Groove 2007 è un software ideato per favorire e facilitare la collaborazione tra i professionisti in azienda. Permette infatti di interagire sia con altri membri del team, nello stesso ufficio, sia con altri colleghi esterni e senza necessità di interventi da parte degli amministratori EDP. L’interazione può avvenire sia sotto forma di condivisione delle informazioni (e dei documenti), ma anche tramite chat, sia testuale sia audio. Ecco come funziona. Lo strumento di base per collaborare a un progetto con Groove 2007 è la creazione di un’Area di lavoro. In pratica chi si assume la responsabilità di un gruppo di lavoro, attiva uno spazio che conterrà gli strumenti necessari per le diverse attività e procederà invitando i membri del team. 
I passaggi da portare a termine sono quindi sostanzialmente due: creazione dell’area di lavoro e invito dei partecipanti.
Creare una nuova Area di lavoro
Dall’area di notifica delle applicazioni in basso a destra basta fare clic sull’icona di Groove e scegliere poi Finestra di avvio. Da lì si deve selezionare File/Nuovo/Area di lavoro. Per iniziare a lavorare consigliamo di creare un’area di lavoro Standard. In un’area di lavoro standard è possibile inserire Blocco note, spazi di Discussioni (via chat), Calendari condivisi, ma anche Moduli, creati ad hoc, per raccogliere pareri e opinioni di tutti i membri del team di lavoro, Immagini, uno strumento per la Gestione dei problemi e un altro strumento per l’invito alle riunioni. Alcune di queste funzioni quindi sono molto simili a quelle che si avrebbero a disposizione solo con l’utilizzo di un software server. Groove consente anche di personalizzare una nuova Area di lavoro. Farlo è molto semplice. All’attivazione di Nuova area di lavoro si potrà anche scegliere se partire semplicemente con la condivisione di una cartella, oppure impostare un Modello su misura. 
Invito dei colleghi
La seconda fase propedeutica all’avvio di un progetto di lavoro condiviso prevede invece l’invito dei colleghi, degli altri partecipanti al gruppo. Per procedere è sufficiente spostarsi nella parte inferiore della Finestra di avvio (quella della prima figura) e selezionare in Attività comuni la voce Invita all’area di lavoro. Il programma provvederà all’occorrenza all’invio di un’email al contatto predefinito. Se il destinatario dell’invito ha già installato Groove basterà avviare il client e procedere con la registrazione, in caso contrario chi è stato invitato potrà scaricare, previa registrazione, una versione di prova gratuita.
A questo punto è possibile iniziare a lavorare sfruttando tutti gli strumenti attivati. Per quanto riguarda la condivisione dei file nel caso si utilizzi SharePoint gli utenti avranno a disposizione delle possibilità supplementari di sincronizzazione con i dati già presenti. Negli altri casi, invece, basta creare una cartella sincronizzata in Windows e poi invitare alla condivisione i membri. Il criterio di funzionamento a questo punto sarà pressoché identico a quello di una rete virtuale e si potrà lavorare da tutti i PC su cui è attivo l’account Groove. I file inoltre potranno anche essere allegati quando si utilizzano altri strumenti di Groove, come per esempio la Convocazione delle riunioni o la Richiesta di compilazione di un modulo.
I permessi
I file nell’area di lavoro, ovviamente, possono essere modificati dai partecipanti al gruppo, secondo i permessi attribuiti dal responsabile. A ogni membro infatti può essere assegnato uno di questi tre ruoli: Responsabile, Partecipante, Ospite. Chi crea un’area ne diviene automaticamente il gestore (Responsabile, appunto) e sarà l’unico a poter modificare i ruoli di altri partecipanti. Se si accede al menu File e si apre la voce Proprietà/Area di lavoro sarà sempre possibile attribuire ai diversi ruoli maggiori o minori possibilità di intervento sugli strumenti di Groove. Una volta assegnato un ruolo, invece, non si potranno poi assegnare privilegi di sorta ai singoli account.
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