Come semplificare il controllo di gestione con Access 2007

In questa pagina

	1. CENTRI DI COSTO
	2. CRITERI DI RIPARTIZIONE DEI COSTI SUI CENTRI DI COSTO
	3. CARICAMENTO DEI DATI MENSILI E RIPARTIZIONE DEI COSTI SUI CENTRI DI COSTO
	4. STAMPE PER I CENTRI DI COSTO
	5. CALCOLO DEI COSTI ORARI
	6. PROSSIMA PUNTATA

1. CENTRI DI COSTO

Dopo aver verificato che i moduli database Controllo gestione – Base e Controllo costi siano intallati, cominciamo con l’inserire un numero illimitato di centri di costo utilizzando la maschera in Fig. 1.

Figura 1

E’ necessario indicare quale centro sia da considerare come Spese Generali spuntando l’apposita casella (verificare di non segnare più di un centro come Spese Generali).
La definizione dei centri di costo è una attività che deve essere fatta con attenzione in quanto influirà direttamente sul calcolo del costo dei prodotti.

COS’È UN CENTRO DI COSTO

Un centro di costo può essere un reparto o parte di questo, una singola macchina, un gruppo di risorse costituito da macchine e uomini, o anche una qualsiasi unità operativa definita con lo scopo di attribuire costi. Serve per facilitare la rilevazione e il controllo dei costi di lavorazione ed i relativi meccanismi per la ripartizione delle spese generali (costi indiretti).
Esistono varie classificazioni, tra cui:

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2. CRITERI DI RIPARTIZIONE DEI COSTI SUI CENTRI DI COSTO

Questa attività richiede molta attenzione ed una analisi molto dettagliata di come vengono svolte le attività nei vari centri.
In estrema sintesi possiamo immaginare che in ogni centro di costo vi siano dei costi diretti legati a:

Questo elenco non è esaustivo ma serve per iniziare a comprendere come operare.
Per quanto riguarda il costo degli impianti è necessario determinare la quota di ammortamento (se l’ammortamento è stato completato la quota deve essere fissata a 0) che sarà inserita come rettifica nell’inserimento dei dati mensili.
Il costo del personale dipende da quante persone lavorano nel centro di costo e da quale è il loro costo. Se una persona lavora in più centri dovrà essere effettuata una proporzione.
Anche per la corrente elettrica o altre fonte energetiche dovremo stimare, in funzione del consumo e delle ore di utilizzo, come la bolletta dovrà essere ripartita sui centri e questo vale per ogni altra voce di costo del nostro bilancio che potremo considerare diretta (spesa sostenuta specificatamente ed esclusivamente per un determinato prodotto o reparto produttivo).
Tutti i costi che non potremo attribuire direttamente ai centri (per esempio gli impiegati d’ufficio, la corrente elettrica per gli uffici, il telefono, ecc…) saranno considerate spese generali.
Una volta determinati i criteri di ripartizione provvederemo a caricare le nostre decisioni nel sistema informatico.

Ogni conto nel piano dei conti può essere “aggregato” ad uno o più centri di costo (Fig. 2): in pratica, scelto un conto, si specificherà come sarà suddiviso sui vari centri (verificare che il totale dia 100).Inserire la spunta sul controllo CONT. INDUSTRIALE per informare il sistema che quel conto ha delle ripartizioni.

Figura 2

Alla maschera di Fig. 2 è possibile accedere anche dall’elenco dei conti (vedi Fig. 3).

Figura 3

Terminate tutte le operazioni è il sistema conoscerà i criteri di ripartizione percentuale dei costi su tutti i centri. Sono ovviamente possibili diversi criteri oltre a quello percentuale (cost driver) ma in questo esempio riteniamo sufficiente procedere in questo modo.

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3. CARICAMENTO DEI DATI MENSILI E RIPARTIZIONE DEI COSTI SUI CENTRI DI COSTO

Durante l’inserimento dei dati mensili (vedere puntata precedente) è possibile riportare i costi registrati sui vari centri come visibile in Fig. 4.Tutti i conti che hanno spuntata la casella Ind. hanno predefiniti i criteri di ripartizione.Solo per quei conti cliccare sul tasto ...Industr. per aprire la maschera Caricamento dati contabilità industriale visibile in figura 4.

Figura 4

L’importo registrato in contabilità viene suddiviso sui centri come previsto.Ora è possibile confermare le suddivisioni o rivederle prima di salvare: è possibile infatti che in quel mese le regole standard siano da modificare perché un centro ha lavorato di più o di meno del previsto.Salvati i dati nella maschera delle Registrazioni Mensili (Fig. 5) la casella INDUSTR. risulterà spuntata. Per rvedere o correggere cliccare sul tasto ?

Figura 5

Questa operazione deve essere effettuata per ognuna delle registrazioni contabili di cui si vogliono imputare gli importi sui centri di costo.

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4. STAMPE PER I CENTRI DI COSTO

Le stampe sono gestite dalla maschera in figura 6.

Figura 6

4.1 STAMPA DATI DEI CENTRI DI COSTO

Selezionare un CDC.
Selezionare il periodo (da data a data).
Selezionare il Mastro Costi.

Cliccare su STAMPA DATI DIRETTI CDC … per visualizzare tutti i dati imputati al centro in quel periodo (fig. 7).

Figura 7

Cliccare su STAMPA TUTTI I CDC per visualizzare i risultati di tutti i centri in quel periodo (fig. 8).

Figura 8

Questa stampa non fa vedere il centro di costo considerato come Spese Generali.

Cliccare su STAMPA ANALISI 1 CDC per visualizzare i risultati del centro specificato in quel periodo (fig. 9).

Figura 9

4.2 CALCOLO DEL COSTO DEI CENTRI DI COSTO

Negli esempi sopra rappresentati si è operata la scelta di determinare il costo del centro, tra vari metodi possibili, comprendendo una quota di spese generali.
Il sistema effettua il seguente calcolo:

Il costo complessivo sarà Costi Diretti + Quota Spese Generali calcolata.

4.3 CONTROLLO DEI DATI INSERITI NEI CENTRI DI COSTO

Nel sistema sono state inserite due stampe di controllo della quadratura dei dati inseriti.
Nella maschera in Fig. 10 specificare un periodo e poi cliccare sui tasti:

Figura 10

Si otterranno le stampe (dettagliate o aggregate) visibili in Figura 11 in cui sono visibili le ripartizioni effettuate ed, in rosso, le eventuali discrepanze con l’importo contabilizzato.

Figura 11

Figura 12 è visibile un dettaglio ingrandito.

Figura 12

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5. CALCOLO DEI COSTI ORARI

Una volta noto il costo del centro in un determinato periodo dovremo preoccuparci di conoscere anche il numero di ore produttive che avrà realizzato.
Queste informazioni dovranno essere registrate giornalmente avendo cura di essere il più precisi possibile.
Noti costi ed ore sarà sufficiente utilizzare la formula:

Costi del periodo / Ore del periodo = Costo Orario

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6. PROSSIMA PUNTATA

Nella prossima puntata vedremo come utilizzare i dati inseriti nel database per calcolare gli indici di bilancio

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