Come semplificare il controllo di gestione con Access 2007

In questa pagina

	1. STRUTTURA INFORMATICA GENERALE
	2. INSTALLAZIONE DEL SISTEMA
	3. ATTIVITÀ PRELIMINARI
	4. CARICAMENTO DEL PIANO DEI CONTI
	5. PROSSIMA PUNTATA

Le PMI sono sensibili ai cambiamenti in atto sul mercato. Per essere competitivi è necessario controllare sia i costi dell’azienda sia la gestione finanziaria, di un reparto come di una divisione. Un efficiente sistema di gestione consente a imprenditori e dirigenti di disporre di tutte le informazioni tempestivamente e nel formato più idoneo, in modo da poter valutare l’andamento degli sforzi gestionali e raggiungere gli obiettivi con il minimo dispendio di tempo e denaro. È indispensabile sapere, in una giornata piena di incontri, riunioni, problemi da risolvere e decisioni da prendere, se:

Purtroppo le PMI spesso sono disorientate quando devono realizzare un sistema di controllo di gestione. Pur sentendone l’esigenza non sanno quali procedure adottare e, spesso, che software acquistare.
Fare controllo di gestione non significa solo misurare delle discrepanze o delegare le analisi a un software, bensì realizzare tutti gli strumenti previsionali atti a determinare i vari scenari nel modo più realistico possibile.
L’azienda deve innanzitutto preoccuparsi di rappresentare i dati in modo che siano disponibili al momento giusto per prendere decisioni.
In questi articoli suggeriremo come realizzare, utilizzando come strumento informatico Microsoft Office Access 2007, un completo sistema di controllo di gestione che soddisfi le seguenti caratteristiche:

1. STRUTTURA INFORMATICA GENERALE

Il sistema di gestione da noi pensato per le PMI dispone inizialmente delle seguenti funzioni:

In questa e nelle puntate successive illustreremo le procedure gestionali che prevedono un software sviluppato con Microsoft Access 2007 secondo lo schema di figura 1.

Il software è composto da una serie di file (Access) che leggono e scrivono i dati inseriti dall'operatore in un unico database (File Dati)

I programmi che si collegano a questo database vi leggono e scrivono i dati; in questo modo è possibile aggiornare i programmi senza intervenire sui dati.

Figura 1

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2. INSTALLAZIONE DEL SISTEMA

Scarica e apri il file Controllo_Gestione_Base e collega le tabelle al file Gestione_Dati_MS: l’installazione è terminata.
Nelle prossime puntate potrai scaricare gli altri file, inserirli nella stessa cartella e collegarli al database Gestione_Dati_MS.

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3. ATTIVITÀ PRELIMINARI

Avviando il programma appare la maschera visibile in fig. 2

Figura 2

Iniziamo ora le attività preliminari per effettuare il controllo di gestione.

3.1 INSERIMENTO DATI AZIENDA

Dal menu Utilità selezionare Dati Azienda e, nella maschera in figura 3, inserire i dati aziendali.

Figura 3

3.2 SELEZIONE ESERCIZIO CORRENTE

È possibile inserire, sempre dal menu Utilità, un numero illimitato di esercizi (fig. 4) con data di inizio e fine: successivamente è necessario selezionare, con la maschera in fig. 4, l’esercizio corrente che apparirà sulle stampe.

Figura 4

3.3 DESCRIZIONE MESI

Quando l’esercizio non corrisponde a un gennaio - dicembre è possibile cambiare le descrizioni dei mesi come visibile in fig. 5.
I dati saranno comunque inseriti considerando gennaio come primo mese (p.e.: se il primo mese di esercizio è luglio i dati di quel mese saranno inseriti con data 31 gennaio)

Figura 5

Le operazioni preliminari sono terminate, ora dovrà essere inserito il piano dei conti.

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4. CARICAMENTO DEL PIANO DEI CONTI

La prima operazione necessaria per lo svolgimento delle attività è il caricamento del piano dei conti (PDC) aziendale che sarà strutturato su 3 livelli: Mastro > Sottomastro > Conto. Il COLORE dello sfondo della voce nelle stampe può essere scelto in funzione delle esigenze.

4.1 COLORE DI FONDO

È possibile creare fino a 16.800.000 colori diversi ma è evidente che all’atto pratico ne serviranno molti meno. Per creare i colori è necessario aprire la Tabella colori (fig. 6) e inserire quelli necessari creando una combinazione di 3 numeri

Figura 6

I 3 valori devono essere compresi tra 0 e 255. Cliccando sul tasto Test si vedrà il colore creato (fig. 7)

Effettuare prove pratiche per accertarsi della resa cromatica con la stampante.

Figura 7

4.2 INSERIMENTO PIANO DEI CONTI

4.2.1 Mastri

Inserire i sottomastri nell’apposita maschera (fig. 8): specificare il Tipo (vedi par. 4.2.2), il segno e il Colore.

Figura 8

Il codice del mastro è una stringa non duplicabile ma non chiave: può essere variata in qualsiasi momento senza pericolo di perdita dei dati.
Per ogni Mastro è possibile inserire infiniti sottomastri cliccando sul pulsante ...

4.2.2 Tipologia conti

Inserire dalla maschera Tipo di Conto (fig. 9) la spunta per il tipo di Mastri Economici.

Figura 9

4.2.3 Sottomastri

Inserire i sottomastri nell’apposita maschera (fig. 10): specificare il colore (l’uso non è obbligatorio).

Figura 10

Il codice del sottomastro è una stringa non duplicabile ma non chiave: può essere variata in qualsiasi momento senza pericolo di perdita dei dati.

4.2.4 Conti

Inserire i conti del piano dei conti aziendali nell’apposita maschera (fig. 11). Attenzione: è possibile inserire i conti senza rispettare la struttura gerarchica in modo da avere riclassificazioni diverse, ma è importante che tutti i conti aziendali vengano inseriti con la stessa descrizione e codice.

Figura 11

Il codice del conto è una stringa non duplicabile ma non chiave: può essere variata in qualsiasi momento senza pericolo di perdita dei dati.

L’inserimento del conto prevede la definizione di alcuni parametri:

Alla gestione dei conti è possibile accedere direttamente da menu.

4.2.5 Stampa del piano dei conti

Il sistema può stampare a richiesta il piano dei conti (fig. 12).

Figura 12

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5. PROSSIMA PUNTATA

Ora che il sistema è stato installato e i dati di base inseriti, potremo iniziare le attività gestionali iniziando dal budget. Ti suggeriamo di munirti dei bilanci mensili degli ultimi tre anni che saranno utilizzati per le prime analisi.

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