Gestione di un'azienda in espansione

Necessità di dati finanziari affidabili. Se i vari uffici della stessa azienda sembrano utilizzare dati diversi, un programma di gestione aziendale è in grado di fornire un'unica versione dei dati, in quanto tutti i dipendenti utilizzano lo stesso sistema. Le funzioni di gestione di crediti, debiti, libri contabili e libri paga sono integrate in un unico prodotto, utilizzato a livello aziendale. I responsabili potranno sfruttare i vantaggi risultanti da una migliore comprensione delle prestazioni complessive dell'azienda.

Necessità di procedure standard. A mano a mano che l'organizzazione diventa sempre più complessa, è possibile che alcuni gruppi all'interno dell'azienda svolgano compiti simili, ma utilizzando metodi e sistemi informativi diversi. L'utilizzo di procedure standard e di un unico sistema informativo integrato può comportare una sensibile riduzione del tempo impiegato per tali operazioni, nonché un incremento della produttività.

Necessità di funzioni automatiche. Operazioni la cui esecuzione richiede 10 minuti al giorno possono diventare molto più complesse, a mano a mano che l'azienda cresce e si sviluppa. L'automazione delle attività ripetitive può ridurre drasticamente il tempo impiegato dai dipendenti per lo svolgimento di tali operazioni e contemporaneamente migliorare l'efficienza del processo. Microsoft Business Solutions Navision è un esempio di software avanzato in cui sono integrati strumenti in grado di semplificare la gestione finanziaria, le operazioni bancarie, le vendite, gli acquisti, le risorse umane e gli inventari. Il pacchetto è disponibile in un'edizione standard appositamente personalizzata per le piccole imprese.

Ricerca di un componente di gestione aziendale affidabile. Si tratta del primo requisito richiesto dalla maggior parte delle imprese. Da uno studio svolto su 600 PMI da Yankee Group, oltre un terzo delle imprese ha affermato che la gestione efficiente del flusso di cassa, al fine di garantire la vitalità a lungo termine dell'impresa, è una delle principali sfide da affrontare. Oltre il 70% di queste imprese utilizza già applicazioni di contabilità finanziaria e gestione dei libri paga.

Valutazione della scalabilità della soluzione. È opportuno verificare se la soluzione che si intende acquistare sia dotata di un sistema semplice per l'aggiunta di utenti in base ai ritmi di crescita dell'impresa, se la licenza d'uso del software si basa sul numero di utenti effettivi, nonché valutare i costi delle licenze da acquistare. È inoltre necessario valutare i limiti della capacità di crescita del software in seguito all'aggiunta di nuovi utenti o transazioni, nonché prevedere l'impatto dell'aumento del volume di transazioni sulle prestazioni.

Valutazione della flessibilità della soluzione. È importante capire se la soluzione si basa su processi che probabilmente in futuro non serviranno più all'impresa. A tale scopo, è opportuno prevedere i possibili cambiamenti dei processi nel corso del tempo e individuare una soluzione in grado di offrire un'ampia gamma di scelte per la presentazione dei dati, la gestione dei flussi di lavoro, le dimensioni dei campi di dati e così via.

Valutazione della capacità di integrazione dei moduli con altri software. I dati prodotti dall'impresa devono essere facilmente accessibili anche dagli altri moduli di gestione aziendale utilizzati. Deve infatti essere possibile passare senza problemi tra le applicazioni che gestiscono le risorse umane, la contabilità o le operazioni, senza dover immettere nuovamente i dati, cosa che comporta perdita di tempo e possibili errori. La migliore soluzione sarebbe poter utilizzare questi moduli con software desktop tradizionali, quali Microsoft Word ed Excel.

Valutazione dei costi di migrazione e personalizzazione. Se i sistemi esistenti gestiscono dati aziendali, il fornitore della soluzione dovrebbe calcolare il costo della migrazione dei dati nel nuovo programma di gestione aziendale, nonché verificare se il sistema esistente necessiti di personalizzazioni per poter funzionare correttamente con il nuovo.

Valutazione degli strumenti di reportistica. La soluzione dovrebbe offrire strumenti di reportistica di facile utilizzo e configurazione, in modo da sfruttare appieno di tutte le potenzialità della gestione dei dati strategici.

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