Persino le imprese attuali di maggiore successo — che dispongono di efficienti reparti IT e budget consistenti — sono state gravemente danneggiate dall'enorme quantità di posta indesiderata che riempie le caselle di posta in arrivo. La posta indesiderata resta un problema insidioso che colpisce aziende grandi e piccole in tutto il mondo.

Se al solo pensiero che molte ore di lavoro vengono sprecate per eliminare la posta indesiderata vi ribolle il sangue, è arrivato il momento di intervenire per ridurre la quantità di posta indesiderata che importuna voi e i vostri dipendenti. Questi cinque suggerimenti non faranno scomparire la posta indesiderata — ma possono ridurre i tempi di inattività che ne derivano.

	SUGGERIMENTO: Se si teme che il filtro per la posta indesiderata di Outlook 2003 possa eliminare messaggi di posta elettronica provenienti da mittenti presenti nei Contatti, non c'è motivo di preoccuparsi: è possibile impedire che questo accada. Nel menu Strumenti, fare clic su Opzioni. Nella scheda Preferenze, nella sezione Posta elettronica, fare clic su Posta indesiderata. Fare clic sulla scheda Mittenti attendibili. Selezionare quindi la casella di controllo Considera attendibili anche i messaggi dei contatti personali.

1. Attivare i filtri per la posta indesiderata. Se il sistema di posta elettronica utilizzato non dispone di filtri integrati, è necessario scaricare un filtro per la posta elettronica autonomo o modificare i client di posta elettronica. (Di seguito sono descritte alcune delle innovative funzioni anti-spamming presenti in Outlook 2003.)



2. Ridurre l'esposizione al rischio. Se il sito Web della vostra azienda contiene un collegamento per la posta elettronica, riceverete con ogni probabilità posta indesiderata. Un approccio alternativo consiste nell'incoraggiare i visitatori del sito a immettere manualmente il vostro indirizzo di posta elettronica nei loro messaggi spiegando il motivo di tale richiesta. Se inviate il vostro sito a motori di ricerca, siate selettivi e controllate che siano affidabili. Non consentite ai dipendenti di inviare il loro indirizzo di posta elettronica aziendale a newsgroup o altri siti Web pubblici.



3. Non rispondere mai alla posta indesiderata. Così facendo gli spammer avrebbero la certezza di poter contare su un indirizzo di posta elettronica attivo.



4. Fare attenzione ai messaggi di posta elettronica in formato HTML. Possono contenere Web beacon o codici di rilevamento che consentono ai mittenti di registrare il vostro indirizzo di posta elettronica e possibilmente anche altre informazioni dopo che avete aperto un loro messaggio di posta elettronica.



5. Utilizzare un account di posta elettronica dedicato per le transazioni tramite Web. Se acquistate prodotti e servizi in linea o vi iscrivete a newsletter di posta elettronica gratuite, utilizzate preferibilmente uno dei servizi di posta elettronica basati sul Web, come Hotmail, per le transazioni tramite Web. In questo modo potete tenere riservato il vostro indirizzo di posta elettronica "reale".

Funzionamento dei filtri per la posta indesiderata
Se disponete di Microsoft Office Small Business Edition 2003, probabilmente utilizzate Outlook 2003 con Business Contact Manager per inviare e ricevere messaggi di posta elettronica e gestire contatti e opportunità di vendita. Saprete inoltre che l'ultima versione di Outlook integra efficaci funzioni anti-spamming che includono — anche — un filtro per la posta indesiderata che si serve una tecnologia d'avanguardia. Il filtro valuta se un messaggio debba essere considerato posta indesiderata in base a vari fattori, tra cui la data e l'ora in cui è stato inviato, il contenuto e la struttura.

L'impostazione predefinita del filtro consente di individuare solo i messaggi di posta indesiderata più ovvi. Qualsiasi messaggio bloccato dal filtro viene inviato ad una speciale cartella di posta indesiderata cui è possibile accedere successivamente. È possibile scegliere un'impostazione del filtro più selettiva, ma in questo modo si rischia di inviare nella cartella della posta indesiderata anche messaggi legittimi . In ogni modo, questi messaggi non vanno perduti; semplicemente non vengono visualizzati nella posta in arrivo. È anche possibile configurare Outlook 2003 in modo che i messaggi di posta indesiderata vengano eliminati permanentemente non appena recapitati.

Per modificare le impostazioni della posta indesiderata in Outlook 2003:

1. Nel menu Strumenti, selezionare Opzioni.



2. Nella finestra di dialogo Opzioni, nella sezione Posta elettronica, fare clic su Posta indesiderata.



3. Scegliere il livello di protezione per i messaggi di posta indesiderata.



4. Fare clic su OK.

Configurazione di un elenco di posta elettronica sicuro
Per impedire che i messaggi di posta elettronica che si desidera ricevere vengano recapitati nella cartella della posta indesiderata, è possibile aggiungere indirizzi di posta elettronica e nomi di domini nell'elenco Mittenti attendibili, in modo che tutti i messaggi provenienti da questi indirizzi vengano inviati alla posta in arrivo. Con questo sistema:

• I contatti vengono considerati attendibili per impostazione predefinita.



• Se la vostra azienda utilizza Microsoft Exchange Server, i messaggi provenienti dalla vostra organizzazione non saranno mai considerati posta indesiderata.



• È possibile configurare Outlook 2003 in modo che accetti solo messaggi provenienti dai contatti inclusi nell'elenco Mittenti attendibili.

Le funzioni anti-spamming aggiuntive di Outlook 2003 consentono di effettuare le seguenti operazioni:

• Aggiungere indirizzi di posta elettronica e nomi di domini all'elenco Mittenti bloccati per garantire che i messaggi provenienti da Mittenti bloccati vengano sempre indirizzati alla cartella Posta indesiderata.



• Aggiungere elenchi o gruppi di posta elettronica di cui si è membri all'elenco Destinatari attendibili affinché i messaggi inviati agli indirizzi di posta elettronica e ai nomi di domini presenti nell'elenco non vengano considerati posta indesiderata, indipendentemente dal mittente o dal contenuto del messaggio.



• Aggiornare il filtro Posta indesiderata con i metodi più recenti per bloccare la posta indesiderata. Microsoft si impegna a fornire aggiornamenti periodici del filtro.

Potrebbe essere impossibile sradicare del tutto la posta indesiderata. Tuttavia con il software adeguato e alcune essenziali precauzioni, si dovrebbe riuscire a ridurre in modo significativo le interruzioni dell'attività aziendale causate dalla posta indesiderata.