Quando la cartella della posta in arrivo assume dimensioni esorbitanti o

non si riesce a trovare l'ultimo messaggio inviato da un cliente potenziale di rilievo con cui ci si deve incontrare tra pochi minuti, è senz'altro giunto il momento di organizzarsi.

	SUGGERIMENTO: Outlook 2003 con Business Contact Manager consente di eseguire report per filtrare e riassumere rapidamente informazioni relative a contatti e opportunità di affari. È possibile, ad esempio, eseguire report per elencare i contatti con cui non avete comunicato di recente o consultare le previsioni di vendita per il prossimo trimestre.

Oltre la metà delle informazioni aziendali più rilevanti vengono attualmente trasmesse tramite posta elettronica. Appena una decina di anni fa, molti riluttavano a considerare la posta elettronica una forma accettabile di comunicazione aziendale. Oggi non più. Con l'aumentare dei ritmi dell'economia moderna, si diffonde l'esigenza di comunicazioni più rapide. Il mutamento è irreversibile.

Una cartella della posta in arrivo disorganizzata può tuttavia infrangere le prospettive di efficienza di un'azienda costringendo a destinare tempo prezioso alla ricerca di messaggi divenuti introvabili, esattamente come avveniva con i tradizionali schedari quando non erano organizzati al meglio.

Organizzazione delle comunicazioni aziendali
Chi non desidererebbe disporre di uno strumento che gli consenta di tenere traccia di tutte le comunicazioni con i clienti, di organizzarle, di renderle facilmente utilizzabili e rapidamente reperibili?

Chi non vorrebbe essere in grado di aprire un messaggio di posta elettronica, leggerlo e rispondere senza interrompere le attività correnti per passare a una schermata differente?

Quale imprenditore non gradirebbe un pacchetto software che includesse tutte queste funzionalità (e persino oltre) e che fosse semplicissimo da apprendere per sé e per i propri dipendenti?

Microsoft Office Small Business Edition 2003 è il pacchetto che include una grande varietà di funzionalità per realizzare comunicazioni più efficienti. Tra queste sono comprese caratteristiche che semplificano e rendono più veloce l'organizzazione, l'ordinamento e l'accesso ai messaggi di posta elettronica.

Completamente rinnovata, la nuova versione di Outlook con Business Contact Manager include vari miglioramenti che consentono di utilizzare la posta elettronica più agevolmente e velocemente:

• Filtri per la posta indesiderata personalizzabili con cui definire liberamente il grado di aggressività della funzionalità di filtro. La disponibilità di aggiornamenti continui da parte di Microsoft garantisce costantemente l'operatività ottimale dei filtri.



• Business Contact Manager conserva tutti i dati relativi ai vostri clienti in un unico posto. Oltre a collegare automaticamente messaggi di posta elettronica, appuntamenti di Notes e attività da svolgere, — allega documenti Microsoft Office, fax e materiale digitalizzato — a contatti di affari, account e opportunità di vendita. Business Contact Manager offre anche la possibilità di visualizzare con un solo clic le cronologie delle attività dei clienti e gli elementi correlati.



• La funzionalità Cartelle ricerche permette di organizzare i messaggi di posta elettronica comodamente, impostandone il raggruppamento per mittente o per data. I messaggi non vengono spostati dalla posizione originaria, ma semplicemente raggruppati in termini logici per facilitarne il reperimento e l'accesso.



• Un riquadro di spostamento più funzionale, in cui sono disponibili i pulsanti Posta, Calendario, Contatti e Attività.



• Un riquadro di lettura più ampio consente una lettura più rapida della corrispondenza, con una visualizzazione più completa e una minore necessità di scorrimento.



• Outlook può inoltre raggruppare messaggi e risposte in base a temi di conversazione



• Contrassegni rapidi, una funzionalità di marcatura dei messaggi che si desidera tenere in evidenza



• I nuovi avvisi per il desktop informano immediatamente l'utente dell'arrivo di nuova posta. Un breve riepilogo visualizza nome del mittente, oggetto e una porzione di testo del messaggio appena arrivato

Un'ulteriore funzione consente di puntare semplicemente un messaggio per visualizzare un riepilogo contenente nome del mittente, data e ora di ricezione e dimensione del file. Conoscere la data e l'ora di ricezione può essere utile quando si ha fretta ed è necessario stabilire un ordine di priorità per i messaggi ricevuti.

Inoltre, non è necessario aprire l'interfaccia di Outlook. È sufficiente aprire i messaggi sul desktop.

Imprenditori, manager e dipendenti delle piccole aziende sanno che spendere meno tempo al computer e dedicarne di più ai clienti è la strada che conduce l'azienda al successo. La gestione della posta in arrivo in modo organizzato ed efficiente può aiutare a imboccarla.