Il Web è diventato indubbiamente lo strumento di comunicazione preferito dalle aziende. La sua immensa popolarità ha prodotto, secondo una stima, 275 milioni di caselle di posta aziendali. In base ad altri sondaggi, il 60 percento dei dati aziendali più importanti viene attualmente trasmesso tramite posta elettronica.

Purtroppo, l'ubiquità di Internet comporta anche dei rischi. I contenuti dei messaggi di posta elettronica sono stati utilizzati come prova in numerosi processi. E forse non tutti sanno che eliminare un messaggio di posta elettronica non basta necessariamente a farlo scomparire. In molti casi, può essere recuperato. Pertanto, sia i messaggi di posta elettronica salvati sia quelli eliminati possono rappresentare un pericolo.

	SUGGERIMENTO: Office Outlook 2003 offre la nuova opzione Visualizza tutti i messaggi standard in testo normale che permette di visualizzare tutti i messaggi di posta elettronica in formato testo normale. Se volete evitare virus o altri tipi di script dannosi diffusi mediante i messaggi di posta elettronica che utilizzano formattazioni elaborate quali HTML o Rich Text Format (RTF), potete utilizzare questa opzione per impedire la riproduzione di questi formati in Outlook 2003. Per saperne di più.

Protezione mediante politiche aziendali e software di posta elettronica efficaci
Valide politiche aziendali per l'uso della posta elettronica da parte dei dipendenti e software di buona qualità possono contribuire a evitare disagi, furti, perdita di opportunità commerciali e ordini di comparizione in tribunale — per non parlare della perdita di profitto, produttività e, — nella peggiore delle ipotesi, — della propria attività.

Molti esperti di protezione informatica hanno affermato che solo un computer spento può essere considerato sicuro. Ma le aziende non possono spegnere i propri computer così come non possono tornare a utilizzare carta e penna e posta ordinaria.

Procedure e politiche di gestione della posta elettronica intelligenti contribuiscono a proteggere le aziende da azioni legali, furti di segreti commerciali e comuni disagi. È consigliabile, ad esempio, prendere in considerazione la possibilità di adottare una politica aziendale che stabilisca quali messaggi di posta elettronica debbano essere salvati o quali eliminati. Inoltre, si dovrebbe utilizzare software aziendale in grado di contribuire alla protezione delle comunicazioni interne e esterne.

La prima domanda da porsi è la seguente: come salvare i messaggi di posta elettronica che rappresentano record aziendali significativi? Si tratta di una questione essenziale se si utilizza la posta elettronica per trasmettere informazioni quali contratti e politiche aziendali. È questo il tipo di informazioni che le agenzie normative potrebbero chiedervi di esibire. Siete in grado di accedere prontamente a informazioni specifiche, indicizzate per data, mittente/destinatario o argomento? Se non è così, dovreste valutare l'opportunità di adottare l'archiviazione automatica della posta elettronica.

Il software aziendale che vi consente di organizzare regolarmente i messaggi di posta elettronica può semplificarvi la vita — oltre che garantire — maggiore sicurezza. Microsoft Office Small Business Edition 2003 è stato appositamente ideato per rispondere alle esigenze specifiche dei proprietari di piccole aziende e dei loro dipendenti. L'utilizzo di Outlook 2003, software già largamente diffuso ma molto migliorato, è un modo per esercitare un controllo quotidiano sul flusso crescente di messaggi di posta elettronica. Esso offre, ad esempio:

• Cartelle di ricerca che possono essere utilizzate per raggruppare i messaggi per mittente o data, o per temi di conversazione.



• Filtro per posta indesiderata che può essere personalizzato specificando un'impostazione più o meno selettiva.



• Elenco Mittenti attendibili che consente di accettare solo i messaggi provenienti dai mittenti designati.



• Elenco Mittenti bloccati che indirizza i mittenti bloccati nella posta indesiderata. Questa funzione bloccherà anche allegati indesiderati e file di grandi dimensioni provenienti da contatti esclusi dall'elenco dei Mittenti attendibili.

Outlook 2003 con Business Contact Manager, sebbene ideato principalmente per la gestione dei contatti di affari, è anche un apprezzato strumento organizzativo. Business Contact Manager consente agli utenti di collegare automaticamente messaggi di posta elettronica, appuntamenti, note e attività a record relativi a contatti di affari e opportunità di vendita.

Tutte queste funzionalità potrebbero non essere strettamente correlate all'organizzazione dei messaggi di posta elettronica; tuttavia è sempre preferibile ricevere la minore quantità possibile di posta indesiderata. Ovviamente, quanto più se ne migliora l'organizzazione, tanto più i record saranno protetti.

I proprietari di piccole aziende che non possono contare sui mezzi finanziari delle grandi corporazioni possono subire maggiormente le conseguenze negative di una cattiva gestione della posta elettronica.

Come minimizzare i rischi
I proprietari o i manager di piccole aziende possono, tuttavia, adottare delle misure per ridurre al minimo i rischi. È estremamente importante applicare una politica aziendale chiara e ben articolata, che specifichi procedure e contenuti accettabili in relazione alla posta elettronica. I contenuti offensivi, inadatti e legalmente perseguibili o che possono altrimenti danneggiare l'azienda devono essere chiaramente specificati. I dipendenti devono sapere che un messaggio di posta elettronica è molto più che un modo informale di comunicare.

Se è necessario monitorare le workstation dei dipendenti, è opportuno specificare anche questo nella politica aziendale. In altre parole, i dipendenti devono essere informati della possibilità che le loro attività vengano monitorate e devono conoscere il motivo di tale controllo. Alcune aziende non affrontano il problema dell'uso di dispositivi aziendali da parte dei dipendenti per accedere a Internet per scopi personali. Altre lo proibiscono espressamente.

Negli Stati Uniti, l'Electronic Communications Privacy Act del 1986 consente alle società di considerare di loro proprietà tutti messaggi di posta elettronica inviati o ricevuti tramite dispositivi aziendali. Sapete se è così anche nel vostro paese? Vale la pena di informarsi.

Le politiche della vostra azienda in materia di posta elettronica dovrebbero essere periodicamente riesaminate per garantirne la conformità con le normative correnti — che possono variare da una giurisdizione all'altra.

Il software dovrebbe contribuire a rendere le comunicazioni più sicure
I programmi software impiegati dovrebbero contribuire a proteggere la vostra azienda rendendo più sicure le comunicazioni interne ed esterne via Internet. La maggior parte dei programmi software sviluppati per le aziende includono firewall, filtri per la posta indesiderata e altre funzionalità che garantiscono vari livelli di sicurezza e privacy.

Microsoft Office Small Business Edition 2003 prevede due principali funzioni che garantiscono privacy e protezione richiedendo un input minimo da parte dell'utente. Crittografia e firma digitale contribuiscono in modo determinante ad impedire che si acceda senza autorizzazione alla corrispondenza elettronica e che si interferisca con essa:

• La funzione di crittografia codifica i dati trasmessi per impedire l'accesso agli stessi da parte di utenti privi di autorizzazione. Solo il destinatario designato sarà in grado di leggerli. Questa funzione può essere facilmente attivata e disattivata in Outlook.



• Outlook offre anche la funzione di firma digitale. La firma digitale autentica un messaggio stabilendo l'identità del mittente mediante l'applicazione di una sorta di contrassegno identificativo elettronico. Outlook indirizza gli utenti su un sito Web Microsoft in cui è possibile reperire informazioni su come ottenere una firma digitale.

Punto di forza di Small Business Edition è la combinazione di funzioni particolarmente utili in ambito aziendale, quali la crittografia e la firma digitale, con la semplicità d'uso di un programma — immediatamente riconducibile — all'ambiente Office. Il programma offre inoltre la possibilità di leggere e, previa autorizzazione, modificare messaggi di posta elettronica che sono stati protetti tramite il programma IRM (Information Rights Management) di Microsoft.

Una valida politica di gestione delle comunicazioni, un'organizzazione ottimale delle informazioni e l'uso di software facile da usare, flessibile e corredato di funzioni adeguate possono fare la differenza per quanto concerne la possibilità di gestire e proteggere efficacemente un'azienda.