Come semplificare il controllo di gestione con Access 2007

In questa pagina

	1. CARICAMENTO DEI DATI MENSILI
	2. REGISTRAZIONI AVANZATE E PROGRESSIVI
	3. SOSTITUZIONE CONTI
	4. STAMPE GESTIONALI
	5. PROSSIMA PUNTATA

1. CARICAMENTO DEI DATI MENSILI

Dopo aver inserito nel sistema i dati di budget sarà necessario a provvedere al caricamento dei dati contabili mensili che saranno poi confrontati con quelli previsionali. In questo documento parleremo solo dei dati economici, ma è evidente che potremo applicare le stesse regole per lo stato patrimoniale.

Software necessario
Verificare di aver installato il modulo database CONTROLLO GESTIONE - BASE.

Sarà prima di tutto necessario stampare il bilancio di verifica del mese che dovremo analizzare. Il sistema permette di operare sia con bilanci mensili, sia con bilanci progressivi (vedere oltre per i dettagli). Una volta in possesso del bilancio si provvederà a caricare i saldi mensili nel sistema informatico con la seguente maschera (fig. 1).

Figura 1

Nella maschera sono presenti i seguenti campi:

(*) Per questi campi vedere la puntata sul controllo dei costi

1.1 REGOLE PER LA RETTIFICA DEI DATI

La colonna più importante della maschera è quella delle rettifiche perché consente di inserire importi che a bilancio non sono riportati se non a chiusura dell’esercizio (per esempio gli ammortamenti) e di variare altri importi che, pur essendo stati registrati in un mese, non sono di competenza di quel mese soltanto.
Facciamo un esempio: supponiamo di pagare l’assicurazione dell’azienda nel mese di gennaio per 1.200 € e che quella cifra copra il primo semestre. Per il controllo di gestione sarebbe un errore considerare tutto il costo a gennaio e quindi dovremo inserire a gennaio 1.200 € di importo contabile e –1.000 € di rettifica e a febbraio, marzo, aprile, maggio e giugno 200 € di rettifica. Il costo sarà sempre di 1.200 €, ma spalmato su 6 mesi.

1.2 STAMPA DEI DATI

Con il tasto Stampa Dati è possibile accedere alla maschera in fig. 2 che permette di stampare tutti i dati inseriti da data a data.

Figura 2

Figura 3

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2. REGISTRAZIONI AVANZATE E PROGRESSIVI

In alcuni casi può essere necessario utilizzare una delle seguenti funzioni:

Figura 4

Nel primo caso dalla maschera Saldi Mensili (fig. 1) cliccare Registrazioni Avanzate e nella maschera in fig. 4 selezionare una formula e/o variare la frazione di ogni mese (il totale deve essere 100). Selezionare l’anno e cliccare su registra.
Verranno effettuate 12 registrazioni con l’importo pari alle percentuali selezionate (la funzione è utile quando devono essere inseriti anni storici partendo da bilanci annuali).
Nel caso di registrazione di un progressivo, dalla maschera Saldi Mensili (fig. 1), cliccare il tasto Progressivi dopo aver inserito il conto di riferimento.
Nella maschera in fig. 5 inserire la data di registrazione e l’importo progressivo.

Figura 5

Il sistema farà vedere tutte le registrazioni del conto effettuate nello stesso anno nei mesi precedenti a quello di registrazione e calcolerà il saldo.
Cliccando su Riporta i dati saranno copiati nella maschera Saldi Mensili.

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3. SOSTITUZIONE CONTI

Durante lo svolgimento delle analisi può risultare necessario:

Le modifiche possono rendersi necessarie sia per correggere eventuali errori di imputazione, sia per aggregare i conti in modo differente dal piano dei conti aziendali (pur mantenendo identici i conti).

Dalla apposita maschera (fig. 6) è possibile modificare i dati:

Figura 6

La sostituzione del conto avverrà in ogni registrazione di cui sia stata spuntata la casella in fig. 6.

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4. STAMPE GESTIONALI

Le stampe gestionali sono tutte lanciate dalla seguente maschera (fig. 7):

Figura 7

E’ necessario specificare l’anno di riferimento (quello dell’esercizio in corso) e creare il database. Durante la creazione il sistema prepara una tabella (Archivio_Dati_generale) in cui, per ogni conto e mese, sono calcolati i dati mensili e progressivi di ogni anno per ogni funzione (budget, forecast, contabilità). La tabella, visibile in fig. 8, può essere utilizzata per creare qualsiasi report interessi all’utente.

Figura 8

E’ possibile eliminare i risultati finali dalle stampe e nominare il risultato in modo differente.

Prima di stampare è necessario inserire il mastro di riferimento (Ricavi per il conto economico, Attivo per stato patrimoniale).

4.1 STAMPA DELLE SITUAZIONI MENSILI

I report mensili devono garantire alla direzione aziendale una rapida ed efficace misurazione dell’andamento aziendale ed il confronto con gli obiettivi fissati.
La visualizzazione dei valori assoluti può non essere sufficiente e quindi, come vedremo negli esempi che seguono, si consiglia di riportare, per ogni valore, il “peso” in percentuale che questo ha in rapporto ai ricavi o ad altri dati.
Sapere per esempio che i costi di materia prima sono aumentati di 100.000 € può non essere sufficiente: dovrebbe essere possibile sapere immediatamente quanto le materie prime “pesano” sui ricavi (a budget e nella realtà), o sul totale dei costi, così da accorgersi immediatamente se le inevitabili fluttuazioni sono omogenee o devono destare preoccupazione.

Le stampe mensili possono essere fatte con 3 livelli di dettaglio: sintetico, medio e esteso.
In tutti i casi è possibile stampare i dati da mese a mese, con o senza forecast. Nel primo caso sono visibili 3 anni storici, nel secondo un anno storico ed eventuali forecast.

Figura 9

I forecast possono essere inseriti a scelta dell’utente; nessuno, tutti e 3, o qualsiasi altra combinazione.

Figura 10

Lanciando le stampe sintetiche o medie viene creato un grafico come sotto riportato (Fig. 11):

Figura 11

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5. PROSSIMA PUNTATA

Ora abbiamo la possibilità di effettuare una verifica generale mensile della nostra azienda.Nella prossima puntata vedremo come analizzare i centri di costo e tenerli sotto controllo.

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