Libro del lavoro, spazio al cd
Tre modalità sostituiscono la scrittura, che resiste fino al 16 gennaio
La contabilità del lavoro dice addio alle biro. Rispetto al precedente sistema (che resterà praticabile fino al 16 gennaio, cioè fino al termine del periodo transitorio), il libro unico del lavoro non si potrà tenere in forma manuale e, in particolare, operando con la scritturazione a mano. Infatti, i sistemi di tenuta sono la stampa meccanografica, la stampa laser e l'elaborazione su supporti magnetici. Tre diversi sistemi che hanno in comune la prerogativa di presupporre l'elaborazione elettronica delle informazioni, nonché la conseguente riproduzione su carta a macchina. Con nota protocollo n. 7095 l'Inail ha illustrato le procedure dei singoli sistemi e le relative modalità di autorizzazione.
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Un solo libro aziendaleIl libro unico nasce da un'esigenza di semplificazione e, allo stesso fine, sono stati abrogati i libri di paga e matricola. Quest'ultimo, in particolare, risulta soppresso dal 18 agosto e, da tale data, l'Inail non procede più alla sua vidimazione. Il libro unico è costruito sulla base di due soli elementi: le presenze del lavoratore e lo sviluppo del trattamento retributivo. Equivale, infatti, al cedolino paga integrato con il dettaglio delle presenze. In tal modo, assolve alla duplice funzione di documentare ai lavoratore lo stato del proprio rapporto di lavoro nonché agli organi di vigilanza lo stato occupazionale dell'impresa. Addio alle biroIl libro unico del lavoro non può essere tenuto in forma manuale. Gli unici sistemi di tenuta previsti sono i seguenti:
L'Inail è individuato dalla normativa quale unico ente preposto a effettuare le vidimazioni anche nel caso di datori di lavoro che provvedevano alla vidimazione presso altri Istituti (per esempio è il caso dei datori di lavoro agricoli che procedevano alla vidimazione dei libri presso l'Inps). I principi generali di tenutaQuale che sia la modalità di tenuta prescelta, in linea generale è obbligatorio:
Come indicato nella circolare ministeriale n. 20/2008, tuttavia, è ritenuta corretta, all'interno del libro unico regolarmente istituito, l'eventuale elaborazione separata del calendario delle presenze, purché venga mantenuta una numerazione sequenziale. 1 - Elaborazione e stampa meccanograficaDue le possibili alternative: a) elaborazione e stampa meccanografica su fogli mobili con preventiva autorizzazione e vidimazione a cura Inail e b) elaborazione e stampa meccanografica su fogli mobili con numerazione e vidimazione effettuata in sede di stampa del modulo continuo Nel primo caso (a) il libro unico, prima di essere messo in uso, deve essere numerato in ogni pagina e vidimato presso una qualsiasi sede dell'istituto dai funzionari a ciò incaricati. Nella seconda ipotesi (b), gli utenti (datori di lavoro, consulenti del lavoro, professionisti e gli altri soggetti abilitati) devono presentare all'Inail una richiesta di autorizzazione alla vidimazione in fase di stampa tipografica del tracciato dei moduli da utilizzare. 2 - Stampa laserPer questo sistema di tenuta del libro unico, è prevista una iniziale richiesta di autorizzazione alla vidimazione in fase di stampa. In particolare, gli utenti devono presentare a una qualsiasi sede Inail un'iniziale richiesta di autorizzazione alla vidimazione in fase di stampa laser (si veda modello in pagina). I soggetti autorizzati sono tenuti al rispetto delle seguenti condizioni:
Rispetto ai previgenti adempimenti viene meno l'obbligo di produrre il prospetto riepilogativo mensile delle retribuzioni, nonché l'obbligo di inoltrare alla sede Inail, entro il 31 marzo dell'anno successivo a quello di riferimento, detto prospetto riepilogativo. 3 - Supporti magneticiIl libro unico, infine, può essere tenuto con modalità informatiche e precisamente: su supporti magnetici, a condizione che ogni singola scrittura costituisca documento informatico e sia collegata alle registrazioni in precedenza effettuate. Il documento informatico deve avere la forma di documento statico non modificabile e deve essere emesso, al fine di garantirne l'attestazione della data, l'autenticità e l'integrità, con l'apposizione del riferimento temporale e della firma digitale.
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