle diverse modalità di tenuta del nuovo libro unico del lavoro: elaborazione meccanografica, stampa laser o supporti magnetici. Ecco i pro e i contro delle diverse alternative. Le modalità di tenuta del libro unicoL'introduzione del nuovo libro unico del lavoro ha rappresentato (pure) l'occasione per aggiornare le regole di tenuta dei registri del lavoro. La novità è data dalla previsione di tre diversi regimi che vengono chiamati «sistemi» (si veda tabella): 1) a stampa meccanografica; 2) a stampa laser; 3) su supporti magnetici. Il datore di lavoro obbligato al libro unico è tenuto a istituirne uno solo (anche per questo è unico), pur se abbia accese più posizioni assicurative (Inail) o previdenziali (Inps) in ambito aziendale o se abbia più sedi di lavoro, stabili e organizzate o meno. Una prima novità, rispetto al passato, riguarda la «forma» di tenuta del libro unico: non è più prevista la forma manuale, cioè la possibilità di annotare e aggiornare il registro con scritturazioni a mano. Gli unici sistemi previsti, infatti, hanno in comune la previsione della gestione/elaborazione delle informazioni con ausilio di un elaboratore elettronico (un computer, un normale pc insomma). Sono tre:
A prescindere dal sistema adottato, è sempre obbligatorio che:
A seconda della scelta del sistema cambiano gli adempimenti dovuti dalle imprese per istaurare una corretta contabilità del lavoro (si veda tabella).  Elaborazione e stampa meccanografica su fogli mobili a ciclo continuoOptare per questa modalità di tenuta comporta che il libro unico, prima di essere messo in uso, deve essere numerato in ogni pagina e vidimato presso una qualsiasi sede dell'Inail dai funzionari a ciò incaricati. A decorrere dal 16 gennaio 2009 (scadenza del regime transitorio), la vidimazione viene registrata con riferimento al «Codice cliente» e non più alla Posizione assicurativa territoriale (Pat). Quale opzione aggiuntiva è prevista la possibilità di ottenere dall'Inail autorizzazione alla stampa tipografica del tracciato dei moduli da utilizzare. L'Inail, in tal caso, prenderà contatti con la tipografia designata dall'utente (azienda, professionista ecc.), presenzierà alla stampa dei moduli ed eseguirà sia la vidimazione sull'ultimo foglio del blocco che la registrazione nella procedura assicurativa. Stampa laserOptare per questo sistema di tenuta del libro significa muoversi per tempo, in quanto è prevista una iniziale richiesta di autorizzazione alla vidimazione in fase di stampa. L'autorizzazione riguarda il libro nel suo complesso (che è, appunto, unico), anche in caso di un'eventuale elaborazione separata del calendario delle presenze. Rispetto alla previgente disciplina è venuto meno l'obbligo sui datori di lavoro di inviare il prospetto riepilogativo mensile delle retribuzioni, nonché l'obbligo di inviare alla sede Inail, entro il 31 marzo dell'anno successivo a quello di riferimento, lo stesso prospetto ma in versione riepilogativa annuale. Supporti magnetici e sistemi di elaborazione automatica dei datiOptare per questo sistema di tenuta significa tenere il libro con modalità informative mediante una di due alternative:
Il merito di questo sistema di tenuta è che è sottratto all'obbligo di vidimazione e di autorizzazione da parte dell'Inail. Unico adempimento dovuto, in tal caso, è l'inoltro di un'apposita comunicazione scritta, anche a mezzo fax o e-mail, alla direzione provinciale del lavoro competente per territorio (Dpl), prima della messa in uso, con indicazione dettagliata delle caratteristiche tecniche del sistema adottato. Il luogo di tenuta e conservazione del libro unicoA differenza di quanto stabilito per i libri paga e matricola (nella vecchia disciplina), adesso il luogo di tenuta e di conservazione del libro unico può essere alternativamente:
In caso di gruppi di impresa, rientrano tra i soggetti ai quali possono essere affidati gli adempimenti in materia di lavoro anche le società capogruppo che, pertanto, possono tenere e conservare il libro unico. Non possono provvedere alla tenuta e conservazione del libro unico, invece, i Ced. Daniele Cirioli TAG:
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