Test rapido sull'uso del computer in azienda

Volete verificare se quello che pensate circa l’uso dei computer nei luoghi di lavoro è vero o falso? Dopo aver dedicato un articolo ad esaminare le questioni generali in gioco legate a questo tema, facciamo un test per fissare alcuni punti fermi e sfatare alcuni luoghi comuni. Sei domande e sei risposte, a bruciapelo, per approfondire sul piano pratico un argomento nel quale gli interessi contrapposti di datore di lavoro e dipendenti spesso rischiano di generare conflitti e violazioni di legge. E ricordatevi che il segreto per rispondere in modo corretto alle domande è uno solo: affrontare sempre le questioni con vero equilibrio in modo da consentire l’equa gestione delle esigenze reciproche nel rispetto dei principi generali.

Il PC messo a disposizione del dipendente è del tutto inaccessibile al datore di lavoro?

La risposta è no. Certamente esso è tutelato dalle norme sulla riservatezza ma resta, ovviamente, proprietà di chi lo ha acquistato.

L’uso di password e login ha la funzione di evitare l’accesso del datore di lavoro al computer del dipendente?

Anche qui la risposta è negativa. Parole d’ordine e identificativo personale servono solo a prevenire accessi non autorizzati ma non trasformano il computer aziendale in un bene personale del dipendente; la sicurezza prevale sulla segretezza.

Per i computer aziendali in rete è sufficiente che l’Impresa informi preventivamente i dipendenti dell’uso di strumenti di sorveglianza, per rendere legittime queste pratiche?

Qui la risposta è necessariamente articolata perché si tratta del cuore del problema. In realtà, l’informazione è necessaria, ma non sufficiente per giustificare ad esempio il divieto assoluto di utilizzare Internet per fini non professionali. L’uso deve essere ragionevole, tale da non mettere a rischio la sicurezza dell’impresa o dell’amministrazione né da compromettere la produttività. Imprese e amministrazioni possono, se lo ritengono compatibile con le esigenze lavorative, installare dispositivi atti, ad esempio, a filtrare l’accesso a siti non autorizzati (pornografici, ad esempio) oppure prevedere, per esigenze di sicurezza, il divieto di scaricare programmi informatici, di collegarsi a forum di discussione o chat.

Il divieto assoluto di utilizzare la posta elettronica è illecito?

Sì. Il criterio della ragionevolezza e dell’uso socialmente accettabile va tenuto sempre presente. Quello che può essere vietato è l’abuso, sulla base di criteri predefiniti e accettati dal dipendente. Anche in questo caso, l’eventuale utilizzo da parte dell’impresa o dell’amministrazione di dispositivi di controllo individuale comporta la necessità di notificare il trattamento e di conservare i dati per un periodo non eccessivo. Inoltre consultare i rappresentanti del personale e gli organi di rappresentanza dei lavoratori.

Il datore di lavoro può conservare gli archivi delle connessioni (i cosiddetti file di log), che registrano tutti gli accessi e i tentativi di connessione ad un sistema informatico?

Sì, purchè usi questi dati per finalità eminentemente di sicurezza e non di controllo preventivo del lavoratore e di monitoraggio delle attività dei singoli dipendenti. Il lavoratore deve comunque essere informato dell’esistenza di questo tipo di archivi, della loro finalità di utilizzo da parte del datore di lavoro e della durata di conservazione dei dati.

E' possibile delegare un soggetto al controllo dell’uso di Internet nei luoghi di lavoro?

Senz’altro: se le dimensioni e la struttura organizzativa dell’impresa lo consentono, è opportuno nominare un Amministratore di Sistema, responsabile dell’utilizzo dei computer nell’impresa. Avrà il compito di custodire i dati personali raccolti per ragioni di sicurezza e sarà responsabile della protezione della vita privata del lavoratore per prevenire eventuali abusi.

Marco Maglio (avv.maglio@tin.it) Avvocato in Milano e fondatore di Lucerna Iuris, network giuridico formato da legali di tutti i paesi dell'Unione Europea esperti di questioni di data privacy, marketing e di comunicazione. Insegna Diritto privato dei consumi e del marketing e Diritto della sicurezza alimentare. Presiede il Giurì per l'Autodisciplina nella comunicazione commerciale diretta e interattiva e nelle vendite a distanza.

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