Strumenti per gestire le informazioni sui clienti

Non è necessario spiegare al proprietario di un'azienda l'importanza di gestire i dati dei clienti in modo efficiente. Sono fondamentali per moltissime attività, come le vendite, il marketing, il servizio clienti, la contabilità e le previsioni finanziarie.

Tuttavia, non è facile capire quale sia il sistema di gestione più indicato per un'azienda in espansione. Un semplice foglio di lavoro di Excel poteva essere adatto all'avvio dell'azienda. Ma quando l'azienda cresce e i clienti aumentano, può essere necessario ricorrere a strumenti più sofisticati per la gestione e l'analisi dei dati dei clienti.

Esistono diversi modi con cui le piccole aziende possono gestire le informazioni sui clienti. Questo articolo analizza tre diffusi sistemi per la raccolta e la registrazione dei dati dei clienti: un gestore dei contatti, un database e un software per la gestione delle relazioni con i clienti (CRM).

Outlook 2007 con Business Contact Manager (BCM)
Grazie a questo software di gestione dei contatti di facile utilizzo, è possibile organizzare e accedere a tutte le informazioni sui clienti con un unico strumento. Disponibile come parte di Microsoft Office Small Business 2007 e Microsoft Office Professional Edition 2007, BCM consente di:

Una nuova caratteristica di BCM Aggiornamento è la capacità di condividere tutte le informazioni dei clienti raccolte nella rete PC (peer-to-peer). Ciò significa che sarà possibile condividere con responsabili e colleghi i contatti, gli account, le cronologie dei clienti e le varie opportunità. Un database comune aggiorna tutti i computer in rete quando viene effettuata una qualsiasi modifica. In questo modo è possibile offrire una panoramica completa delle informazioni sui clienti e facilitare ai colleghi il lavoro di compilazione.

Microsoft Office Access 2007
Parte del sistema Microsoft Office, Access è incluso in Microsoft Office Professional 2007. Il sistema di gestione database è stato progettato con strumenti sufficientemente sofisticati per gli sviluppatori, ma allo stesso tempo relativamente semplici per i nuovi utenti.

Un database è una raccolta di informazioni relative a un argomento o a uno scopo specifico, e rende più efficace l'organizzazione, l'accesso e la condivisione di tali informazioni. Per esempio, è molto probabile che soltanto parte delle informazioni di contatto dei clienti siano memorizzate in un PC. Il resto delle informazioni può essere raccolto in un documento in segreteria, in uno schedario dell'ufficio contabilità o in un foglio di lavoro con la cronologia degli ordini nel reparto vendite. Se il numero di telefono di un cliente è cambiato, sarà necessario aggiornare quel dato in tutte e tre le aree. Utilizzando un database di Access è necessario modificare le informazioni una volta sola: il numero di telefono del cliente sarà aggiornato automaticamente ovunque all'interno del database.

Uno dei motivi per cui spesso si desidera raccogliere le informazioni in un database è quello di poterle condividere in modo efficiente come supporto al reparto commerciale. Utilizzando Access 2007, è possibile condividere facilmente i dati con gli altri, attraverso report e pagine Web.

BCM e Access sono entrambi convenienti perché, facendo parte del sistema Microsoft Office, potrebbero già essere disponibili in azienda. Tuttavia, se l'obiettivo è quello di stabilire delle relazioni più vantaggiose con i clienti, potresti prendere in considerazione un software progettato espressamente per questo scopo.

Microsoft CRM
Mantenere delle buone relazioni con i clienti non è compito di ogni singola persona o reparto; tutti coloro che vengono in contatto con i clienti hanno infatti un ruolo specifico. La receptionist, il team di vendita, gli addetti al servizio clienti e le persone all'interno dell'ufficio commerciale, sono tutte figure responsabili di questo delicato aspetto. Con il software di CRM, tutte queste persone possono accedere e condividere velocemente le informazioni, garantendo ai clienti la stessa affidabilità ogni volta che si rivolgeranno all'azienda.

Di seguito sono riportati due modi in cui Microsoft CRM semplifica i processi, permettendo al team di dedicare più tempo ai clienti e meno alla burocrazia:

Un'altra considerazione importante: con Microsoft CRM è possibile configurare le interfacce utente e i flussi di lavoro, per una soluzione personalizzata che sia adatta alle esigenze aziendali attuali e che offra una soluzione scalabile di pari passo con la crescita dell'azienda.

La crescita di un'azienda, dopotutto, è il motivo per cui è importante mantenere efficienti i record dei clienti.

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