Come semplificare il controllo di gestione con Access 2007
Budget e sua revisione periodica (Forecast)
In questa pagina
1. DALLA PUNTATA PRECEDENTENella prima puntata abbiamo imparato a installare il sistema informatico di controllo di gestione e a caricare i dati di base, in particolare il piano dei conti. Con questo articolo andiamo a creare un budget mensile, annuale e pluriennale utilizzando l’ambiente Office e realizzando strumenti semplici ma sofisticati. 2. BUDGET2.1 CONCETTI DI BUDGETNel controllo di gestione il budget riveste un ruolo molto importante, sia come riferimento operativo generale sull'andamento dell'azienda, sia per il suo processo di preparazione:
Il budget è un documento formale risultante da un processo di elaborazione che sia le piccole che le grandi aziende devono e possono realizzare, e nel quale:
È importante il coordinamento delle varie funzioni durante la preparazione del budget: tutte devono essere armonizzate e bilanciate verso un obiettivo comune e in relazione con le altre. 2.2 INSERIRE IL BUDGET NEL SISTEMA INFORMATICOIl budget è realizzato con la maschera visibile in fig. 1.  Figura 1 I dati sono inseriti su base mensile tenendo conto delle competenze mensili delle voci economiche o patrimoniali. Il budget può essere più facilmente realizzato utilizzando l’inserimento multiplo (fig. 2).  Figura 2 La funzione permette di inserire in automatico le registrazioni partendo da un valore annuale [€ anno] suddividendolo nei mesi per la formula selezionata ed eventualmente modificata. 2.3 DETERMINAZIONE DEGLI IMPORTI ANNUALI A BUDGETIl budget operativo è così chiamato perché scende nei dettagli operativi.
Nell’applicazione di questo articolo inseriremo un valore annuale, spalmandolo opportunamente sui vari mesi, per ognuno dei conti del piano dei conti. 2.4 BUDGET PLURIENNALELe piccole aziende sostengono che la realizzazione di una previsione annuale sia già un azzardo e, a maggior ragione, ritengono improbabile una previsione pluriennale. Il budget è stato elaborato tenendo conto di uno scenario costruito e analizzato al momento della sua stesura; successivi fattori o eventi potranno far cambiare anche profondamente tale scenario. 3. FORMULE E MENSILIZZAZIONILe formule di suddivisione dell’importo annuo nei vari mesi (mensilizzazioni) sono inseribili in numero illimitato dalla maschera in fig. 3. Alcune formule sono già memorizzate nel software che potrete scaricare, le altre possono essere create manualmente o automaticamente secondo necessità.  Figura 3 I valori numerici in tabella sono percentuali: la somma di ogni riga deve essere 100 (la somma appare nel campo giallo per facilitare il controllo). Il campo Forecast indica che la mensilizzazione può essere utilizzata solo in uno dei tre forecast (0 significa utilizzo per il budget). 3.1 CREAZIONE AUTOMATICA DI FORMULE E MENSILIZZAZIONIÈ possibile creare in automatico le mensilizzazioni analizzando i dati storici contabili (che dovranno essere stati inseriti in precedenza). Accedere all’analisi storica e selezionare l’ultimo anno su cui fare l’analisi.  Figura 4 Selezionare il numero di anni su cui calcolare i valori medi e il conto di riferimento  Figura 5 Fare clic su Statistica per stampare i dati  Figura 6 Fare clic su Crea Mensilizzazioni per vedere i dati come nella maschera 7. Se necessario, cliccando su Crea, viene memorizzata una mensilizzazione che avrà nome Codice Conto – Data Volendo è possibile specificare a quale forecast appartiene la mensilizzazione.  Figura 7 4. SALDI MENSILIVedremo nella prossima puntata che i dati contabili utilizzati per le analisi sono i saldi mensili presi dal bilancio di verifica aziendale, e opportunamente rettificati prima di essere caricati nel sistema informatico. 5. FORECASTI forecast sono necessari quando, dopo un trimestre, si notano delle differenze sostanziali tra risultati effettivi e budget. Il budget originale non verrà modificato, ma saranno emessi dei Forecast che non sono altro che la somma di quanto consolidato in contabilità fino a quel momento più la previsione a fine esercizio. Ciò che qui chiameremo Forecast di marzo sarà la somma della contabilità Gennaio -> Marzo e le previsioni da Aprile a Dicembre (vedi immagini in fig. 8.)  Figura 8 Nella colonna periodo sarà specificato a quale dei tre possibili forecast la registrazione appartiene (fig. 9).  Figura 9 Come per il budget il sistema rende disponibili funzioni di inserimento multiplo.  Figura 10 6. STAMPA DEL BUDGETLe stampe sono effettuate dalla maschera in fig. 11 a cui si accede dal menu Stampe Gestione.  Figura 11 Specificare il Mastro Riferimento (Ricavi se economico, Attivo se patrimoniale), selezionare il periodo anno - mese – mese, cliccare su Crea Database per effettuare i calcoli e cliccare su Bdg mensile (fig. 5.1) o Bdg annuale (fig. 12)  Figura 12 La stampa mensile deve riportare il totale delle voci e il risultato gestionale prima delle tasse.
 Figura 13 La verifica dei pesi di ogni singola voce sulle altre riveste una grande importanza nel controllo di gestione, perché può rendere evidenti le anomalie in modo molto semplice. È possibile stampare il budget pluriennale precedentemente inserito (fig. 14).  Figura 14 7. STAMPA DEL FORECASTLe stampe del forecast sono effettuate dalla maschera in fig. 11 a cui si accede dal menu Stampe Gestione.  Figura 15 8. PROSSIMA PUNTATAAbbiamo creato i nostri primi budget. Ora dovremo mensilmente accertarci che gli scostamenti non siano eccessivi. Lo vedremo nella prossima puntata.
| 
In questo articolo
Risorse 
Condividi
Risorse |
Vota questa pagina
