Rassicura i clienti con norme sulla privacy rigorose

Grazie a spammer, diffusori di spyware e altri individui che cercano di carpire informazioni personali, le preoccupazioni relative alla privacy sono diventate uno dei maggiori ostacoli all'utilizzo di Internet.

Le preoccupazioni dei clienti sulla privacy riguardano tutte le aziende, non solo quelle online. Se si raccolgono informazioni sui clienti, e qualsiasi azienda ne ha bisogno, è necessario disporre di una rigorosa normativa sulla privacy.

Una seria normativa non si limita a dichiarare che tutte le informazioni in possesso dell'azienda, relative a clienti e dipendenti, saranno salvaguardate per sempre. Ecco sette linee guida per sviluppare una rigorosa normativa sulla privacy, o per migliorare quella già presente nella tua azienda.

1. Analizzare le procedure sulla privacy esistenti
Innanzitutto, per creare una normativa sulla privacy efficace e completa è necessario analizzare gli eventuali parametri di privacy già in uso. Verifica il tipo di dati raccolti, le modalità di acquisizione, dove e come vengono archiviati e altri elementi pertinenti alle informazioni personali. Vengono utilizzati, per esempio, dei cookie per identificare i visitatori del sito Web aziendale? Individua i responsabili della raccolta di informazioni private nell'azienda e quali dipendenti hanno accesso a tali informazioni.

2. Stabilire i requisiti legali
I contenuti della normativa sulla privacy potrebbero non dipendere solo da te. L'interesse pubblico sulla privacy è cresciuto, come anche il numero di regolamentazioni governative che individuano gli elementi che devono essere obbligatoriamente contenuti in alcuni tipi di normative. Per esempio, le aziende del settore sanitario o finanziario devono spesso osservare requisiti di conformità specifici per la privacy dei pazienti o dei clienti.

3. Informare in dettaglio i clienti su come verranno utilizzati i dati personali
Assicurati di includere queste informazioni: non è obbligatorio menzionarle, ma è nel tuo interesse. Sebbene le norme sulla privacy differiscano notevolmente a seconda dell'azienda, ecco un breve elenco di fattori che è opportuno prendere in considerazione:

4. Se necessario, richiedere i servizi di un avvocato o di un esperto di privacy per redigere o rivedere la normativa
Una volta stabilito a grandi linee cosa inserire nella normativa e cosa è obbligatorio includere per legge, delinea una bozza del documento. Utilizza anche Internet: ci sono numerosi siti che offrono valide istruzioni su come scegliere i contenuti per la redazione delle norme sulla privacy. Puoi provare a redigere da solo la normativa, ma in questo caso è opportuno chiedere a un avvocato o a un esperto in questioni di privacy di rivedere la versione prima della pubblicazione. Un'altra opzione è assumere un avvocato o un esperto di privacy che rediga la normativa al tuo posto.

5. Non trascurare i dipendenti durante la creazione della normativa sulla privacy
Per molte aziende, le norme sulla privacy riguardano esclusivamente i clienti. Tuttavia, una questione altrettanto importante riguarda la definizione di norme scritte sul trattamento delle informazioni personali dei dipendenti. Alcune aziende inseriscono tali indicazioni nello stesso documento che definisce le norme per i clienti; tuttavia, se le problematiche dei due gruppi sono abbastanza differenti, è opportuno creare una normativa sulla privacy specifica per i dipendenti. Chiedi consiglio a un avvocato o a un esperto di privacy.

6. Assegnare a un dipendente le funzioni di controllo costante della privacy
La privacy non è una questione destinata a scomparire e richiede un'attenzione costante da parte dell'azienda. Se l'azienda è di piccole dimensioni, l'assegnazione di tali funzioni potrebbe comportare un aumento di responsabilità per il dipendente. In alcuni paesi questa procedura è obbligatoria a seconda delle dimensioni dell'azienda.

7. Attenersi sempre alla normativa sulla privacy
L'elemento finale per una normativa sulla privacy efficace esula dal testo redatto. Se e quando avrai una normativa sulla privacy, assicurati che tutti i dipendenti dell'azienda la seguano alla lettera. Coinvolgere i dipendenti e renderli in parte autori durante la creazione della normativa potrebbe sembrarti una soluzione brillante per ottenere la loro collaborazione.

Tuttavia, anche la nomina di un unico responsabile per le questioni relative alla privacy consente di semplificare questo compito. Anche se dovessi tenere riunioni settimanali per ricordare al tuo staff l'importanza di attenersi alle norme sulla privacy, non pensare che il semplice fatto di avere una normativa sulla privacy sia sufficiente.

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